Особенности формирования исполненных документов в дела для текущего хранения

Содержание

Введение…………………………………………………………………………….	3
§1. Особенности формирования исполненных документов в дела для текущего хранения…………………………………………………………………………….	5
§2.Пакет документов для текущего хранения документов……………………..	15
Заключение……………………………………………………………………	20
Список литературы…………………………………………………………..	21

Введение

Документационное обеспечение управления организацией включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению её состояния, состоит из процессов: документирование, документооборот, регистрация документов, контроль исполнения, а также текущее и архивное хранение документов.

В управленческой деятельности образуются организационно-распорядительные документы, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организации, их подразделений и должностных лиц.

Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное исполнение документов. Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, а также получение информации об уровне исполнительской дисциплины структурных подразделений и сотрудников.

В ходе работы над исследованием были изучены и проанализированы статьи Е.В. Комаровой «Организация работы с документами», Л.Р. Фионовой, Ю.М. Барановой «Организация работы секретаря – помощника руководителя», Янковой «Документооборот организации», Е.Ю. Жаровой «О документообороте в организации».

Тема исследования: Особенности формирования исполненных документов в дела для текущего хранения

Цель исследования: изучить особенности формирования исполненных документов в дела для текущего хранения

Объект исследования: документационное обеспечение деятельности организации.

Предмет исследования: особенности формирования исполненных документов в дела для текущего хранения

Задачи исследования:

1) Изучить и проанализировать литературу, нормативные и методические документы по теме исследования.

2) Рассмотреть особенности формирования исполненных документов в дела для текущего хранения.

3) Оформить особенности формирования исполненных документов в дела для текущего хранения

Методы исследования:

1) эмпирические (документное исследование, проектирование документов)

2) теоретические (анализ, синтез, индукция, дедукция)

 

Особенности формирования исполненных документов в дела для текущего хранения

Текущее хранение документов – это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения[9].

При этом текущее хранение можно подразделить на два подвида:

- хранение документов в процессе их исполнения;

- хранение исполненных документов.

Текущее хранение документов в организации осуществляется в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме[7, с.202].

Основные функции номенклатуры дел: номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам; номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел; номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности; номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения; номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Формирование дела – это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома)[7, c.205].

Важной функцией делопроизводственной службы организации является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации – это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения.

Работа по формированию дел в организации состоит из следующих операций:

- распределение и раскладка исполненных документов в дела;

- расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел.

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТа Р 7.0.97-2016. В дело не помещают документы, несоответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, черновики, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

Документы внутри дела следует располагать в хронологической и логической последовательности. Такая систематизация, как правило, в основе своей совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления или исполнения). Переписка, например, систематизируется в такой последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Если документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу. Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, а внутри вида — в хронологическом порядке[20, с.192].

Сформированные и законченные дела хранятся в приемной руководителя организации до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках.

 Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В этом случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером[20, с.194].

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов.

Экспертиза ценности в организации проводится в делопроизводстве. Первым этапом экспертизы является оценка и отбор документов на стадии, когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов в архив.

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения.

Передаче документов в архив обязательно предшествует комплекс подготовительных мероприятий, который называют научно-технической обработкой документов. Научно-техническая обработка документов начинается с организации и проведения работ по экспертизе ценности. Для этих целей в организации создается экспертная комиссия, в задачи которой входит определение сроков хранения документов, а также отбор и подготовка документов к архивному хранению.

По результатам экспертизы ценности дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу отправляются на научно-техническую обработку. На этой стадии осуществляется формирование дел, нумерация листов, составление листа-заверителя на каждое дело, проводятся переплетные работы, оформление обложек, а также составляются внутренние описи дела (на установленные виды документов), описи дел и предисловия к каждой описи. В том случае если организация ликвидируется, на весь архивный фонд необходимо составить еще и историческую справку[5, с.276].

После проведения научно-технической обработки документов происходит непосредственная передача документов на архивное хранение на основании ранее составленных описей. Прием документов должен быть зафиксирован актом приема-передачи документов. Данный акт составляется в двух экземплярах: один остается в организации, другой – в архиве.

До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в организации. Организация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в ее деятельности[5, c.293].

Таким образом, формирование дел предусматривает группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела, оформление дела направлено на обеспечение сохранности документов в архиве организации и должно соответствовать требованиям нормативно-правовых и методических документов.