Основные и вспомогательные учетные документы

Лекция по «Архивному делу в суде»

Тема: Виды внутренних учетных документов в архиве суда (1 часть)

Дата: 13.05.2020 г.

Группы 18/д-206-210

Основные и вспомогательные учетные документы

Источники: Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»; Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

Внутренние учетные документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся. К внутренним учетным документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела.

В архиве составляются документы централизованного государственного учета: - паспорт архива;

- карточка фонда;

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.00 следующего за отчетным года.

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях установили также состав учетных документов, обязательных для ведения в каждом государственном архиве: книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные надписи в делах, паспорт архива, дело фонда. Для архивных управлений республик, краев и областей обязательным справочником по учету являются фондовые каталоги, в которых учитываются все фонды, хранящиеся в госархивах республики, края, области. Функция учета всех фондов, входящих в состав Архивного фонда РФ, возложена на Федеральное архивное агентство, которое осуществляет ведение Центрального фондового каталога (ЦФК).

Правила определили также группу вспомогательных форм учета, которые могут вестись в госархивах в зависимости от характера хранимых материалов: реестры описей, книги учета фондов, передаваемых в другие архивы, книги учета изменений в составе и объеме фондов и другие.

Первичными документами учета являются учетные документы архива − комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды. Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет проводится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров.

К учетным документам архива относятся: книга учета поступлений; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования; список фондов; список фондов с особо ценными документами; лист фонда; архивная опись; опись особо ценных документов; опись страхового фонда; реестр описей; реестр описей особо ценных документов; паспорт архива; паспорт архивохранилища; сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января; карточка фонда; дело фонда; внутриделовые описи и листы-заверители дел; инвентарная книга учета дел с материальными ценностями.

Выделяется несколько процессов, при выполнении которых ведутся соответствующие учетные формы:

- учет поступления дел - книга учета поступления и выбытия дел, документов, лист фонда;

- учет количества и состава дел - описи (годовые разделы описей) дел, документов;

- учет количества и состава описей дел - реестр описей;

- учет количества и состава фондов - список фондов;

- учет изменений в количестве и составе документов фонда - лист фонда;

- учет выбытия дел - книга учета поступления и выбытия дел, документов, лист фонда;

- ведение дела фонда;

- учет использования документов.

Учет поступления дел в архиве организации ведется:

- по книге учета поступления и выбытия дел, документов;

- по листу фонда.

Основанием для внесения первичных данных о поступлении дел в книгу учета поступления и выбытия дел, документов являются (п. 3.15. Правил):

- описи дел, документов структурных подразделений;

- номенклатура дел организации - при отсутствии описей дел;

- акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных);

- акт приема-передачи архивных документов на хранение.

Основанием для внесения данных в лист фонда при первом поступлении дел фонда в архив организации являются:

- годовой раздел описи дел;

- акт приема-передачи архивных документов на хранение.

Основными учетными документами ведомственных архивов являются: книга учета поступления и выбытия документов; список фондов; лист фонда; опись дел; реестр описей; паспорт архива; опись особо ценных дел; книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования; опись страхового фонда; дело фонда; паспорт архивохранилища, если архив состоит из ряда хранилищ. При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов. Последующие его пополнения фиксируются под тем же номером. В конце года в книге выполняется итоговая запись за год, фиксирующая все изменения фондов в течение года.

Основными учетными документами в архиве организации являются:

книга учета поступления и выбытия документов (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);

список фондов (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);

- лист фонда (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);

опись дел (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);

реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;

опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);

книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));

опись страхового фонда (для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов));

дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;

лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле.

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы:

паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря.... г.

паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря.... г.

Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел.

В архивах судов ведутся основные и вспомогательные учетные документы (Пункт 10 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157). Основные учетные документы ведутся в архиве суда в обязательном порядке. Состав и форма вспомогательных учётных документов определяются в архивах судов согласно имеющимся потребностям в организации делопроизводства, а в последние годы — на основе использования возможностей автоматического программирования в архивном деле. Как основные, так и вспомогательные учетные документы имеют свой внутренний документальный состав.

Основные учётные документы в судах:

дело фонда

паспорт архива

сводная номенклатура дел (нарядов) суда

описи дел (нарядов) постоянного срока хранения

книга учёта поступления и выбытия документов

книга учёта выдачи документов во временное служебное пользование

акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-практической ценности и утративших своё значение

акты приёма-передачи документов на хранение в государственный архив

акты проверки наличия и состояния дел (нарядов).

К основным учетным документам относятся документы по учету уникальных и особо ценных документов и отснятых с них страховых копий:

- лист учета и описания уникального документа;

- список фондов, содержащих особо ценные документы;

- опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);

- реестр описей особо ценных дел, документов (номерников);

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

- опись страхового фонда документов;

- дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов - дело организации - сдатчика документов;

- лист-заверитель - для учета количества листов в деле.

Вспомогательные учетные документы в судах:

книги учета дел (нарядов) постоянного хранения

книги учёта дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения

иные разрабатываемые учётные системы, в том числе автоматизированные.

Вспомогательные учетные документы: карточки и книги движения фондов, описей, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов, паспорта фондов и др., внутренние описи дел, фотоальбомов. Архив может вести и другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива. Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом. Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе. Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу. Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.

Учет документов за досоветский период и период после 1917 года, ведется раздельно, за исключением специализированных архивов, хранящих документы личного происхождения и аудиовизуальные документы. Книги учета поступлений документов, списки и листы фондов ведутся по каждому периоду с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Номера фондов за период после 1917 года в архивах, хранящих документы обоих периодов, должны иметь индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера чертой (Р-1, Р-2 и т.д.).

Номера фондов бывших партийных архивов, включенных в структуру государственных архивов, должны иметь индекс "П" (П-1, П-2 и т.д.).

Перенумерация фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения вышестоящего органа управления архивным делом.

Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов (см. пп. 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3), утвержденных в установленном порядке.

После внесения изменений в учетные документы и проставления в графе актов "Изменения в учетные документы внесены" соответствующей отметки акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации документов - в дело организации - сдатчика документов.

Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке; при нефондовой организации документов - в пределах дела организации-сдатчика документов.

Датой поступления документов является дата фактической передачи дел в архив организации.

Указывается наименование структурного подразделения, из которого переданы документы в архив организации. Если документы передаются из другой организации (в случае ее ликвидации или реорганизации), указывается полное наименование этой организации.

Название и реквизиты документа (номер, дата), по которому в архив организации поступили документы, указываются полностью.

При первичном поступлении дел в архив номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов после присвоения ему номера по списку фондов (п. 3.8. Правил).

При повторном поступлении в архив дел фонда, номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов по ранее присвоенному ему номеру в списке фондов.

Проставляют крайние даты дел, включенных в опись структурного подразделения или в опись, передаваемую организацией вместе с архивными документами по акту приема-передачи. При поступлении неописанных документов, крайние даты которых не определены, эта графа не заполняется.

Указывается вид носителя (БН - бумажный носитель, ЭД - электронный носитель).

В зависимости от сроков хранения документов при передаче документов в архив заполняется одна из граф, где отдельно фиксируется количество поступивших описанных дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу.

При поступлении неописанных документов, их количество фиксируется.

Особенности учета электронных документов. Сведения о каждой единице ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД.

ЭД учитываются в составе архивного фонда организации по описям, единицам учета хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).

Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируются в акте о миграции и перезаписи ЭД, в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива. За единицу учета ЭД принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект, а также сопроводительная документация. За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

Поступление ЭД на архивное хранение учитывается в общей книге поступления и выбытия документов. Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД и журнал учета миграций и перезаписей ЭД.