Лист фонда заполняется с соблюдением следующих основных требований

В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата в соответствии с записью в книге учета поступлений документов; для объединенного архивного фонда и архивной коллекции - дата поступления или дата создания их в архиве.

В графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты существования организации-фондообразователя под каждым названием независимо от наличия в фонде документов за этот период. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется. Для объединенного архивного фонда указываются даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций-фондообразователей, документы которых включены в состав объединенного архивного фонда. Для фонда личного происхождения в этой графе указываются даты жизни фондообразователя, для коллекции документов - даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в коллекцию.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все переименования организации-фондообразователя, последнее из которых является названием фонда. Каждое переименование фондообразователя, включая изменение его подчиненности и местонахождения, пишется с новой строки. При этом, если между датами создания и ликвидации фондообразователя имеется период, за который документы не сохранились, переименование фондообразователя указывается и за этот период. Все последующие изменения в названии организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

Для объединенных архивных фондов в указанной графе дается обобщенное название фонда. Названия всех организаций-фондообразователей, из документов которых создан объединенный архивный фонд, также как и их переименования, могут указываться в графе "Название фонда" или в графе "Название описи".

Неописанные документы учитываются в разделе "Учет неописанных документов" в условных единицах хранения, документах или листах. После составления на неописанные документы описи, утверждения ее в установленном порядке, документы на основании акта описания документов, переработки описей (приложение N 46) снимаются с учета как неописанные и ставятся на учет как описанные, что отражается в соответствующих разделах листа фонда.

Поступление документов по каждой новой описи (ее продолжению) фиксируется отдельной записью. В графе "Название описи" указывается название описи (ее продолжения) или приводится краткая характеристика состава включенных в опись документов. В графе "Наличие (остаток) ед. хр." указывается их количество как по описи, по которой произведена запись, так и по фонду в целом. Количество секретных единиц хранения по фонду в целом указывается через дробь, например, 100/5с.

При заполнении листов учета аудиовизуальных документов (приложение N 29, 29а) в графе 2 описи присваивается номер. Если принятые документы присоединяются к уже имеющейся и учтенной по листу учета описи, то в этой графе делается отметка: "К описи N...".

В графах 8, 9 (для фонодокументов - 9-11) проставляется количество единиц учета, единиц хранения по каждой описи отдельно. В графах 10-14 (для фонодокументов - 12-18) указывается количество единиц учета, единиц хранения по описи, по которой произведена запись, а также по виду документов в целом.

В графе "Местонахождение фонда" указывается название организации, в архиве которой он хранится.

В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата первого поступления фонда в данный архив; для объединенного архивного фонда и архивной коллекции - дата первого поступления или дата его (ее) создания в архиве.

Для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности организации, указываются начальная и конечная даты наименования объекта или руководящего органа, на базе которого создан фонд.

Для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных организаций или организаций, последовательно сменяющих друг друга, указываются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.

Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

В графе "Выбытие" указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.

В графе "Наличие (остаток)" - количество описанных документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.

Количество дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в разделе 2 "Учет описанных документов" в графах 11 - 14; а в графах 6 - 9 указывается количество выбывших дел, значившихся в сдаточных описях.

Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка "см. продолжение N...", на последующем - "продолжение N...".

Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.

Лист фонда - составляется на каждый фонд. В нем учитываются все документы фонда, включая неописанные и секретные.

Если в листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист "продолжение", вверху которого указывается: "продолжение, ф. N..., лист 2". На первом листе делается ссылка: "см. продолжение л. 2 (3, 4 и т.д.)". Листы "продолжения" помещаются вслед за основным листом.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем фонда, после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории организации - фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папке с клапанами. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папке.

К листам фондов ведутся карточные указатели для оперативного поиска в архиве документов той или иной организации. Карточки указателя составляются на каждое переименование организации-фондообразователя (фонда), отраженное в графе "Название фонда" листа фонда, с указанием номера фонда и крайних дат существования организации-фондообразователя под данным названием, сведений о наличии документов за этот период. Карточки систематизируются в соответствии с избранной классификационной схемой.

Листы учета аудиовизуальных документов - составляется при нефондовой организации документов раздельно на различные виды кинофотофонодокументов и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.

Лист фонда в архиве суда — учетный документ, который содержит в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду. Историческая справка фонда — документ, содержащий сведения по истории суда как фондообразователя и его архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.

Из содержания исторических справок к фондам можно узнать, например, о дате создания суда, его внутренней структуре, в том числе о наименованиях судебных коллегий, составов, отделов, изменениях и внутренних реорганизациях, некоторые сведения о руководстве суда и судьях, работниках аппарата суда. Исторические справки необходимы для определения имевшей место в прошлом действительности, фактов и событий, которые способствовали комплектованию архивной коллекции суда. Историческая справка состоит из трёх разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.

Историческая справка архивного фонда составляется при открытии этого фонда и содержит историю фондообразователя, историю фонда, характеристику документов фонда.

Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;

задачи и функции организации и их изменения;

масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

изменения в названии и подчиненности организации;

структура организации и ее изменения;

крайние даты деятельности фондообразователя.

Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.

В отношении архивной коллекции - указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).

Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения:

дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);

степень сохранности документов;

особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;

сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);

состав научно-справочного аппарата к фонду.

Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования документов.

Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

Под описанием документов и дел понимается процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной информации, содержащейся в документах, раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов. Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа. Характеристика документов фонда включает: состав документов фонда, их виды и крайние даты; особенности документирования, присущие фондообразователю; порядок использования документов; характеристику научно-справочного аппарата.

Информационными характеристиками при описании являются: название учреждения с указанием вышестоящего ведомства; название структурной части; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; аннотация; крайние даты документов; количество листов в единице хранения; архивный шифр.

К элементам описания относятся:

•идентификация фонда (название, заголовок единицы хранения, объем, поисковые данные, крайние даты, вид носителя информации;

• история фондообразователя и история фонда;

• сведения о составе и содержании документов фонда;

•условия доступа и использования (авторские права, репродуцирование, язык документа, физические характеристики, научно-справочный аппарат, подлинность документа, внешние особенности);

•дополнительная информация (местонахождение оригиналов и ко­пий, библиография).

Описание на уровне фонда включает: название фонда; справочные данные; поисковые данные, характеристику фонда; информацию по истории фондообразователя и фонда; аннотацию; библиографию; условия доступа и использования.

Описание на уровне единицы хранения включает: название фонда; название структурной части фондообразователя; справочные данные; вид носителя информации; условия доступа и использования; заголовок (при необходимости – с аннотацией).

Описание на уровне документа включает:

• заголовок (вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, местность, дата);

• справочные данные (поисковые данные, вид носителя информации);

• условия доступа и использования.

Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.

История фонда включает: дату первого поступления фонда в архив, его объем, крайние даты; изменения в составе и объеме фонда и их причины; степень сохранности документов; особенности формирования, описания, систематизации документов; сведения о наличии документов фондообразователя в других фондах и архивах; сведения о наличии в документах фонда документов других фондообразователей; состав научно-справочного аппарата.