Особенности учета документов в архиве суда

Отражает содержательную сторону такой источник, как Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов.

Дело фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д. В него включаются акты, связанные с движением фонда. Используемые в нем документы служат для внесения изменений во все учетные документы архива. Дело фонда оформляется согласно правилам оформления архивных дел. Каждому делу присваивается номер, соответствующий номеру фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, в том числе акты о рассекречивании документов, копия характеристики фонда, составленной для путеводителя (справочника), рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей фонда, схемы систематизации его документов и др.

Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе архивных единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.

Дела фондов органов КПСС, ВЛКСМ, в которые включены документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении документов по истории данного фонда в деле другого фонда.

Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда. Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа - заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

Состав документов дела организации - сдатчика документов при нефондовой организации документов аналогичен составу документов дела фонда.

Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда в архиве суда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве суда. На каждый фонд ведется дело. В дело фонда включаются: документы по истории фондообразования, внутренняя опись, историческая справка, акты проверки дел, нарядов, акты передачи дел, нарядов на государственное, муниципальное хранение в соответствующее архивное учреждение, сопроводительные письма о направлении описей на экспертно - проверочную комиссию архивного учреждения, выписка из решения экспертно - проверочной комиссии архивного учреждения с сопроводительными письмами, акты о выделении к уничтожению дел, нарядов, не имеющих научно - исторической и практической ценности, акты приема дел, нарядов от структурных подразделений, акты о технических ошибках в учетных документах в случае изменения количества дел в описи (арифметическая ошибка, литерные и пропущенные номера), акты об обнаружении дел, нарядов и акты о необнаружении дел, нарядов. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах. Ведется раздельно учет поступлений дел, нарядов постоянного и долговременного хранения. Дела, наряды учитываются по описям.

Дело фонда в архиве суда — наиболее важный и целостный источник информации об архиве суда, который содержит информацию о приёме-передаче дел на хранение, об уничтожении дел, сведения о составе и объёме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, исторические справки к фонду, схема систематизации фонда и т. д.

Полное и точное формирование документов в дело фонда способствует объективному пониманию состава и движения документов в архиве суда, не допущению утраты сведений о состоявшихся изменениях. Особенность учёта документов в архивах судов — его взаимосвязь и преемственность с учётом документов в государственном архиве. Если материалы фонда суда уже имелись в государственном (муниципальном) архиве, то нумерация фондов, а также порядок нумерации описей согласовывается с данными архивами, с учётом продолжения их валовой нумерации. Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов. Например, в 1987 г. в списке состав фондов Архангельского областного суда, кроме фонда самого Архангельского областного суда, числились следующие фонды: «Управление Министерства юстиции РСФСР Архоблисполкома», «Лагерный суд ИТЛ и КУМВД», «Специальный Лагерный суд ИТЛ МВД СССР», «Печорский линейный транспортный суд», «Военный трибунал Шексписнкого и Сухонского речных портов», «Линейный суд Печорского бассейна Управления транспортных судов Министерства юстиции СССР», «Постоянная сессия № 1 Ерцево», «Постоянная сессия № 2 Пуксоозеро», «Юридическая школа». Данный список фондов Архангельского областного суда с течением последующих лет был изменен в связи с передачей части из них в Государственный архив Архангельской области.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке увеличения присвоенных им номеров. В него записываются фонды при их первом поступлении в архив. В соответствии с данным списком, фонды получают порядковые номера. При передаче фонда из архива в архив его номер больше не используется. Перенумерация фондов возможна лишь с разрешения Росархива. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.

Архивный фонд, архивная коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.

Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".

В случае передачи фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 - 5 списка фонда ("отметка о выбытии") указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

Название фонда вносится в список с титульного листа описи.

В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации - последнее название. Объединенный архивный фонд вносится под обобщенным названием объединенного архивного фонда.

К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку; листы пронумерованы; составлен лист-заверитель.

Номер, присвоенный фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра документов данного фонда.

Примечание: В специализированном архиве документов по личному составу к номеру фонда, присвоенному комплексу документов фондообразователя по личному составу, через дробь добавляется номер фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя, хранящаяся в общем архиве.

Название фонда вносится в список фонда в установленном порядке (см. п. 5.5.1.2).

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве фондов, находящихся на хранении.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения вышестоящего органа управления архивным делом. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех фондов, номера которых занимать запрещается.

Список фондов в архиве суда — учетный документ, который содержит перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров. Это документ, составление которого является необходимой мерой при наличии в архиве организации двух и более фондов, в которых хранятся нужные документы. Главная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер, который присваивается один раз, его нельзя изменить, а также использовать высвободившийся в процессе обработки архивных документов номер для другого архивного фонда (См.: Приложение № 12 к Приказу Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органа государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»). Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменениях в справочном аппарате фонда включаются в дело фонда только после отметки на этих документах о произведённых записях в списке фондов, листе фондов, в описях, реестре описей. Все листы фонда должны быть прошиты и пронумерованы. На документы дела фонда ведётся внутренняя опись (Согласно ст. 457 Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием срока хранения, утв. приказом Судебного департамента от 09 июня 2011 № 112, наряды, имеющие наименование «Дела фонда», имеют постоянный срок хранения и включают паспорт архива, акты о выделении к уничтожению документов, о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях, проверки наличия и состояния документов, о сдаче документов в государственные и муниципальные архивы, историческая справка фондов. Как наряд постоянного срока хранения он требует ведения внутренней описи документов. Дела фондов передаются в государственные, муниципальные архивы после ликвидации суда). Список фондов ведется в архиве суда, хранящем документы более одного года. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив суда. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается четный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. На каждый архивный фонд составляется лист фонда.

Лист фонда включает сведения о названии (переименованиях) фонда, местонахождении фонда, количестве неописанных и описанных поступивших и выбывших материалах (единицах хранения) и суммарном количестве ед. хр. по каждой описи и фонду в целом. Секретные документы также учитываются в листе фонда.

Лист фонда содержит: название; номер архивного фонда, его категорию, место хранения; сведения о количестве, хронологии, составе документов; научно-справочный аппарат на основании записей о движении документов. В нем указываются описи фонда, их состояние и содержание. По листу фонда присваивается номер описи. При выбытии материалов из архива, номер описи не меняется и не присваивается другой описи. При продолжении листа фонда на нем указывают номер продолжающего листа. По листу фонда можно восстановить всю историю фондообразователя и самого фонда. Лист фонда пересоставляется только при его неисправимом повреждении. Старый лист помещают в дело фонда с пометкой о его пересоставлении. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации.

Учет выбытия неописанных дел и документов осуществляется, как правило, по результатам проведения работ по их описанию и ведется по листу фонда в установленном порядке.

Количество документов архива изменяется (увеличивается и/или уменьшается) в результате:

- выверки учетных документов, по итогам которой могут быть выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся документов;

- проверки наличия и состояния документов, в ходе которой могут быть обнаружены неучтенные единицы хранения, единицы хранения за литерными номерами, пропущенные учетные номера и т.д.;

- реставрации документов, после которой одно дело было разделено на несколько томов и др.;

- описания документов, переработки описей, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения, а также уточнение их фондообразователя и т.д.

Основанием для внесения изменений в учетные документы по результатам указанных работ являются:

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;

- акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

- акт описания документов, переработки описей.

Учет особо ценных документов ведется по:

- списку фондов, содержащих особо ценные документы;

- описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел, документов (номерникам).