I. Оформление дел долговременного хранения

Оформление дел долговременного хранения (свыше 10 лет и постоянного хранения) включает в себя комплекс работ по: - описанию на обложке - наименование учреждения, номер дела, заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел, год, количество листов, срок хранения; - составлению описи дела, в которой перечисляют наименование документов, их даты, указывают количество листов в каждом документе. Опись подписывают члены экспертной комиссии и утверждает руководитель предприятия - брошюровке - подшивание документов в твердую обложку; - нумерации листов; - составлении заверительной надписи

Для дел кратковременного хранения (до 10 лет) процедура оформления дел упрощается: документы оставляют в делах в скоросшивателях, листы не нумеруются, описи на дела не составляются.

Хранение документов и обеспечение использования.

Правила оформления копий деловых документов.

Цель: Знакомство с правилами хранения деловых документов и правилами оформления копий документов.

С момента заведения и до передачи в федеральный архив дела хранятся на предприятии. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для облегчения поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, а выписка из номенклатуры дел с наименованиями и индексами всех дел, хранящихся в шкафу, помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Выемка документов из дел не допускается. В исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя возможна выемка документа из дела (например, по требованию судебно-следственных органов изъять документ из дела). В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование, и этот акт вкладывают на место изъятого документа и еще в деле оставляют точную заверенную копию и акт о причинах изъятия подлинника. Акт должен быть скреплен гербовыми печатями

предприятия, выдавшего документ во временное пользование. Акт хранится в деле до возвращения подлинника документа. В архив предприятия дела постоянного и временного хранения передаются через год после их окончания. Например, дело, законченное в 1998 году должно поступить в архив предприятия не позднее 2000 года. Архив принимает дела по описям, вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения справочного аппарата архива. Если отдельные дела необходимы в структурных подразделениях для текущей работы, то из архива они могут выдаваться во временное пользование. На месте дела оставляется карточка-заместитель, в которой указывается: в какое подразделение выдано дело, его номер, количество листов в деле, дата выдачи, расписка в получении. Дело должно быть возвращено в архив в тот же день. В архивах предприятий и учреждений документы хранятся не более 15 лет (в зависимости от подчиненности предприятия), кроме материалов по личному составу, которые хранятся 40 лет. После истечения указанных сроков дела передаются из архивов предприятий в федеральные архивы.