2020-06-08
105
КОНСПЕКТ
 |
Курс: «Кадровое делопроизводство»
Тема:«Трудовая книжка: урок второй – общий порядок заполнения трудовой книжки. Книга учета движения трудовых книжек»
Москва
План.
1.Общий порядок ведения трудовой книжки на бумажном носителе.
2. Общий порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
3. Общий перечень сведений, вносимые в трудовую книжку на бумажном носителе и в сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
4. Порядок заполнения титульного листка трудовой книжки.
5. Порядок внесения записей о приеме на работу, о переводе на другую работу.
6. Порядок внесения исправлений в трудовую книжку.
7. Порядок заполнения Книги учета движения трудовых книжек
Нормативно-правовая база:
Ø Трудовой кодекс РФ – статьи 65, 66
Ø Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225
Ø Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69.
Общий порядок ведения трудовой книжки на бумажном носителе.
Ø Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).
Ø Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета
Ø Записи в трудовых книжках вносятся без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.
Ø При заполнении трудовой книжки лицо, ответственное за ведение трудовых книжек обязано применять следующие документы:
-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
При заполнении трудовой книжки на иностранного гражданина необходимо использовать паспорт иностранного гражданина с переводом на русский язык, заверенный нотариально – это основной документ, который удостоверяет личность иностранного гражданина;
-документы об образовании;
-приказы о приеме на работу; о переводе на постоянную другую работу; об увольнении работника;
-военный билет;
-документ, подтверждающий прохождения обучения в виде профессиональной подготовки, повышения квалификации;
-свидетельство о заключении/расторжении брака, свидетельство о перемене имени
-документы о переименовании должности, структурного подразделения; о переименовании организации;
-документы о награждении работника.
Данный перечень документов не является исчерпывающим.
Общий перечень сведений, вносимые в трудовую книжку на бумажном носителе и в сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
-сведения о работнике (на титульном листке трудовой книжки, в том числе, во вкладыше в трудовой книжке).
-сведения о приеме на работу
-сведения о переводе на другую постоянную работу, в другое структурное подразделение
-сведения о переименовании должности, структурного подразделения, о переименовании организации
-сведения об увольнении: дата увольнения, информация по какой статье уволен работник со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ. Если работник осуществляет трудовую деятельность в муниципальной гражданской или в государственной гражданской службе – ссылка на статью соответствующего Федерального закона на основании которого расторгнут трудовой договор с муниципальным или государственным гражданским служащим.
-сведения о награждениях
-сведения об изменении ФИО, образовании
сведения о прохождении военной службы – на основании военного билета
-сведения о повышении квалификации или прохождении профессиональной переподготовки – на основании документа об образовании. Вносится в сведениях о трудовой деятельности (там где вносится сведения о приеме, о переводе, об увольнении). Запись вносится по желанию работника.
-сведения о работе на условиях по совместительству (вносится по желанию работника и по основному месту работы на основании, представленных справок или копий заверенных приказов о приеме и увольнении).
-сведения о том, что работа по совместительству становится основным местом работы (если данный момент оформляется не через увольнение).
Данный перечень не является исчерпывающим.
Перечень сведений, которые не вносятся в трудовую книжку:
-информацию о премии, если она является составной частью заработной платы или выплачивается ежемесячно, ежеквартально, годовая премия.
-дисциплинарные взыскания (замечание, выговор). Вносится запись об увольнении по соответствующей статье ТК РФ (ст. 81 и другие статьи).
-информация об установлении совмещении по должности; о временном исполнении обязанностей;
-о срочности условия трудового договора – п. 3.1 не содержит такую информацию, а также по данному поводу нужно ли указывать в трудовой книжке, что с работником заключен срочный трудовой договор.
Перечень сведений, вносимые в сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
Информация, которая вносится в сведения о трудовой деятельности в электронном виде указано в постановлении Правления Пенсионного фонда РФ № 730п от 25.12.2019 г.
Коротко о главном:
-информация о страхователе – то есть о работодателе
-информация о работнике – ФИО, дата рождения, СНИЛС
-кадровые мероприятия: прием (в том числе по совместительству и те кто работают дистанционно), перевод на постоянную другую работу, увольнение.
Кадровые мероприятия вносятся по тем сотрудникам, по которым были мероприятия, указанные выше, начиная с 01 января 2020 г. и последнее кадровое указанное мероприятие, предшествующее по состоянию на 01 января 2020 года, а также делается отметка, если работник выбирает ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Например, работник принят в апреле 2020 года, подаем только прием; принят в 2018 и уволен в апреле 2020 г. подаем прием и увольнение работника; принят 2018 - в декабре 2019 был переведен на другую должность – в апреле 2020 уволен, следовательно, подаем кадровое мероприятие – перевод и увольнение. Если был принят в 2019 и никаких мероприятий кадровых в 2020 году не было и не перешел работник на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, информация вообще никакой не подается.
Если по работнику не было кадровых мероприятий в 2020 г., но он написал на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, то данная информация обязательна подается в ПФР.
Также подается информация о работе по совместительству (не смотря на то, что если в трудовой книжке нет записи о работе по совместительству), а также подается информация о приеме работу, если с работником заключен трудовой договор о дистанционной работе (даже, если нет записи о работе в трудовой книжке).
Подается информация о переименовании работодателя.
Далее следим за изменениями в действующем законодательстве.
Порядок заполнения титульного листка трудовой книжки.
Порядок заполнения сведений о работнике на титульном листке трудовой книжки на бумажном носителе регулируется разделом 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Коротко о главном:
при заполнении титульного листка трудовой книжки понадобятся такие документы, как: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; документ об образовании.
При заполнении ФИО обратите внимание на такие буквы «е» и «ё» это разные буквы.
При заполнении даты рождения – дату рождения указываем цифрами, например, 10.04.1979, но ни как 10 апреля 1979 г. Данное правило установлено, п.1.1 раздела Инструкции по заполнению трудовой книжки.
Строка «Образование».
Внимание!!! Согласно пункту 2.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек:
-запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
-запись о неоконченном высшем образовании - нет понятия «неоконоченное высшее образование», поэтому в трудовую книжку такую информацию нельзя вносить.
В случае предоставления работником диплома о высшем образовании с присуждением степени БАКАЛАВР, СПЕЦИАЛИСТ, МАГИСТР ни в коем образе Вы не имеете права указывать при заполнении титульного листка трудовой книжки – как неоконченное высшее образование.
Таким образом, Вы как кадровые работники, в трудовой книжке в строке «Образование» указываете при наличии диплома с присуждением степени «БАКАЛАВР», «СПЕЦИАЛИСТ» и «МАГИСТР» - высшее образование – основание диплом о высшем профессиональном образовании у сотрудника.
Обоснование, что гражданин, получивший высшее образование с присуждением степени «БАКАЛАВР», относится к высшему профессиональному указано в статье 69 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями).
Если в трудовой книжке при приеме на работу Вы обнаружили внесенную запись в строке «Образования» - как неоконченное высшее, работник при приеме на работу предоставил диплом о высшем профессиональном образовании, Вам необходимо запросить диплом и на основании диплома о высшем образовании внести изменения в трудовую книжку.
Ситуация - Работник не предоставил никаких документов об образовании.
1. Работник учится, например, на 3-м курсе учебного заведения.
2. Работник сообщает, что у него нет образования, только школа.
Строка «Образование» - либо вообще не заполняется, либо указать – основное полное общее при наличии аттестата об окончании школы.
Внесение записей в строке «Профессия, специальность».
Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов».
Согласно п. 2.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек:
«Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующих специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов».
Ошибки кадровиков:
Кадровые работники в данную строку вносят наименование должности, по которой работник был принят впервые в организацию (где ему заводили трудовую книжку), например, работник был принят товароведом, титульный лист работника строку «Профессия, специальность» заполнили «товаровед»
Исправление записей в трудовую книжку на титульном листке не допускается, при условии, что она была допущена Вами при заведении трудовой книжки работнику. В данной ситуации, трудовая книжка признается испорченной, о чем составляется акт о признании трудовой книжки испорченной и ее уничтожении.
Работник отдела кадров заводит повторно новую трудовую книжку, но при этом за второй бланк трудовой книжки стоимость с работника взимать нельзя.
Исправление в титульный лист работника вносится тогда, когда предыдущий работодатель не внес исправления и, когда работник поменял ФИО.
При предоставлении трудовой книжки пробегитесь по записям. Все ли записи об увольнении заверены печатью работодателя. Все ли записи читаемы, все ли читаемы штампы и печати. Если есть какие-то либо записи не заверены печатью, Вы должны уведомить работника о том, что данные периоды не будут засчитаны в страховой стаж.
Порядок внесения записей о приеме на работу, о переводе на другую работу. Порядок внесения исправлений в трудовую книжку.
Порядок внесения записей о приеме на работу регулируется разделом 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
- сведения о приеме на работу: наименование работодателя (в соответствии с Уставом, если работодателем выступает юридическое лицо) или наименование Индивидуального предпринимателя; дата приема; наименование должности и структурного подразделения (если оно отражено в трудовом договоре); ссылка на приказ о приеме на работу. Обратите внимание, что наименование работодателя в приказе о приеме, которое распечатываете из программного обеспечения должно соответствовать Уставу Общества (если работодателем выступает юридическое лицо). При внесении записи в трудовую книжку будьте внимательны по данному вопросу.
Обратите внимание при внесении записи о приеме на работу при приеме на работу руководителя организации.
Все записи в трудовую книжку, во вкладыше вносится на основании приказа о приеме на работу, а не трудового договора. При этом приказ о приеме на работу должен соответствовать условиям трудового договора.
Нужно ли указывать наименование структурного подразделения в трудовой книжке?
Ответ дан в п.3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, согласно которому: «В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками».
Ошибки, допускаемые кадровиками при составлении документов.
В трудовом договоре не прописали наименование структурного подразделения, а в приказе о приеме на работу при распечатывании выходит наименование структурного подразделения (и в других приказах, издаваемых по работнику наименование структурного подразделения подтягивается). Что делать в таком случае указывать структурное подразделение или нет в трудовой книжке? Если отталкиваться от п.3.1 Инструкции и исходя из того, что наименование структурного подразделения не указано в трудовом договоре, то в трудовой книжке не нужно указывать наименование структурного подразделения.
С другой стороны, запись о приеме на работу вносится на основании приказа о приеме на работу. Тогда получается, что приказ о приеме на работу издан в нарушении ст. 68 ТК РФ, то есть не соответствует условиям трудового договора.
Схема документов при приеме на работу и они между собой должны биться: штатное расписание – трудовой договор – приказ о приеме на работу – запись в трудовую книжку. Следовательно, чтобы не было расхождений в документах, в трудовом договоре следует отразить наименование структурного подразделения путем составления дополнительного соглашения к трудовому договору.
Обратите внимание при внесении записи о приеме на работу в трудовую книжку.
Для руководителя организации указываем приказ о приеме на работу, если указываем «Принят» или приказ о назначении на должность, если указываем «Назначен».
- сведения о переводе на другую постоянную работу, в другое структурное подразделение: запись о переводе вносится на основании приказа о переводе на другую постоянную работу (должность/структурное подразделение).
Как писать принят или принята/переведен или переведена? Если отталкиваться от термина «Работник», то принят/переведен. Если отталкиваться от пола работника (принимаем женщину или мужчину), то соответственно будет «Принят/принята/переведен/переведена.
Порядок внесения записей о переводе на другую постоянную работу аналогичен записи приема на работу, только начинается со слов «Переведен/Переведена».
Внесение сведений о прохождении военной службы.
1. Работник заводит трудовую книжку впервые при приеме на работу после прохождения военной службы в армии.
Образец внесения записи о прохождении военной службы:
| № п/п | Дата | Сведения о приеме, переводе на другую постоянную работу… | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 1 | 15 | 05 | 1980 | Проходил военную службу | Военный билет №… от …. |
| 15 | 07 | 1982 | |||
| Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») | |||||
| 2 | 15 | 10 | 1990 | Принят на должность товаровед | Приказ от 15.10.1990 № 44-п |
2. Если работник уже работал и был призван на военную службу. После возращения с военной службы устраивается на работу.
| № п/п | Дата | Сведения о приеме, переводе на другую постоянную работу… | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| Общество с ограниченной ответственностью «ЗАО МЯУ» | |||||
| 1 | 20 | 02 | 1990 | Принят на должность экономиста в планово-экономический отдел | Приказ от 20.02.1990 г. № 125 |
| 2 | 25 | 05 | 1995 | Трудовой договор прекращен в связи с призывом на военную службу – пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации Специалист отдела кадров подпись Иванова М.П. | Приказ от 25.05.1995 г. № 150 |
| 2 | 30 | 06 | 1995 | Проходил военную службу | Военный билет № …. от ….. |
| 30 | 07 | 1997 | |||
| Общество с ограниченной ответственностью «ЗАО МЯУ» | |||||
| 3 | 01 | 09 | 2000 | Принят на должность экономиста в планово-экономический отдел | Приказ от 01.09.2000 № 190 |
3. Встречаются случаи, когда гражданин прослужил на военной службе и был уволен в запас по различным причинам. В этом случае, на работника при приеме на работу заводится трудовая книжка, и данные о военной службе вносятся в трудовую книжку.
| № п/п | Дата | Сведения о приеме, переводе на другую постоянную работу… | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 1 | 15 | 05 | 1980 | Проходил военную службу в войсковых частях …. | Военный билет № |
| 15 | 07 | 2005 | |||
| или | |||||
| 2 | Проходил военную службу с 15.05.1980 по 15.07.2005 г. | Военный билет № … от …. | |||
4.На практике очень часто встречается случаи, когда работник отдела кадров, при приеме на работу работника по трудовому договору, забывает внести запись о прохождении работником военной службы.
Вопрос – можно ли данную запись сделать после записи о приеме на работу?
Ответ: Можно
Запись в трудовой книжке тогда будет выглядеть так:
| № п/п | Дата | Сведения о приеме, переводе на другую постоянную работу… | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| Общество с ограниченной ответственностью «ЗАО МЯУ» | |||||
| 1 | 20 | 02 | 2010 | Принят на должность экономиста в планово-экономический отдел | Приказ от 20.02.2010 г. № 125 |
| 2 | 30 | 06 | 2008 | Проходил военную службу | Военный билет № |
| 30 | 07 | 2009 | |||
5. В трудовую книжку вносится запись о прохождении службы в органах внутренних дел
| № п/п | Дата | Сведения о приеме, переводе на другую постоянную работу… | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 1 | 15 | 05 | 1980 | Служба в органах внутренних дел составляет 10 лет 05 месяцев 15 дней | |
| 15 | 07 | 2005 | |||
Внесение в трудовую книжку записи о периоде обучения в учебных заведениях после окончания школы.
Для начала отметим, что если работник впервые заключает трудовой договор после окончания учебного заведения, то запись о периоде обучения в трудовую книжку вносить не нужно, поскольку он не включается в страховой стаж и не поименован в ст. ст. 10 и 11 Закона N 173-ФЗ.
Однако, кроме основного образования, полученного в начальных, средних и высших учебных заведениях, работник может обучаться на курсах о повышении квалификации/о прохождении профессиональной переподготовки.
Согласно пп. "б" п. 21 Правил N 225 в трудовой книжке необходимо указывать сведения о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
На основании выданных документов учебным заведением, в котором работник проходил повышение квалификации и (или) профессиональное обучение производится запись в трудовой книжке.
Оформление записи осуществляется с соблюдением общих правил и предполагает внесение в графы раздела "Сведения о работе" следующих сведений:
Внесение записи о дополнительном образовании.
| N | Дата | Сведения о приеме на | Наименование, | |||
| число | месяц | год | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | |||
| 1 | 11 | 10 | 2010 | С 09.08.2010 по | Свидетельство от | |
| 08.10.2010 проходила | 08.10.2010 | |||||
| обучение по программе | N 6541230 | |||||
| повышения квалификации | ||||||
| "Основы судебной | ||||||
| экспертизы" в Институте | ||||||
| повышения квалификации | ||||||
| судебной экспертизы | ||||||
Если работнику после обучения присваивается новый разряд (класс, категория и тому подобное), то данная информация также вносится в трудовую книжку.
Основанием для внесения такой записи, как правило, служит приказ (распоряжение) работодателя о присвоении работнику нового разряда (класса, категории и тому подобного).
Согласно п. 3.1 Инструкции N 69 установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.
Например,
слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке делается запись:
| N | Дата | Сведения о приеме на | Наименование, | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 1 | 11 | 10 | 2010 | Установлена вторая | Удостоверение от |
| профессия | 11.10.2010 | ||||
| "Электрогазосварщик" с | N 6541230 | ||||
| присвоением 3 разряда | |||||
