Структура и функции кадровой службы предприятия

 

Кадровая служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

В ООО "Покрофф-Восток" кадровая служба представлена отделом кадров, положение которого в общей организационной структуре предприятия отражено на рисунке 1 (см. п. 1.2.).

Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением ООО "Покрофф-Восток", подчиненным непосредственно начальнику отдела кадров, который, в свою очередь, подчиняется генеральному директору.

Организационная структура отдела кадров ООО "Покрофф-Восток" представлена на рисунке 2.

 

Рисунок 2 - Структура отдела кадров ООО "Покрофф-Восток"

 

Отдела кадров на ООО "Покрофф-Восток":

организует управление формированием, использованием и развитием персонала предприятия на основе максимальной реализации трудового потенциала каждого работника;

проводит работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений в соответствии со стратегией развития предприятия и мер по ее реализации;

принимает участие в разработке бизнес-планов предприятия в части обеспечения его трудовыми ресурсами;

организует проведение исследований, разработку и реализацию комплекса планов и программ по работе с персоналом с целью привлечения и закрепления на предприятии работников требуемых специальностей и квалификации на основе применения научных методов прогнозирования и планирования потребности в кадрах, с учетом обеспечения сбалансированности развития производственной и социальной сферы, рационального использования кадрового потенциала с учетом перспектив его развития и расширения самостоятельности в новых экономических условиях;

проводит работу по формированию и подготовке резерва кадров для выдвижения на руководящие должности на основе политики планирования карьеры, создания системы непрерывной подготовки персонала. Организует и координирует разработку комплекса мер по повышению трудовой мотивации работников всех категорий на основе реализации гибкой политики материального стимулирования, улучшения условий труда, повышения его содержательности и престижности, рационализации структур и штатов, укрепления дисциплины труда.

определяет направления работы по управлению социальными процессами на предприятии, созданию благоприятного социально-психологического климата в коллективе, стимулированию и развитию форм участия работников в управлении производством, созданию социальных гарантий, условий для утверждения здорового образа жизни, повышения содержательности использования свободного времени трудящихся в целях повышения их трудовой деятельности;

контролирует соблюдение норм трудового законодательства в работе с персоналом;

консультирует вышестоящее руководство, а также руководителей подразделений по всем вопросам, связанным с персоналом;

обеспечивает периодическую подготовку и своевременное предоставление аналитических материалов по социальным и кадровым вопросам на предприятии, составление прогнозов развития персонала, выявление возникающих проблем и подготовку возможных вариантов их решения;

обеспечивает постоянное совершенствование процессов управления персоналом предприятия на основе внедрения социально-экономических и социально-психологических методов управления, передовых технологий кадровой работы, создания и ведения банка данных персонала, стандартизации и унификации кадровой документации, применения средств вычислительной техники, коммуникации и связи;

организует проведение необходимого учета и составления отчетности.

Начальник отдела кадров на ООО "Покрофф-Восток":

возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитию и движении;

принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия;

осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на обнове оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия;

обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности;

осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях;

организует проведение аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации;

организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;

- проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры" и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям;

осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;

обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучение высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций;

проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению;

обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;

руководит работниками отдела.

Инспектор по кадрам на ООО "Покрофф-Восток":

ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;

оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам;

формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям;

заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих;

- вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением;

ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций;

изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению;

подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;

составляет установленную отчетность.

В ООО "Покрофф-Восток" используются не все источники набора персонала, а лишь некоторые из них (печатные СМИ, поиск среди выпускников вузов, поиск среди сотрудников организации).

Информация об отборе персонала в период за 2009-2011 гг. приведена в таблице 1.

 

Таблица 1 - Информация об отборе кандидатов в ООО "Покрофф-Восток" за 2009-2011 гг.

Источники	Годы
	2009		2010		2011
	Кол-во обративш., чел	Кол-во отобр., чел.	Кол-во обративш., чел	Кол-во отобр., чел.	Кол-во обративш., чел	Кол-во отобр., чел.
Внутренний источник	3	2	3	2	5	5
Внешний источник	1	-	3	2	9	4
Итого:	4	2	6	4	14	9

 

Таким образом, из данных таблицы 1 следует, что в ООО "СКО" преобладают внутренние источники найма персонала, внешние источники используются в меньшей степени, что, скорее всего, обусловлено соотношением затрат за подбор персонала через внешние источники.

В ООО "Покрофф-Восток" отсутствуют такие документы по отбору персонала, как Положение об отборе, а также приказы (постановления) директора о проведении отбора и приема нового персонала.

На предприятии не сложилось четкой процедуры проведения собеседования при приеме на работу. Чаще всего собеседованием пренебрегают, отдавая предпочтение исключительно изучению анкет.

В ООО "Покрофф-Восток" преимущественно используются методы обучения на рабочем месте, к числу которых относятся: инструктаж, наставничество, ротация.

Предприятие проводит политику оплаты труда, направленную на повышение уровня оплаты труда (Приложение 2). При оплате труда преимущественно используется сдельная система оплаты, размер которой зависит от объема продажи и выполненной работы, премии по итогам года не выплачиваются.

В отделе кадров ООО "Покрофф-Восток" установлена и используется программа GOAL, разработано Положение о GOAL (Приложение 3). Программа является одним из основных инструментов стратегического, тактического, оперативного управления и оценки эффективности деятельности компании, подразделений, сотрудников. GOAL определяет принципы и механизмы постановки целей и задач, контроля их исполнения и оценки результатов деятельности.

Цели GOAL:

повышение эффективности деятельности отдельных сотрудников, подразделений и компании в целом;

повышение управляемости подразделений и сотрудников;

определение оснований для компенсационной политики;

определение оснований для системы аттестации сотрудников;

определение оснований для планирования обучения сотрудников.

Объектами управления в рамках GOAL выступают ООО "Покрофф-Восток" в целом, подразделения и отдельные сотрудники.

Вся деятельность ООО "Покрофф-Восток" ведется на основе регулярного планирования, результатом которого является постановка целей и задач на период для предприятия в целом, подразделений и отдельных сотрудников.

В Приложении 4 представлены скриншоты программы GOAL.

По итогам анализа кадровой политики ООО "Покрофф-Восток" было выявлены следующие недостатки:

- неэффективна система отбора персонала;

недостаточно эффективна организация службы управления персоналом;

имеет место низкая мотивация труда персонала.