Что такое список в Excel?

Список в Excel – снабженная метками последовательность строк рабочего листа, содержащих в одинаковых столбцах данные одного типа. Списки можно рассматривать как внутренние базы данных, записями в которых являются строки, а полями – столбцы.

 

Каким образом производится сортировка данных в таблице?

Список можно отсортировать по возрастанию, по убыванию или в заданном пользователем порядке. Чтобы отсортировать весь список необходимо выделить список либо одну ячейку в списке и выбрать в на ленте команду Данные – Сортировка.

Сортировка строк. В полях Сортироватьпо и Затем по необходимо указать (выбрать из раскрывающегося меню) имена сортируемых столбцов (ключи сортировки), порядок сортировки (возрастание или убывание) и нажать кнопку OK. Поле Затем по ( второй ключ сортировки ) используют, если в поле первого ключа есть одинаковые значения. Поле Затем по подключается нажатием кнопки Добавить уровень.

Сортировка столбцов. В окне команды Сортировка нажать кнопку Параметры. Установить переключатель Сортировать в положение Столбцы диапазона и нажать кнопку OK. Выбор строк, по которым требуется отсортировать столбцы производится в полях Сортировать по и Затем по.

Сортировка в задаваемом пользователем порядке. Требуемый порядок сортировки задается в окне Сортировка - Параметры.   Для этогонеобходимо вызвать раскрывающееся меню  в поле Сортировка по первому ключу. Пользовательский (настраиваемый) список порядка сортировки необходимо создать заранее с помощью команды Сервис-Параметры-Списки либо из существующих на листе элементов (их необходимо выделить и нажать кнопку Импорт ), либо с помощью непосредственного ввода элементов списка.

Для быстрой сортировки на ленте на вкладке Данные находятся кнопки со стрелками вверх и вниз. Ключевым полем для сортировки в этом случае является столбец с выделенной ячейкой.

 

Чем отличается фильтрация данных с использованием автофильтра от фильтрации данных с использованием расширенного фильтра?

С помощью автофильтра можно устанавливать сложные пользовательские критерии. Для этого в раскрывающемся списке необходимо выбрать строку Числовые (текстовые) фильтры, Настраиваемый фильтр, в результате чего появится диалоговое окно.

Левые поля диалогового окна задают операцию отношения, которая выбирается из меню (больше, меньше, равно, … для чисел, «содержит», «не содержит»… для текстов). Правые поля должны содержать сравниваемые значения. Можно использовать символы «?» и «*» вместо любого символа или группы символов соответственно. Критерии типа “И”,“ИЛИ” могут быть заданы для отдельного поля. Если задать условия для нескольких полей, то будут выбраны записи, для которых одновременно выполняются заданные условия (критерий “И”).

 

При необходимости использовать более сложные критерии отбора записей используется Расширенный фильтр (команда Данные – Дополнительно). В отличие от автофильтра результаты фильтрации можно вынести в другое место рабочего листа.

 

Каким образом оформляются итоги в Excel – таблицах?

Чтобы подвести итоги, необходимо:

1  Выделить ячейку в столбце, содержащем данные, для которых необходимо подвести итоги. Столбец должен содержать одинаковые значения. Отсортировать список по значениям этого столбца. Например, если Вы работаете с таблицей, содержащей информацию о продавцах и проданных ими товарах, то, чтобы найти общее количество товаров, проданных каждым продавцом, требуется отсортировать список по столбцу продавцов.

2  Выбрать команду Промежуточный итог в меню Данные, раздел Структура.

3 Заполнить диалоговое окно Промежуточные итоги: в поле При каждом изменении в указать имя поля, содержащего отсортированные значения. В поле Операция     выбрать функцию (Сумма, Среднее, Количество). Заполнить поле Добавить итоги по (имя числового поля).

- Флажки Заменить текущие итоги и Итоги под данными должны быть установлены. Затем щелкнуть кнопку ОК.

-  С помощью структуры списка можно вывести: общие итоги, щелкнув по символу уровня 1; общие и промежуточные итоги, щелкнув по символу уровня 2; полный список, щелкнув по символу уровня 3;

- Для удаления итогов и структуры необходимо щелкнуть по кнопке Убрать все в окне Промежуточные итоги.   

- Для получения нескольких итоговых формул в одном столбце необходимо несколько раз выполнить команду Промежуточные итоги. При повторном выполнении этой команды сбросить флажок Заменить текущие итоги.