2020-06-29
177
После того как все поля введены, можно выполнить печать документа в необходимом количестве экземпляров.
Экземпляры платежного поручения подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером и направляются в банк.
Рис. 2.22 - Печатная форма документа "Платежное поручение"
Выход из формы ввода документа приведет к его сохранению в журналах операций и документов. Поскольку документ не порождает проводок, то он не попадает ни в журнал проводок, ни в журнал операций.
Результат введения платежного поручения
Платежное поручение № 1 от 23.07.2000 зарегистрировано в журнале документов "Банк".
Рис. 2.23 - Запись о выписанном платежном поручении регистрируется в журнале "Банк"
Запись содержит основные реквизиты, позволяющие идентифицировать документ. По этой записи можно в любое время снова обратиться к экранной формы ввода данного документа, где заполнены все ее поля, а также распечатать платежное поручение в необходимом количестве экземпляров.
5. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТА "списании ТМЦ".
Вид документа "Списание ТМЦ" содержит шапку и табличную часть. В шапке документа необходимо указать, с какого склада отпускаются материалы (согласно постановке задачи это - Состав материалов № 1), и на какой счет списывать стоимость материалов (809 "Прочие материальные затраты" или 92 "Административные расходы").
В зависимости от выбранного счета расходов ниже появляются поля для ввода значений субконто. Поскольку аналитический учет на счете 809 ведется в разрезе видов затрат и видов деятельности, то в форме будут представлены соответствующие два поля.
Как статьи расходов выберем "Административные расходы - Прочие общехозяйственные расходы".
Поле "Виды деятельности" заполним значением "Общая".
Ввод данных табличной части документа может выполняться двумя способами - путем введения новых строк, или способом множественного подбора информации по "ТМЦ" или "Партии" с использованием кнопки «Подбор».
В графе "Количество" указывается количество вызванной материала, а в графе "Остаток" - количество фактического остатка материала.
Рис. 2.24 - Заполнение формы диалога документа "Списание ТМЦ" методом подбора
После этой операции документ хранится в компьютерной системе предприятия и становится доступным на других рабочих местах - в бухгалтерии, на складе.
Рис. 2.25 - Документ "Списание ТМЦ"
В форме документа предусмотрена кнопка «Печать». Нажатие этой кнопки приведет к формированию печатной формы документа "Акт списания ТМЦ". То есть, данный документ может использоваться не только для проведения Перацим в бухгалтерском учете, но и для подготовки первичного документа.
Рис. 2.26 – Акт списания
Данную особенность удобно использовать при работе с программой в многопользовательском режиме.
Допустим, программа установлена на трех рабочих местах: в цехе, на складе, в бухгалтерии. Рассмотрим, каким образом может быть организован процесс подготовки и прохождения документа "Акт списания ТМЦ" при реализации операции отпуска материалов со склада.
В цехе материально ответственное лицо, решила потребовать материальные ценности, выписывает документ. Это можно сделать на компьютере, используя документ типовой конфигурации "Списание ТМЦ". В шапке документа указывается дата составления и склад, с которого отпускаются материальные ценности. В табличной части указываются наименование материалов и востребованным количество. Документ не проводится.
Подготовленный таким образом документ передается лицу, уполномоченному принимать решение о необходимости истребования материальных ценностей, например, руководителю подразделения. Последний ставит свою подпись и возвращает документ материально ответственному лицу для передачи его на подпись должностному лицу, позволяет отпуск и списания. Лицо, позволяет отпуск, ставит свою подпись, после чего возвращает документ материально ответственному лицу для получения материальных ценностей на складе.
На складе лицо, отпускает материальные ценности, проставляет в графе "Количество" фактически передано количество материальных ценностей каждого наименования. Эти же данные он отражает в компьютерной форме документа. Для этого понадобится найти соответствующий документ в журнале «Складские», обратиться к нему и ввести данные о фактическом отпуске. Компьютерный вариант документа сохраняется, но не производится. Бумажный документ, подписывается лицом, отпустили, после чего передается в бухгалтерию.
В бухгалтерии на основании бумажной копии документа, бухгалтер ищет в компьютерном журнале документов "Складские" соответствующий документ и производит его бухгалтерское оформление. В форму документа вводится номер корреспондирующего счета и субсчета, а также необходимые значения субконто. Бухгалтер сохраняет документ и проводит его. В результате в компьютерном журнале "Складские" будет сохранен окончательный вариант документа, а в компьютерном учете будут зафиксированы все необходимые проводки.
Проанализируем, к каким результатам приводит введение такого документа.
Анализ результатов ввода документа
Рассмотрим, прежде всего, какие записи отразились в регистрах компьютерного учета.
В журнале документов "Складские" появилась запись, что отражает факт введения данного документа в систему.
Рис. 2.27 – Запись в журнале
В журнале операций содержится запись о хозяйственной операции, порожденной этим документом.
Рис. 2.28 – Запись в журнале
Здесь кроме реквизитов, указанных в журнале документов, присутствует сумма сделки, рассчитанная как сумма всех составляющих ее проводок. Обратимся к проводкам, сформированным документом.
Рис. 2.29 – Проводка сформированного документа
Обратим внимание на то, что в проводках дебетуется счет производственных затрат 809. Согласно правилам учета, принятым для нашего учебного примера, на данном счете было решено не вести учет расходов как по 9, так и по 8 класса. Закрытие счетов расходов 8 класса на счета издержек 9 класса будет сделано документом "Финансовые результаты" в конце месяца или отчетного периода.
6. Использование ДОКУМЕНТА "Расходная накладная".
Расходные накладные предназначены для оформления операций, связанных с отпуском товаров и продукции собственного производства покупателям.
Для ввода документа "Расходная накладная" предусмотрен режим, что значительно сокращает трудоемкость ввода исходных данных - "Введение на основании". Основанием для введения накладной служит информация ранее введенного счета.
Итак, предположим, на другом рабочем месте того же торгового отдела, другой сотрудник выполняет формирование накладной, например, при наличии документов, подтверждающих оплату счета (или руководствуясь другими основаниями, распоряжениями, указаниями).
Рассмотрим, как в данном случае выполняется ввод на основании.
Получив копию счета от клиента, сотрудник торгового отдела по дате и номеру счета ищет в компьютерной системе (в журнале документов "Счета-фактуры" или в журнале операций) запись об этом документе.
Обозначает эту запись мышью и обращается к меню «Действия - Ввести на основании" (тот же самый режим можно вызвать и через контекстное меню).
На экране появляется автоматически заполнена форма накладной, в которую попали все необходимые реквизиты со счета, как это видно из рис. 2.30.
Рис. 2.30 - Заполнение диалоговой формы документа "Расходная накладная"
Документ "Расходная накладная" предназначен для отражения в типовой конфигурации операций, связанных с отпуском товарно-материальных ценностей, продукции с оптового склада, реализации различных работ, услуг.
Введение нового документа осуществляется выбором пункта "Расходная накладная" меню "Документы" главного меню программы.
Заполнение экранной формы документа следует начать с выбора покупателя из справочника "Контрагенты".
Если учет взаиморасчетов с покупателем ведется в разрезе договоров, и соответственно в справочнике "Контрагенты" для него определенный базовый договор купли-продажи, то наименование этого документа будет отражено в поле "Заказ" электронной формы "расходной накладной". С помощью кнопки выбора, можно изменить значение этого реквизита, выбрав в нем другой документ-заказ из журнала "Отбор заказов по контрагенту".
Кроме того, можно сделать документ "Расходная накладная" первым документом в цепочке взаиморасчетов с клиентом, то есть документом-заказом. В этом случае в поле «Заказ» будет отображаться строка "Без заказ".
Если клиенту уже был выписан "Счет", то "Расходная накладная", соответствующее отгрузки по данному счету, нужно выписывать только в режиме "Ввод на основании" с этого счета. При этом, в зависимости от того, какой документ был заказом в такой цепочке - договор или счет, его наименование и реквизиты будут отображаться в поле "Заказ".
Как уже отмечалось выше, если "Расходная накладная" является первым документом в цепочке взаиморасчетов с контрагентом, в поле "Заказ" будет отображаться строка "Без заказ".
В реквизите "Валюта" следует указать валюту, в которой будет выписана накладная (по умолчанию подставляется валюта документа-заказа, если накладная была введена в его основании) и курс этой валюты.
Реквизит "Вид торговли" установится в то значение, которое указано по умолчанию для данного клиента в справочнике "Контрагенты". При этом, если выбранный вид торговли "за наличные", то дополнительно в реквизите "Касса" следует указать соответствующий счет учета наличных денежных средств организации. Обратим внимание на то, что документ предполагает продажу за валюту только на условиях предоплаты.
В поле "Место хранения" нужно выбрать склад, с которого отгружается продукция и / или товары, из справочника "Места хранения". Отметим, что состав должен иметь вид "Оптовый". Для оформления продажи с розничных складов (магазинов) в типовой конфигурации предусмотрен документ "Розничная накладная".
В графе "Остаток" отобразится остаток товара на складе.
Отметим, что реквизиты «Сумма б / с", "Скидка" появляются в табличной части документа только в случае, если константа "Использовать скидку» установлена в значение "Да" и соответственно итоговые суммы по строке с НДС и без НДС будут рассчитаны с учетом или без учета скидки. С помощью кнопки "Дать скидку>" можно задать различные способы расчета скидок: одним процентом или суммой для каждого товара отдельно (опции "Суммой по строке", "процент по строке"), либо после заполнения табличной части документа можно определить сумму или процент скидки для накладной в целом (опции "Суммой по накладной", "процент по накладной»).
При введении на основании "расходной накладной" "Налоговой накладной", сумма скидки будет подставлена в соответствующую графу этого документа.
Заполнение табличной части документа можно делать несколькими способами: обычным порядковым введением или методом множественного подбора из справочника "ТМЦ". Для этого в диалоговой форме документа присутствует кнопка "Подбор" (см. "Форма ввода документа").
На закладке "Дополнительно" можно внести информацию о доверенности (реквизиты в группе "Поручение") и о работнике, который отпустил товары (реквизит "Отпустил"). Напомним, что сотрудник, который обычно отпускает товары (продукцию) может быть задан в константе "Кто обычно отпускает товары".
В реквизитах "Субконто валовых доходов", "Вид НДС", "Счет покупателя" указывается аналитика для формирования бухгалтерских проводок по счетам валовых доходов, НДС и счет учета взаиморасчетов с клиентом-покупателем.
Для редактирования суммы предварительной оплаты служит флажок "Указать сумму предварительной оплаты вручную".
С помощью кнопки "Печать" можно выбрать вариант печатной формы документа - будет ли это расходная накладная (опция "Расходная накладная») или акт о выполненных работах (в случае реализации услуг).
При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, состав которых зависит от типа номенклатуры, вида торговли и позиционирования расходной накладной в цепочке взаиморасчетов с контрагентом. Кроме того, если при операции, оформляемой этой накладной, в организации возникло налоговое обязательство и константа "Автоматическое создание налоговых накладных» установленав значение "Да", то при ее проведении будет сформирован документ "Налоговая накладная".
При нажатии кнопки "Печать" формируется печатная форма документа в двух или любом заданном количестве экземпляров
На данном рабочем месте (товароведа) проведение документа не выполняется, так как нами закрытый режим проведения данного документа для этого рабочего места.
Таким образом, в системе, в журнале операций документ зарегистрирован, сохранена запись о документе, но на данном рабочем месте он не порождает проводок.
Рис. 2.31 – Журнал операций
Из торгового отдела накладная поступает на склад. Один экземпляр остается у кладовщика, другой - передается покупателю.
На складе по накладной производится отпуск продукции. Подписанный покупателем и кладовщиком документ поступает в бухгалтерию. Данный документ является основанием для формирования проводок по реализации товара со склада покупателю.
Рис. 2.31 - Печатная форма документа "Расходная накладная"
В бухгалтерии бухгалтер, обрабатывающий документ, отыскивает запись в данном документе в компьютерной бухгалтерии в журнале операций и обращается к данному документу, сверяет его с бумажным экземпляром и, в случае совпадения реквизитов, выполняет проведение документа.
