2020-06-29
311
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ М.В. ЛОМОНОСОВА
Филиал Московского государственного университета
Им. М.В. Ломоносова в городе Севастополе
Факультет экономики и управления
УТВЕРЖДАЮ
__________________
Балашов Е. Л.
Отчет
СТУДЕНТА 102 ГРУППЫ
Гладких Александр Александрович
О прохождении учебной практики
В ДЕПАРТАМЕНТЕ ПО ИМУЩЕСТВЕННЫМ И ЗЕМЕЛЬНЫМ ОТНОШЕНИЯМ Правительства Севастополя
В ЮЖНОМ ФЕДЕРАЛЬНОМ ОКРУГЕ
Севастополь – 2017
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ.. 3
РАЗДЕЛ I ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МЕСТА (БАЗЫ) ПРАКТИКИ.. 4
1.1 Департамент по имущественным и земельным отношениям.. 4
1.2 Структура Управления имущественных отношений. 5
1.3 Нормативно-правовые основы функционирования организации. Регламенты. 7
1.4 SWOT анализ. 8
Выводы.. 10
РАЗДЕЛ II КАДРОВОЕ, ИНФОРМАЦИОННОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ, СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДАЛЕНИЙ, РАБОЧИХ МЕСТ. 11
2.1 Методы управления в организации. 11
2.2 Кодекс этики и служебного поведения государственных и муниципальных служащих города Севастополя. 11
2.3 Схема документооборота в организации. 12
2.4 Система электронного документооборота. 14
2.5 Техническое оснащение и необходимые навыки. Кадровое обеспечение. 15
Выводы.. 16
РАЗДЕЛ III ОПИСАНИЕ ЛИЧНЫХ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ, РЕАЛИЗУЕМЫХ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ И ПРАКТИЧЕСКИХ РЕЗУЛЬТАТОВ ДОСТИГНУТЫХ В ПРОЦЕССЕ ПРОХОЖДЕНИЯ ПРАКТИКИ.. 17
3.1 Личные функциональные обязанности. 17
3.2 Изучение механизма включения в Реестр собственности г. Севастополя. 17
Выводы.. 19
РАЗДЕЛ IV ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ.. 20
4.1 Выводы.. 20
4.2 Рекомендации. 20
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ... 23
ВВЕДЕНИЕ
Учебная практика является составной частью учебного процесса. Её основная
цель – закрепление и углубление теоретических знаний, а также приобретение практического опыта по специальности «Государственное и муниципальное управление». Мною была пройдена практика в отделе реестра, учета и движения государственного имущества Управления имущественных отношений Департамента по имущественным и земельным отношениям Правительства Севастополя.
Перед прохождением практики мною были поставлены следующие задачи:
– изучить структуру организации;
– ознакомиться с механизмом делопроизводства в организации, его принципами, которыми необходимо владеть в любой государственной структуре;
– ознакомиться с системой электронного документооборота (СЭД);
– ознакомиться с системой документооборота в организации, составить схему;
– использовать на практике полученные знания по специальности «Государственное и муниципальное управление»;
– ознакомиться с нормативной базой, на основании которой функционирует организация, а также с регламентами и другими нормативно правовыми актами (НПА), которые обеспечивают ее деятельность;
– ознакомиться со структурой документов;
– сформулировать выводы и рекомендации после проделанной работы.
Руководителем практики от организации являлась начальник Управления имущественных отношений ДИЗО Елена Николаевна Кнутова, обучали специалисты отдела реестра учета и движения государственного имущества, а также заместитель указанного отдела О.М. Хачатрян.
Мною выполнялась работа на разных этапах делопроизводства наряду со специалистами отдела (запросы, ответы, промежуточные письма и так далее), которая подробнее описана в разделе III отчета о прохождении учебной практики.
РАЗДЕЛ I
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МЕСТА (БАЗЫ) ПРАКТИКИ
1.1 Департамент по имущественным и земельным отношениям
Департамент по имущественным и земельным отношениям (далее – департамент) – исполнительный орган государственной власти города Севастополя, реализующий государственную политику и нормативно-правовое регулирование в сфере имущественных и земельных отношений, отраслевой и межотраслевое управление в сфере имущественных и земельных отношений, функции по оказанию государственных услуг, управлению и распоряжению государственным имуществом, которое находится в собственности города Севастополя.
Департамент обладает правами юридического лица, имеет обособленное имущество (помещения, жилой фонд, средства связи, техническое и транспортное оборудование, прочие технические средства, которые закрепляются за Департаментом на праве оперативного управления), самостоятельный баланс, лицевой счет в Управлении федерального казначейства по городу Севастополю, печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, штампы и бланки со своим наименованием.
Департамент вправе от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, нести обязанности, выступать истцом, ответчиков, третьим лицом в судах.
Департамент является стороной правоотношений в сфере аренды, приватизации собственности города Севастополя, иных правоотношений имущественного характера, стороной в которых является город Севастополь.
Департамент по имущественным и земельным отношениям включает в себя пять управлений: имущественных отношений; земельных отношений; судебно-претензионной работы; земельного контроля; торгов, делопроизводства и контроля за реализацией государственных программ; отдел информационного обеспечения и аналитики; отдел сопровождения юридической деятельности и взаимодействия со СМИ [10].
Рис 1.1. Структура Департамента по имущественным и земельным отношениям
Мною практика была пройдена в Управлении имущественных отношений Департамента по имущественным и земельным отношениям: оно реализует полномочия департамента в сфере имущественных отношений (за исключением судебно-претензионной работы и взаимодействия со средствами массовой информации).
1.2 Структура Управления имущественных отношений
Рис. 1.2. Структура Управления имущественных отношений
Управление по имущественным отношениям включает в себя пять отделов:
1) Отдел реализации переданных полномочий Департамента. Данный отдел функционирует на основании соглашения между Федеральным агентством по управлению федеральным имуществом (Росимущество) и Правительством Севастополя в части осуществления полномочий в сфере управления федеральным имуществом Российской Федерации, в т.ч. ведение реестра федеральной собственности, осуществление функций по перераспределению федерального имущества [7]. Численность отдела– 5 человек.
2) Отдел аренды. Предоставляет услуги по заключению договоров аренды объектов государственного имущества, т.е. объекты движимого и недвижимого имущества [5]. Численность отдела – 6 человек.
3) Отдел корпоративного управления, работы с государственными унитарными предприятиями и учреждениями. Участвует в формировании перечня стратегических предприятий и АО. Осуществляет решение задач по вопросам корпоративного управления имуществом города Севастополя. Обеспечивает права акционера (участника) акционерных обществ (хозяйственных обществ), акции (доли в уставном капитале) которых находятся в собственности города Севастополя. Принимает меры и осуществляет контроль за перечислением дивидендов в бюджет города по акциям, находящимся в собственности города Севастополя (доходов по долям в уставном капитале иных хозяйственных обществ) [9]. Численность отдела – 5 человек.
4) Отел учета, реестра и движения государственного имущества. Отдел ведет учет объектов собственности города Севастополя, в том числе создает и ведет реестр государственной собственности города Севастополя и вносит в него изменения. Ведет реестр государственных унитарных (казенных) предприятий, государственных учреждений как составную часть реестра государственной собственности. Организовывает передачу государственного имущества в безвозмездное пользование, оперативное управление или хозяйственное ведение [8]. Численность отдела – 13 человек.
5) Отдел продажи и оценки государственного имущества. Отдел обеспечивает максимальную эффективность и доходность от продажи и приватизации государственного имущества города Севастополя; осуществляет контроль за использование государственного имущества города Севастополя по заключенным договорам купли-продажи и принятым актам приватизации государственного имущества города Севастополя, а именно:
– подготавливает проекты нормативно-правовых актов Правительства Севастополя по вопросам продажи, приватизации и оценки государственного имущества города Севастополя;
– принимает участие в администрировании доходов бюджета города Севастополя от продажи и приватизации государственного имущества города Севастополя;
– обеспечивает подготовку и заключение договоров купли-продажи, а также подписание актов приема-передачи государственного имущества города Севастополя;
– организует работу по проведению оценки стоимости государственного имущества города Севастополя, экспертизы отчетов об оценке государственного имущества, экспертизы отчетов об оценке государственного имущества города Севастополя, рассмотрению отчетов об оценке и экспертиз отчетов об оценке государственного имущества города Севастополя [6, 12]. Численность отдела – 4 человека.
1.3 Нормативно-правовые основы функционирования организации. Регламенты.
Департамент руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными актами федерального законодательства, законами города Севастополя, указами и распоряжениями Губернатора Севастополя, постановлениями и распоряжениями Правительства Севастополя, иными актами законодательства города Севастополя, регулирующими отношения в сфере имущественных и земельных отношений [11].
Департамент функционирует на основании Положения о Департаменте по имущественным и земельным отношения города Севастополя, принятого Постановлением Правительства Севастополя №883-ПП от 22.09.2016.
Согласно описанной структуре, департамент включает в себя управления, последние состоят из отделов. В управлении имущественных отношений, а, в частности, в отделе учета, реестра и движения государственного имущества (где мною пройдена практика) применяются следующие законы и регламенты:
– Административный регламент предоставления государственной услуги «Выдача выписок из реестра собственности города Севастополя» (Распоряжение от 14.03.2017
№ 2805-РДИ);
– Закон города Севастополя от 24 апреля 2014 года №3-ЗС «О бывшей государственной собственности Украины и определении порядка инвентаризации, управления и распоряжения собственностью города Севастополя";
– Об основах управления государственным имуществом Севастополя (№ 56-ЗС) от 07.08.2014;
– Жилищный Кодекс РФ, ст. 7
– Закон города Севастополя № 46ЗС от 25.04.2014 «Об особенностях регулирования имущественных и земельных отношения на территории города Севастополя;
– Положения об отделах, управлениях, департаменте;
– Гражданский Кодекс Российской Федерации.
1.4 SWOT анализ
SWOT-анализ – один из самых распространенных методов, оценивающих в комплексе внутренние и внешние факторы, влияющие на развитие компании (организации). Это анализ сильных и слабых сторон организации, а также возможностей и угроз.
Таблица 1.1 SWOT-анализ
| Сильные стороны | Слабые стороны |
| 1. Уровень подготовки и квалификации работников. Профессионализм работников позволяет выполнять на достойном уровне поставленные задачи. 2. Нормативное обеспечение рабочего процесса. Все рабочие процессы закреплены документально. Для всякой деятельности существует должностная инструкция/регламент, что позволяет в кратчайшие сроки решать большинство проблем и споров. 3. Открытость для граждан. Регулярно проводимые приемы граждан повышают уровень доверия граждан к органам исполнительной власти в целом. | 1. Нехватка кадров. Всего 6 человек в Управлении имущественных отношений ведут работу с организациями (их более 500), которым было передано имущество города Севастополя. Соответственно, на 1 государственного служащего приходится около 85 предприятий и организаций – невозможно отследить эффективность использования городского имущества, использование его по целевому назначению и т.д. 2. Слабо развита система электронного документооборота. Отсутствие необходимых инструментов в СЭД и некорректность работы в целом (сортировка по сроку рассмотрения, отсутствие возможности редактирования полей, медленная работа системы в целом, утрата документов и другое) лишь увеличивают время работы специалистов. 3. Канцелярия ДИЗО и Управление имущественных отношений находятся не в одном здании. Теряется контроль над документами. Не всегда своевременно рассматриваются обращения, направляются ответы и т.д. 4. Можно сказать, что при работе с обращениями граждан выполняется «двойная работа» (необходимо реорганизовывать базы данных и изменить регламент рассмотрения подобных обращений). Гражданин подает заявление в МФЦ (многофункциональный центр), которое направляет в ДИЗО (либо подает напрямую в ДИЗО), специалисты делают запросы в два органа регистрации права и кадастра (Бюро Технической Инвентаризации (БТИ) и Севреестр). После того, как приходят ответы из БТИ и Севреестра, ДИЗО делает распоряжение. Как вариант, дать доступ сотрудникам ДИЗО доступ на правах чтения к базам БТИ и Севреестра. |
| Возможности | Угрозы |
| 1. Возможность привлечения новых кадров, так как есть выпускники в местных учебных заведений и кадровый резерв. 2. Возможность обновления материально-технической базы, улучшения качества ПО, каналов связи и так далее за счет того, что большое финансирование из федерального центра. | 1. На данный момент отсутствует возможность скорого изменения регламента ввиду сложности процедур, предусмотренных Федеральным Законом, а также возможного конфликта интересов с БТИ с Севреестром касательно баз данных. Соответственно, можно столкнуться с тем, что сотрудники попросту не будут справляться с потоком обращений. 2. Внедрение СЭД в прочие государственные структуры (не Правительственные учреждения) в ближайшее время не представляется возможным, так разработка технического задания, проведение конкурсов, процедура непосредственной разработки ПО займет продолжительное время. Следовательно, ускорить с ними взаимодействие на данный момент возможным не представляется. |
Выводы
1. Департамент по имущественным и земельным отношениям является одним из ключевых органов исполнительной власти Правительства Севастополя. Он осуществляет взаимодействие с различными структурами: с Департаментом капитального строительства, архитектуры и градостроительства, приоритетных проектов, ГУПами и другими учреждениями.
2. Департамент включает 5 управлений (Управление правового обеспечения и судебно-претензионной работы, Управление торгов, делопроизводства и контроля за реализацией государственных программ, Управление земельных отношений, Управление имущественных отношений, Управление земельного контроля). Управление имущественных отношений (где мною была пройдена практика) включает в себя 5 отделов: отдел реестра, учета и движения государственного имущества; отел корпоративного управления и работы с ГУП, отдел продажи и оценки госимущества, отдел аренды, отдел реализации переданных полномочий Департамента.
3. Были изучены нормативно-правовые основы функционирования, а также законы и регламенты, которые применяются в процессе работы Управления имущественных отношений.
4. Проведенный SWOT анализ свидетельствует о наличии большого числа проблем, многие из которых требуют максимально быстрого решения.
РАЗДЕЛ II
КАДРОВОЕ, ИНФОРМАЦИОННОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ, СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДАЛЕНИЙ, РАБОЧИХ МЕСТ
2.1 Методы управления в организации
Методы управления – это совокупность способов и средств воздействия управляющего субъекта на объект управления для достижения определенных целей. Выделяют три вида методов управления: экономические, организационно-распорядительные (административные), социально-психологические.
Экономические методы управления заключаются в воздействии субъекта управления на экономические интересы работников организации и целью обеспечения эффективной деятельности. Экономические интересы выражаются в размере заработной платы, премировании.
Организационно-распорядительные методы – оперативное воздействие субъекта управления на рабочий процесс в организации. Организационные методы рассчитаны на типовые ситуации (то есть создание основных правил, на основании которых функционирует организация, порядок организационной деятельности: устав, стандарты, правила оформления документов и так далее), распорядительные, в свою очередь, служат способом реагирования на конкретную ситуацию (приказ, постановление, распоряжение, инструктаж, рекомендация).
Социально-психологические методы управления основываются на мотивации исходя из потребностей личности, профессиональных связях людей, общении, творческой деятельности, инициируют творческую и профессиональную активность. К таким методам относятся:
– моральное поощрение,
– убеждение, внушение,
– личный пример,
– регулирование межличностных и межгрупповых отношений,
– создание и поддержание морального климата в коллективе.
2.2 Кодекс этики и служебного поведения государственных и муниципальных служащих города Севастополя
Данный кодекс представляет собой свод общих принципов профессиональной служебной этики и основных правил служебного поведения, которыми следует руководствоваться государственным служащим города Севастополя и муниципальным служащим, независимо от замещаемой должности.
Целью кодекса является установление этических норм и правил служебного поведения государственных и муниципальных служащих для достойного выполнения ими своей профессиональной деятельности, а также содействие укреплению авторитета государственного муниципального служащего, доверия граждан к государственным органам и органам местного самоуправления и обеспечение единой нравственно-нормативной основы поведения государственных и муниципальных служащих [4].
Здесь прописаны требования к внешнему виду, к обращению со служебной информацией, к антикоррупционному поведению, к служебному общению. Ответственность за нарушение положений Кодекса.
Таком образом, Кодекс повышает эффективность работы государственных и муниципальных служащих Севастополя, увеличивает уровень доверия населения к власти.
2.3 Схема документооборота в организации
Рис 2.1 Схема документооборота в общем виде
График документооборота – это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех подразделений предприятия от момента создания (получения)
документа до момента его передачи в архив (в места хранения).
Документ может быть подан в канцелярии различных ведомств (Прокуратуры, Правительства РФ, Правительства Севастополя, Законодательного собрания и т.д.). В представленной выше схеме рассмотрены пути документов, которые наиболее часто можно пронаблюдать в данной организации.
Общий случай схемы документооборота представлен на изображении выше.
Рассмотрим различные варианты на следующих примерах:
– пример 1. В канцелярию ДИЗО поступило обращение гражданина с просьбой проверить, включена ли в Реестр собственности города Севастополя его квартира;
– пример 2. Это же обращение поступило в канцелярию Правительства Севастополя.
2.3.1. Прямая связь (обозначена красными стрелками)
По примеру 1. Обращение попало в канцелярию ДИЗО, там его регистрируют и направляют Директору ДИЗО. Директор департамента, в свою очередь, направляет его вниз по иерархии – заместителю директора ДИЗО-начальнику Управления имущественных отношений. После того, как обращение попало в Управление, его передают начальнику соответствующего отдела. Начальник отдела, в свою очередь, может передать заведующему сектором либо своему заместителю. В конечном счете в обоих случаях обращение гражданина будет на рассмотрении у специалистов.
По примеру 2. Здесь все практически аналогично, только лишь обращение регистрируется в канцелярии Правительства, проходит через Губернатора и/или его заместителя, а после попадает к директору ДИЗО (далее – по примеру 1).
2.3.2 Рассмотрение обращения
В процессе рассмотрения обращения гражданина могут направляться запросы в различные инстанции (к примеру, ГУП «Бюро Технической Инвентаризации», Управление государственной регистрации права и кадастра), направляться промежуточные ответы заявителю. Это осуществляется за подписью начальника Управления имущественных отношений.
2.3.3 Обратная связь (обозначена зелеными стрелками)
По примеру 1. Документ проходит путь через каждое звено (согласно схеме, но снизу вверх), начиная от специалиста и заканчивая канцелярией ДИЗО. В конечном счете по результату проведенной работы гражданину будет выдан ответ (в письменном или электронном форме), на нем будет указан исполнитель (специалист), ответ будет согласован с начальником отдела, подпись заместителя директора ДИЗО-начальника Управления имущественных отношений (либо директора ДИЗО – в зависимости от сути вопроса)
По примеру 2. Если изначально документ зашел через канцелярию Правительства, то в дополнение к примеру 1 будет присутствовать согласование с рук-вом ДИЗО, с зам. Губернатора и подпись Губернатора.
Если направлено обращение гражданина с просьбой внести в Реестр собственности, то будет проделано значительно больше процедур. Механизм отражен в разделе III части 2. Схема представлена в приложении 1.
2.4 Система электронного документооборота
Система электронного документооборота в Правительстве Севастополя –автоматизированная информационная система юридически значимого электронного документооборота исполнительных органов государственной власти (далее – ИОГВ) города Севастополя, включающая системное и прикладное программное обеспечение.
Система эксплуатируется в соответствии с порядком работы с документами в автоматизированной информационной системе юридически значимого электронного документооборота в Правительстве города Севастополя в период опытной эксплуатации системы.
В ИОГВ, где данная система не внедрена, делопроизводство осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, на бумажных носителях. Соответственно, и входящие документы, и исходящие – на бумаге.
Входящие документы, направляемые по резолюции Губернатора города Севастополь и его заместителей в другие ИОГВ города Севастополя, поступают в ИОГВ в электронном виде в системе Company Media. Оригинал документа остается в Управлении секретариата, делопроизводства и контроля.
Исходящие документы за подписью Губернатора города Севастополь и его заместителей, подготовленные в ИОГВ, где СЭД внедрена, направляются в Управление секретариата, делопроизводства и контроля в электронном виде через СЭД для передачи на подпись и регистрации.
Проект исходящего письма готовится в СЭД в текстовом формате (MS Word) и прикрепляется в РК Исходящего документа.
После согласования документа в электронном виде проект документа направляется в системе на подпись и регистрацию. Для отправки внешним адресатам документ распечатывается из системы и подписывается руководителем, за чьей подписью издается документ. Подписанный документ сканируется и регистрируется в СЭД сотрудниками Управления секретариата, делопроизводства и контроля. Отправка адресатам подписанного бумажного экземпляра исходящего документа осуществляется согласно текущему порядку работы.
Аналогичный алгоритм при работе с документами в рамках Департамента [10].
Можно выделить ряд преимуществ СЭД:
1) уменьшается вероятность рассмотреть документ после установленного срока, так как в системе СЭД внедрены напоминания;
2) руководитель (иное ведомство) может отследить стадию работы над документом;
3) если обращение/поручение требует работы различных департаментов, то СЭД позволяет отследить, какие структурные подразделения и что выполнили. В результате работы нескольких структур, в чьем ведении находится обращение, решается задача более быстро и эффективно.
К недостаткам можно отнести:
1) необходимо дополнительное время и специалисты для сканирования, подписи и т.д. документов в СЭД.
2) на данный момент система и работа с ней не являются совершенной: зачастую происходят сбои (и прочие технические ошибки), отсутствует множество необходимых инструментов.
2.5 Техническое оснащение и необходимые навыки. Кадровое обеспечение
Рабочее место специалиста оснащено столом, компьютером с операционной системой Windows или Linux, принтером, сканером, сканером (связанным с системой электронного документооборота), интернетом, пакетом Microsoft Office и прочим ПО, канцелярскими принадлежностями, кондиционером, телефоном.
Специалисту необходимо знать требования к делопроизводству (правила ведения документов), владеть компьютером и оборудованием, используемым совместно с ним, знать необходимые в работе регламенты и положения (уметь их применять на практике).
Поступление гражданина на гражданскую службу для замещения должности гражданской службы или замещение гражданским служащим другой должности гражданской службы осуществляется по результатам конкурса, если иное не установлено Федеральным Законом. Конкурс заключается в оценке профессионального уровня претендентов на замещение должности гражданской службы, их соответствия установленным квалификационным требованиям для замещения должности гражданской службы [3].
Квалификационные требования к замещению должностей государственной гражданской службы указаны Законе города Севастополя от 3 июня 2014 № 23-ЗС «О государственной гражданской службе города Севастополя».
Выводы
1. В Управлении имущественных отношений используется 3 вида методов управления: экономические, организационно-распорядительные, социально-психологические.
2. В разделе была рассмотрена в полном объеме схема документооборота в рамках ДИЗО: начиная с регистрации входящего документа и заканчивая регистрацией исходящего документа и его отправкой.
3. В Департаменте по имущественным и земельным отношениям внедрена система электронного документооборота, имеющая ряд положительных сторон и недостатков.
4. Ключевыми необходимыми навыками являются знания механизма делопроизводства (его регламента), умения работы с компьютером и устройствами, которые используются совместно с ним. Существуют и законодательные требования для замещения должностей государственной и гражданской службы.
РАЗДЕЛ III
ОПИСАНИЕ ЛИЧНЫХ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ, РЕАЛИЗУЕМЫХ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ И ПРАКТИЧЕСКИХ РЕЗУЛЬТАТОВ ДОСТИГНУТЫХ В ПРОЦЕССЕ ПРОХОЖДЕНИЯ ПРАКТИКИ
3.1 Личные функциональные обязанности
На время прохождения практики был закреплен за отделом учета, реестра и движения государственного имущества Управления имущественных отношений Департамента по имущественным и земельным отношениям.
Личные обязанности заключались в исполнении обращении граждан по включению в реестр собственности города Севастополя жилых помещений, а именно:
– подготовка запросов в органы регистрации права и кадастра (ГУПС «БТИ» и Севреестр);
– подготовка промежуточного ответа заявителю;
–сбор и обобщение информации, поступающей в ответ на запросы по жилому помещению из органов регистрации права и кадастра;
– подготовка проекта распоряжения о включении жилого помещения в Реестр собственности города Севастополя;
– подготовка доверенности на имя заявителя на право постановки на кадастровый учет и регистрации права собственности города Севастополя на жилое помещение.
– подготовка окончательного ответа заявителю.
Также мне было неоднократно поручено помогать на приеме граждан, присутствовать на выездном осмотре здания в целях приобретения его для города.
3.2 Изучение механизма включения в Реестр собственности г. Севастополя
Одним из результатов прохождения практики является доскональное изучение выполняемой работы (не только самого механизма, но и цели этого всего процесса).
Выяснилось, что отдел и управление в целом выполняют важную функцию: добивается включения имущества, которое было собственностью Украины либо вообще не имело собственника в Реестр собственности города Севастополя для дальнейшего удовлетворения интересов граждан и эффективного использования этого имущества в целом.
Включение происходит на основании 3-ЗС «О бывшей государственной собственности Украины и определении порядка инвентаризации, управления и распоряжения собственностью города Севастополя».
Механизм включения представляет собой следующее:
1. Поступает запрос от любого лица касательно объекта имущества. Запрос регистрируется, передается директору ДИЗО, затем зам. директора ДИЗО, следует к начальнику отдела реестра, учета и движения государственного имущества. В конечном счете через зав. сектором либо зам. начальника отдела обращение попадает к специалистам.
2. Специалистами отдела готовятся запросы в Севреестр и ГУПС «БТИ» с целью убедиться, что право собственности не зарегистрировано либо зарегистрировано за органами государственной власти Украины либо указанный объект является коммунальной собственностью. Если удовлетворено одно из указанных условий, то на основании 3-ЗС объект признается собственностью города Севастополя.
Примечание: до 31 декабря 2013 года органом регистрации права и кадастра являлось БТИ, после указанной даты – Севреестр.
Примечание: после выполнения запросов направляется промежуточное письмо гражданину.
3. Готовится проект распоряжения о включении в Реестр собственности города Севастополя (согласовывается с начальником отдела реестра, учета, и движения государственного имущества; подписывается заместителем директора ДИЗО-начальником Управления имущественных отношений).
4. Объект вносится в базу данных (ПО «Космос»).
Примечание: именно с помощью данной программы выдаются выписки из реестра.
5. Дальнейшее использование.
а) Жилое помещение. Находится в казне города Севастополя (Департамент капитального строительства (Управление жилищной политики)) – распределяет жилье посредством договоров социального найма. Затем возможно заключение договора приватизации и ДИЗО исключает помещение из Реестра.
б) Остальное имущество. Вносится в Реестр и закрепляется за профильной организацией (государственное предприятие или учреждение): ГУПы – хозяйственное ведение (управление, пользование и распоряжении на основании Закона и требований собственника), организации (ГБУ) – оперативного управления (владение и пользование только в установленных законом пределах, а также использование только в целях деятельности и по его назначению).
Имущество, которое не было распределено, остается в казне города Севастополя: передается в безвозмездное пользование федеральным структурам, социальным организациям в соответствии с Законом «О защите конкуренции» либо в аренду любым лицам и организациям (на конкурсной основе) [1, 2, 8, 11].
Наглядно схема отражена в приложении 1.
Выводы
1. Мною выполнялась работа наряду со штатным работником (специалистом) отдела реестра, учета и движения государственного имущества Управления имущественных отношений Департамента по имущественным и земельным отношениям.
2. Мною были приобретены навыки по делопроизводству, активно применялись знания по работе в Excel и Word.
3. Мною был подробно изучена цель работы моего отдела, а именно процесс включения в Реестр собственности города Севастополя, распределения между государственными структурами, а потом и эффективное использование имущества с последующим предложением ряда рекомендаций.
РАЗДЕЛ IV
ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ
4.1 Выводы
Управление имущественных отношений является структурным подразделением Департамента по имущественным и земельным отношениям. Оно реализует полномочия департамента в сфере имущественных отношений (за исключением судебно-претензионной работы и взаимодействия со средствами массовой информации). Управление включает в себя пять отделов.
Мною практика была пройдена в отделе реестра, учета и движения государственного имущества. Отдел выполняет очень важную функцию: обеспечивает создание и пополнение Реестра имущества города Севастополя для его последующего распределения и эффективного использования. Отдел состоит из 13 человек: начальник, заместитель начальника, заведующий сектором и специалисты.
Нормативно-правовыми основами служат НПА различного уровня: начиная от Конституции и Федеральных Законов и заканчивая положениями об отделах, регламентами, должностными инструкциями сотрудников.
В Управлении реализуются различные виды методов управления. В совокупности, они позволяют эффективно распоряжаться ресурсами и выполнять необходимую работу.
Мною изучен документооборот структурного подразделения и составлена схема документооборота - график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Как итог, можно сказать, что мною получены первичные навыки по делопроизводству (требования к документам, система документооборота); изучены регламенты, положения, которыми руководствуется отдел реестра, учета и движения государственного имущества (и Управление в целом); досконально изучен механизм включения имущества в Реестр собственности города Севастополя (а то есть и цели всей выполняемой работы отдела); получены навыки по работе с гражданами, коммуникации с сотрудниками.
4.2 Рекомендации
1. Увеличить штатную численность сотрудников, которые непосредственно работают с предприятиями и организациями, так как таких структур более 500, а сотрудников – 6. Сложившаяся ситуация не позволяет контролировать эффективность использования городского имущества (а также целевое использование). Зачастую сотрудники даже не имеют визуального представления об объекте имущества.
Еще одно возможное решение проблемы – создание органов на базе муниципалитетов, которые работали бы совместно с ДИЗО.
2. Необходимо скорректировать работу системы электронного документооборота по следующим направлениям:
– обеспечить бесперебойную работу локальной сети и интернета на всех компьютерах;
– увеличить пропускную способность каналов связи (действующие каналы не справляются с таким потоком документов);
– добавить необходимые инструменты (скорректировать систему поиска, сортировки; добавить возможность редактирования полей документа);
– изменить срок согласования документов (если документ в пятницу отправлен на согласование, а суббота – выходной. Следовательно, документ просто теряется);
– предоставить доступ к большему числу документов специалистам (у них нет доступа ко всем необходимым документам, хотя с ними работают именно они);
– скорректировать работу СЭД с иными государственными органами, так как на данный момент они принимают документы исключительно на бумаге. Как итог, потеря времени и ресурсов.
3. Переместить все управления Департамента в одно здание, так как Канцелярия и Управление имущественных отношений – в разных местах. В итоге имеем, что теряется контроль над документами, увеличивается срок рассмотрения/движения/согласования документов.
4. Закупить новое оборудование, установить одинаковые операционные системы и ПО на все компьютеры. На данные момент на части компьютеров – Windows, на другой – Linux. Не все компьютеры подключены к принтерам (при перемещении запуске документа, созданного в Word, в LibreOffice изменяется структура документа – теряется время на повторном редактировании). Необходимо также установить антивирусное ПО.
5. Необходимо пересмотреть регламент предоставления выписок из Реестра собственности, а также регламент работы с обращениями граждан по вопросам включения имущества в Реестр собственности города Севастополя. Необходимо направлять граждан напрямую в БТИ и Севреестр, а данные структуры уже чтоб пересылали в ДИЗО для подготовки распоряжения. На данный момент граждане пишут в канцелярию ДИЗО, специалисты отдела делают запросы в БТИ и Севреестр (которые, в свою очередь, принимают только бумажные документы) направляют промежуточный ответ гражданину (о том, что сделаны запросы); по приходу ответов готовится распоряжение и окончательный ответ гражданину. Еще возможна ситуация, когда делается запрос через МФЦ (в цепь документооборота вовлекается еще одна структура). Как итог, перегруженность отдела, несоблюдение сроков рассмотрения обращений.
Как вариант, дать доступ специалистам Управления имущественных отношений к базам данных органов регистрации права и кадастра (без права редактирования) – права чтения.
Описанные выше рекомендации позволят наиболее эффективно использовать городское имущество, выполнять поставленные задачи, своевременно отвечать на запросы граждан.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Административный регламент предоставления государственной услуги «Выдача выписок из реестра собственности города Севастополя» (Распоряжение от 14.03.2017 № 2805-РДИ).
2. Закон города Севастополя от 24 апреля 2014 года №3-ЗС «О бывшей государственной собственности Украины и определении порядка инвентаризации, управления и распоряжения собственностью города Севастополя».
3. Законе города Севастополя от 3 июня 2014 № 23-ЗС «О государственной гражданской службе города Севастополя».
4. Кодекс этики и служебного поведения государственных и муниципальных служащих города Севастополя.
5. Положение об отделе аренды Управления имущественных отношений Департамента по имущественным и земельным отношениям.
6. Положение об отделе продажи и оценки государственного имущества Управления имущественных отношений Департамента по имущественным и земельным отношениям.
7. Положение об отделе реализации переданных полномочия Департамента Управления имущественных отношений Департамента по имущественным и земельным отношениям.
8. Положение об отделе реестра, учета и движения государственного имущества Управления имущественных отношений Департамента по имущественным и земельным отношениям.
9. Положение об отделе корпоративного управления, работы с государственными унитарными предприятиями, учреждениями Управления имущественных отношений Департамента по имущественным и земельным отношениям.
10. Порядок работы с документами в автоматизированной информационной системе юридически значимого электронного документооборота в Правительстве города Севастополь.
11. Постановление от 22.09.2016 г. № 883-ПП «Об утверждении Положения о Департаменте по имущественным и земельным отношениям города Севастополя»
12. Правительство Севастополя [электронный ресурс] – URL: https://sevastopol.gov.ru/goverment/podrazdeleniya/dept-imzem
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
СХЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРИ ОБРАЩЕНИИ ГРАЖДАНИНА С ПРОСЬБОЙ ВКЛЮЧИТЬ ИМУЩЕСТВО В РЕЕСТР СОБСТВЕННОСТИ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
ТЕКСТ НАУЧНОЙ ПУБЛИКАЦИИ (ТЕЗИСОВ)
Гладких Александр Александрович
Проблематика и перспективы внедрения системы электронного документооборота в Департаменте по имущественным и земельным отношениям
Система электронного документооборота (далее – СЭД) – автоматизированная информационная система юридически значимого электронного документооборота исполнительных органов государственной власти (далее – ИОГВ) города Севастополя, включающая системное и прикладное программное обеспечение. Название программного комплекса – Company Media [1].
Данная система включает в себя рад различных модулей, необходимых для решения задач и работы с документами ИОГВ:
– управление документацией (внутренней, входящей, исходящей, подпись и так далее);
– обеспечение возможности коллективной работы с документами;
– возможность дистанционной работы.
Цели внедрения СЭД:
– создание единой базы хранения документов Правительства Севастополя;
– снижение вероятности утери документа;
– упрощенный контроль исполнения документов со стороны руководителя (повышение исполнительской дисциплины в целом);
– повышение эффективности работы ИОГВ [2,3].
СЭД в большинстве ИОГВ была установлена и запущена в 2017 году. На данный момент можно сказать, что качество ее функционирования не обеспечивает достижение целей внедрения системы в полной море (исходя из наблюдений ее работы в Управлении имущественных отношений Департамента по имущественным земельным отношениям). Это обусловлено множеством факторов, в том числе – отсутствием многих необходимых для работы инструментов:
1. Во-первых, стоит отметить очень медленную работу СЭД (продолжительная по времени загрузка документов, авторизация, поиск). Это обусловлено двумя причинами: отсутствие стабильного скоростного интернет соединения на всех компьютерах Управления имущественных отношений, недостатком пропускной способности каналов связи для обеспечения текущих потребностей в обращении документов (за несколько месяцев функционирования СЭД только в ДИЗО через данную систему было пропущено более 30 тысяч документов).
2. Второй немаловажной проблемой является отсутствие у специалистов (исполнителей документов) необходимых для работы инструментов:
– некорректность системы поиска (невозможность осуществить сортировку по срокам исполнения документа – отсюда следует, что велик шанс утери документа либо несоблюдения сроков ответа на обращение гражданина; невозможно выполнить поиск по фамилии заявителя);
– проблемы с согласованием документов (по умолчанию дается 1 день на согласование документа (у начальника отдела/управления и так далее); если документ отправляется на согласование в пятницу, а суббота является нерабочим днем, то согласования нет и происходит утеря документа);
– невозможность редактирования полей документа, внесенного в систему СЭД (иногда необходимо уместить документ на 1 лист при небольшом количестве слов на 2-й странице – это осуществляется за счет редактирования полей, а такого инструмента в СЭД нет).
3. Отсутствие у специалистов доступа ко всем документам Департамента (входящим и исходящим). Стоит отметить, что именно специалисты работают с этой документацией, и им необходимо иметь доступ, например, к уже сделанным запросам, пришедшим ответам и так далее. (в частности, с органами регистрации права и кадастра)
4. Проблема взаимодействия в Федеральными органами власти, Прокуратурой, силовыми органами. Управлению имущественных отношений ДИЗО зачастую приходится направлять документы в прокуратуру, в органы регистрации права и кадастра, однако в указанных структурах СЭД не внедрена – соответственно, выполняется двойная работа: документ вносится в СЭД, там регистрируется, подписывается и аналогичный процесс осуществляется на бумаге.
Описанные проблемы подтверждают то, что при данных недостатках работы СЭД не могут быть в полной мере достигнуты цели внедрения электронного документооборота. Ведь данные факторы, в первую очередь, увеличивают время работы специалистов с документов – соответственно, не приходится говорить об увеличении эффективности работы Департамента и взаимодействия с другими органами исполнительной власти в целом.
Однако, несмотря на выявленные недостатки в работе стоит отметить общую тенденцию, направленную на достижение целей внедрения данной системы. Уже сейчас можно сказать о создании полноценной электронной базы всех документов и упрощении контроля за их исполнение со стороны руководителей. В перспективе, учитывая все поступающие замечания, весьма вероятно создать такой быстрый и многофункциональный информационный комплекс в рамках всех учреждений.
