Контроль за исполнением договоров контрагентами. 42)Воздействие на контрагентов в целях исполнения ими обязательств перед организацией

Исполнение договоров со стороны контрагентов.

В соответствии с общим положением о юридической службе обеспечение правовыми средствами выполнение обязательств по поставкам, договорам подряда и другим договорам признается одним из основных направлений деятельности юридической службы.

Здесь требуется проведение следующих мероприятий:

1) доведение условий договоров, определяющих обязанности контрагента, до каждой службы и работника, с деятельностью которых связано исполнение соответствующих условий. Для доведения условий договора до контролирующих субъектов могут использоваться те же самые способы, что и при доведении до исполнителей собственных обязательств по договорам.

2) установление обязанности проверки, сопоставления работниками соответствия условий договора всех совершаемых контрагентами действий, а именно производимых отгрузок, платежей, присылаемых документов и т.д.

3) незамедлительное информирование о каждом выявленном нарушении службы контроля за исполнением договоров в организации.

наряду с контролем по отдельным позициям договора безусловно необходимо установление общего контроля за исполнением договоров контрагентами.
Так, служба договорного контроля или отдельное лицо, на которое возложен контроль, обязаны:

1) осуществлять систематическую проверку выполнения контрагентами важнейших условий договоров, соблюдения этапов или периодов работ и исполнения обязательств в целом.

2) организовывать опережающий (учреждающий) контроль исполнения. Он состоит в направлении контрагенту по значимым договорам за 30, 50 дней до наступления срока исполнения запроса об отсутствии затруднений и реальности исполнения договора.

3) принять меры к фиксированию факта нарушения договора. Вид документа и порядок фиксирования в нем нарушения могут определяться приказами и распоряжениями по фирме, самим договором с контрагентом, различными нормативными актами: транспортными уставами, стандартами, инструкциями о приемке и т.д.

4) организовывать незамедлительное рассмотрение вопроса о нарушении договора с юридической службой и руководством фирмы для принятия к должнику мер оперативного воздействия либо применения ответственности.

К неисправному контрагенту следует применять разнообразные правовые средства воздействия для устранения нарушений договорной дисциплины. Это, прежде всего, меры оперативного воздействия, взыскание убытков, неустойки или процентов по денежным обязательствам. Соответствующие меры за наиболее распространенные и болезненные нарушения надлежит предусматривать в самих договорах при их заключении.

Юридический отдел совместно с другими структурными подразделениями должен систематически обобщать и анализировать практику заключения и исполнения хозяйственных договоров.

Формы и методы анализа могут быть на практике различными в зависимости от имеющихся возможностей.

Внутренние документы как правовое средство регулирования внутрикорпоративной деятельности организации.

Внутренние документы организации. Комплаенс и внутренний контроль.

Одним из важнейших правовых средств регулирования отношений внутри каждый организации является внутренняя документация, определяющая деятельность органов управления, структурных подразделений и прочее.

Обычно внутренние документы содержат более прогрессивные и детализированные положения, нежели нормы закона.

Норму внутренних документов являются обязательными для организации и ее сотрудников в результате утверждениями их высшими органами управления, а также могут стать обязательными для третьих лиц, в частности, контрагентов организации в силу включения положений внутренних документов в договоры с ними.

К внутренней документации могут быть отнесены: устав, положение об общем собрании, положение о совете директоров, положение об исполнительных органах общества, кодекс корпоративного управления, кодекс деловой этики, антикоррупционная политика, комплаенс политика, положение о системе и службе внутреннего контроля и управления рисками, положение о корпоративном секретаре, положение о службе внутреннего аудита и т.д.

В организации могут создаваться автоматизированные системы проверки контрагентов при заключении договоров, согласования и включение договорных условий, порядка одобрения и осуществления платежей и иные способы контроля бизнес-процессов с повышенным риском.

Такие системы являются частью процедур внутреннего контроля и управления рисками, то есть механизмами реализации, принятыми во исполнение внутренних документов организации.

Внутренние документы как правовое средство имеют широкий спектр применения, поскольку регулируют как внутрикорпоративную деятельность, так и взаимоотношения с контрагентами и третьими лицами.

Внутренние документы подлежат разработке и утверждению органами управления организации, в том числе высшими.

 

Законодательные требования к внутренним документам и внутреннему контролю публичных компаний, компаний с государственным участием и банков 45) Выявление и управление комплаенс-риском в банках. 46)Регулирование и процедуры по минимизации правового риска.

Учитывая важность такого правового средства как внутренняя документация, законодатель пошел по пути определения основных положений внутренних политик и процедур, а также конкретных органов и структурных подразделений организации, ответственных за соблюдение применяемого зак-ва и достоверность финансовой отчетности.

Кодекс корпоративного управления устанавливает обязанность публичных компаний по созданию должности корпоративного секретаря, комитета по аудиту при совете директоров, системы управления рисками и внутреннего контроля, службы внутреннего аудита.

Под системой управления рисками понимается система мер и действий, направленных на обеспечение сохранности активов, соблюдение законодательства, устава и внутренних документов общества.

В соответствии с кодексом корпоративного управления «система управления рисками и внутреннего контроля в обществе должна обеспечивать объективное, справедливое и ясное представление о текущем состоянии и перспективах общества, целостность и прозрачность отчетности общества, разумность и приемлемость принимаемых обществом рисков».

Общество должно организовывать проведение внутреннего аудита, который рекомендуется осуществлять посредством создания отдельного структурного подразделения или с привлечением независимой внешней организации.

Например, как в банках (Положение ЦБ «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах» № 242-П от 16 декабря 2003 года).

Внутренний контроль в банках преимущественно сводится к соблюдению требований законодательства о противодействии отмыванию доходов, полученных преступных путем, и связан с обязанностью банков не допускать использование банков для отмывания преступных средств.

Банки должны внутри себя создавать процедуры по идентификации и проверке клиентов, хранению строго определенной информации по сделкам, а также определять операции, подлежащие обязательному контролю и прочее.

Существуют общие требования к внутреннему контролю в банках, в соответствии с которыми банки должны создавать службу внутреннего контроля и службу внутреннего аудита.

Следовательно, деятельность службы внутреннего контроля банка в наибольшей степени схожа с деятельностью юридической службы организации.

Более того, служба внутреннего контроля участвует в разработке внутренних документов банка о противодействии коррупции и коммерческому подкупу, правил корпоративного поведения и норм профессиональной этики, а также взаимодействует с надзорными органами в пределах своей компетенции.

Банки обязаны принимать внутренний документ, регулирующий деятельность службы внутреннего контроля, и определять положения, которые в таком документе должны отражаться, в частности, подотчетность руководителя службы внутреннего контроля, распределение обязанностей между служащими службы внутреннего контроля, трудящимися в различных структурных подразделениях и прочее.

Минимизация правового риска прямо относится к задачам юридической службы банка.

Управление правовым риском относится к компетенции органов банка, а именно совета директоров, единоличного и коллегиального исполнительного органа. В этих целях органы управления банка должны предприниматься меры по устранению нарушений банком законодательства, разрабатывать порядок контроля за соблюдением работниками и структурными подразделениями законодательства и внутренних документов, осуществлять эффективные программы подготовки служащих и прочее.

Задачи юридической службы по обеспечению сохранности имущества организации. 48)Функции юристов по обеспечению сохранности имущества дермы. 49)Договор об охране объектов организации. 50)Участие юриста в ликвидации дебиторской задолженности.

Обеспечение сохранности материальных ценностей.

Не теряет остроты задача обеспечения сохранения материальных ценностей в организациях любых форм собственности.

Одной из важных задач юридической службы должно быть признано применение правовых средств для обеспечения сохранности имущества.

Применение правовых средств для усиления сохранности денежных и материальных ценностей определяется в зависимости от того, на какой стадии движения имущества (при транспортировке, хранении, в производственном процессе) произошли потери, каковы их причины, по вине каких структурных подразделений и лиц они возникли.

Одной из первых и постоянных задач является учет требования сохранности имущества при проверке юристами проектов приказов, положений, инструкций, договоров и других документов, в которых затрагиваются вопросы сохранности имущества и предупреждения необоснованных потерь.

Юридическая служба должна добиваться закрепления в таких документах конкретных обязанностей подразделений и работников по обеспечению сохранности материальных ценностей, надлежащему осуществлению приемки, хранения и учета материальных ценностей, предупреждения хищений, прочих потерь, стимулирования за экономию материальных ресурсов.

Юридическая служба должна уделять внимание договору об охране объектов между организацией и охранным предприятием. Деятельность охранных предприятий регламентируется Законом РФ от 11 марта 1992 г. «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации».

Ст. 1 закона определяет частную охранную деятельность как оказание на возмездной договорной основе услуг физическими и юридическими лицами, имеющими специальное разрешение (лицензию), полученную в соответствии с законом, организациями и индивидуальными предпринимателями в целях защиты законных прав и интересов своих клиентов.

Ст. 3 относит к видам охранной деятельности.

1) охрану имущества собственников и владельцев, в том числе при его транспортировке.

2) проектирование, монтаж и эксплуатация технических средств охраны (средства аудио- и видеонаблюдения, средства охранно-пожарной сигнализации, средства инженерно-технической защиты и контроля доступа и т.д.).

3) консультирование и подготовку рекомендаций клиентам по вопросам правомерной защиты от противоправных посягательств.

Положение о частной охранной деятельности не распространяются на объекты, подлежащие государственной охране, перечень которых утверждается Правительством РФ.

На частную охранную деятельность распространяются правила применения специальных средств, установленные правительством РФ для органов внутренних дел.
Эффективность охраны может быть обеспечена только при четкой разработке и соблюдении условий заключаемого с нею договора. Основанием договора служит составляемый сторонами акт о технической укреплённости объекта и средствах охраны. В договоре следует предусматривать регулярную (не реже двух раз в год) совместную проверку технического состояния объекта. При обнаружении недостатков в техническом оснащении должны предусматриваться меры по усилению защищенности и сроки их осуществления. При составлении договора важно обращать внимание на правильность и полноту определения условий об обязанностях охранной организации.

Примеры: устройство помоста на уровне борта автомобиля или установление зеркал, позволяющих проверять кол-во мест и вид вывозимого груза. Должны быть четко определены виды документов на вывоз (вынос) за пределы территории материальных ценностей и подписывающие их лица. Следует обращать внимание на недопустимость вывоза (выноса) материальных ценностей по устным указаниям или запискам руководящих лиц без оформления надлежащих документов.

Вопросы обеспечения сохранности материальных ценностей, их экономного расходования должны отражаться в коллективных трудовых договорах и договорах с материально ответственными лицами.

Опыт показывает, что особое место среди мер по обеспечению сохранности имущества занимает материальное стимулирование за экономию материальных ресурсов в производстве.

Обязанностью юридических служб является надлежащее оформление договоров с материально ответственными лицами.

Юридический отдел (юрисконсульт) должен проверять и визировать все заключаемые организацией договоры о полной материальной ответственности. При этом следует выяснить, относится ли сторона по договору к категории работников, с которыми согласно действующему зак-ву может быть заключен такой договор, своевременно ли заключается договор.

Отпуск, увольнение, перевод на другую работу материально ответственных лиц должны проводиться при обязательном документальном оформлении, инвентаризации и полной передаче числящихся за ним материальных ценностей. При проверке соответствия закону проекта приказа об увольнении и переводе лица, несущего полную материальную ответственность, необходимо убедиться в том, что приказ предусматривает передачу в установленном порядке материальных ценностей другому лицу.

Юридическому отделу (юрисконсульту) рекомендуется организовать совместно с заинтересованными подразделениями (отдел сбыта, транспортный отдел) изучение материально ответственными лицами действующих правил хранения и перевозки материальных ценностей, инструкций о порядке приемки продукции и товаров по количеству и качеству.

Подлежат конкретизации условия об используемой таре и упаковке, их совершенствование для предупреждения утраты товара. Это, например, специализированные контейнеры, поддоны грузовые сетки и прочее.

Их применение в несколько раз сокращает потери от боя и затрудняет хищения.

В договорах следует предусматривать предельные размеры одновременно отгружаемых партий товара, устанавливать расписание отгрузок или интервалы времени между каждой отгрузкой.

Необходимо предусмотреть обязанность уведомления продавцом покупателя по телефону, электронной почте или иными средствами обмена информацией об отправке ему товара.

Юридическому отделу (юрисконсульту) необходимо участвовать в разработке документов, касающихся вопросов обеспечения сохранности собственности, в том числе инструкций, устанавливающих порядок поступления и приемки в фирме материальных ценностей, учета их движения с материальных складов, учета выпуска и отпуска готовой продукции.

Юридической службе совместно с работниками бухгалтерии и другими подразделениями следует активно содействовать ликвидации дебиторской задолженности.

Особое место в вопросах сохранности имущества принадлежит четкой организации приемки получаемых материальных ценностей по количеству и качеству. Значительная нагрузка в организации приемки ложится на юридическую службу.

Основные функции юристов в этом деле сводятся к следующему:

1) обеспечение четкого определения в договорах на отчуждение и приобретение товаров порядка их приемки по количеству и качеству.

2) контроль за соблюдением установленного нормативными актами и договорами порядка приемки товаров по кол-ву и качеству.

3) разработка форм актов приемки товара по кол-ву и качеству, их распечатка и обеспечение бланками соответствующих лиц.

4) организация изучения соответствующими работниками нормативных актов, регулирующих порядок приемки, оказание необходимой помощи при составлении актов приемки.

5) обеспечение возмещения ущерба, причиненного недостачей или недоброкачественностью поступившего товара по вине контрагента или перевозчика.

Одной из обязанностей юристов, предусмотренной п. 9 Общего положения о юридической службе в части обеспечения сохранности материальных ценностей, является участие в работе по ликвидации дебиторской задолженности, обеспечение соблюдений зак-ва при списании денежных средств и материальных ценностей.

Необходимо заниматься дополнительно анализом.

Юристы должны проверять документы на списание, причины порчи или недостачи, реальное наличие изношенного или поврежденного имущества, наличие документов, обосновывающих списание, уточнять, принимались ли меры к установлению виновных лиц и привлечению их к ответственности, проверять возможность частичного использования имущества, его реализации.

В случае истечения срока исковой давности на взыскание просроченной дебиторской задолженности должны определяться лица, не принявшие своевременны мер ко взысканию, для решения вопроса об их персональной ответственности.

Решение о привлечении к материальной ответственности рабочих и служащих принимается руководителем организации на основании материалов, которыми подтверждается факт причинения ущерба, а также с учетом предложений главного бухгалтера и руководителя юридической службы. На юристе фирмы не только лежит обязанность передачи материалов в суд, но и участие в деле в качестве представителя организации.

Применение правовых средств для улучшения качества товара. 52)Основные направления деятельности юридической службы по повышению качества товаров.  53)Способы определения в договорах требований к качеству изделий. 54)Материальное стимулирование и материальная ответственность за качество.

Это одна из главных и вечных задач для большинства российских предприятий.

Проблема – низкое качество большинства российских товаров. Основная масса отечественных товаров пока остается низкокачественной. Они неконкурентоспособны на внешнем и даже внутреннем рынке. Только улучшение качества гарантируют изготовителю успешный сбыт товара и что самое главное – рост экономических показателей.

Надо прежде всего использовать возможности договоров. В них необходимо фиксировать требующиеся показатели качества, не оставлять их упущенными на что нас основательно ориентирует ГК. Должны указываться важнейшие характеристики при поставке по образцам надлежит согласовывать эти образцы и указывать порядок их хранения. Важно использование стандартов, могут использоваться стандарты на аналогичную продукцию, в которых могу предусматриваться дополнительные характеристики качества.

Значимым средством служат долгосрочные договоры, в которых могут предусматриваться обязанности продавца по поэтапному улучшению качества.

Раздел условии о качестве в договоре следует оформлять отдельно, чтобы он привлекал к себе внимание продавца и покупателя. Должна вестись работа по составлению стандартов на производимые изделия. Покупатели лучше относятся к тому, у чего есть стандарты. При отсутствии государственных (национальных) стандартов, могут разрабатываться и утверждаться стандарты организации. При продаже штучных, мелкопорционных товаров, в договоре могут даваться описания изделий, с указанием важнейших характеристик. Может производится поставка по согласованным образцам.

Улучшение качества – комплексная задача, решать котору можно только совместынми усилиями служб и работкникам органиащции. Рбаота по качетсву регламенттируется различынми докуменами, в основном методичесокго характера, потмоу корпоративный юрист долен четко представлять себе систему мер воздейтсия на качество, к сожалению, в ГП и Корпоративном праве этому не обучают, так как сами в этом ничего не понимают. На каждой фирме должна разрабатываться комплексная система управления качеством продукции. В ее основу кладутся стандарты по правлению качеством, разработанная гос. стандартом РФ (РосТех Регулированием), МНО по стандартизации. Международных стандартов очень много, нумерация их с 9000.

Эти системы обеспечивают мобилизацию произвосдвтеено-хозяйтсевнных реерово, воздействие на организацию произвоаства6 переоснащение производства на основе достижение научно-технического прогресса.

Деятельность по управлению качество осуществляется в разных формах и различными методами. К основным среди них относятся:

1) установление требований к качеству изделий в сиротствующих документах.

2) контроль за производством.

3) экономическое стимулирование работы.

4) взаимодействие со смежниками.

Зависит от мер:

1)наличие на фирме современного оборудования.

2)производственная и технологическая дисциплина.

3)качество персонала.

На различных этапах соотношение этих факторов может меняться.

Все это юристы осуществляют вместе с другими структурными подразделениями, которые несут ответственность за выпуск доброкачественных изделий.

Если на производимые изделия имеются национальные стандарты или СТО (Стандарт организации), то необходимо позаботиться о тиражировании таких документов и обеспечение ими соответствующих специалистов предприятия.

Если таких документов нет, то следует организовать разработку СТО на свою продукции с учетом требований на сходные виды изделий. В производственных отделах имеется технологические карты или регламенты, регламентирующие процесс изготовления товаров. Такие регламенты должны обеспечивать изготовлении товаров в строгом соответствии с применяемым стандартом. Эти регламенты или выписки из них должны вручаться каждому работнику для соблюдения при выполнении соответствующих трудовых операций. контроль за качеством изготавливаемой продукции, а также контроль качеством сырья осуществляют службы технического контроля. С предприятия может быть отгружена продукция6 только лишь прошедшая приемку (ОТК). Но служба ОТК не должна вступать в дело лишь в конце производственного процесса. на предприятии должна быть создан аи внедрена система промежуточного, поэтапного контроля. Такой промежуточный контроль позволяет избежать огромных убытков в виде затрат, когда брак допущен на начальной или средней стадии, а рабочие продолжают дальнейшую обработку заведомо недоброкачественного изделия.

Главная цель такой системы – не допустить продажи недоброкачественные товаров. Использование некачественного сырья в производстве, предупредить причиняемые этим потери или добиться их возмещения виновными лицами.

Все виды контроля за качеством продукции не обеспечат реального результата без надлежащей заинтересованности в этом деле трудового коллектива, а потому требует установлении специальных поощрительных мер за качеством, в СССР системы поощрения за качество внедрялись централизованно, носами размеры доплат был мизерными, что не давало результата.

Всем цехам устанавливается показатель качеств работы, определяемые по проценту сдачи отчета ОТК при предъявлении, при не достижении этого показателя, коллектив цеха лишается дополнительного вознаграждения в этом месяце, даже если другие показатели выполнены. Но и такой подход не всегда оправдан. Более эффективно выдача работником личного клейма. При бездефектной работы, такой рабочий поощряется повышением тарифной ставки на 5 % за каждое полугодие.

Наряду  поощрением определённое значение в борьбе с выпуском бракованного товара имеет взыскание суммы ущерба за брак с виновных лиц. ТК сохранила пордок, по которому сумма причиненного работником ущерба не превышающая среднего месячного заработка удерживается по письменном распоряжению руководителя.

Распоряжение может быть издано в течение месяца со дня установления ущерба.

 

Деятельность юридической службы по возмещению убытков.  56)Методика возмещения убытков. 57)Организация работы по документированию и доказыванию убытков.  58)Установление в договорах неустойки за нарушение обязательств. 59)Использование соглашения о возмещении имущественных потерь.