Составление описей дел

14.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией (Приложение 26).

14.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

14.3. В колледже в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива колледжа. По этим описям документы сдаются в архив колледжа.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел колледжа, которую готовит архив колледжа и по которой он сдает дела на постоянное хранение в городской архив.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение 27) и представляются в архив колледжа не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

14.4. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

14.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

14.6. В конце описи  делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

14.7. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ответственными за архив и делопроизводство в колледже и утверждается руководителем структурного подразделения.

14.8. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

14.9. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение 28) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК колледжа одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются директором колледжа только после утверждения (согласования) Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области описей дел постоянного хранения и по личному составу, после этого колледж имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

14.10. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего колледжа. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

 

15.1. В архив при колледже передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документами по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

15.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив колледжа после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

15.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив колледжа, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

15.4. В период подготовки дел структурным подразделением колледжа к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел колледжа. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения управления обязаны устранить.

15.5. В случае ликвидации или реорганизации колледжа, упразднения структурного подразделения управления лицо, ответственное за ведение делопроизводства колледжа  или структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив колледжа, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

 

 

Приложение 1

к пункту 2.5

Примерный перечень

входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации

 

1. Сводки и информации, графики, наряды, разнарядки, присланные для сведения.

2. Рекламные извещения и плакаты, программы совещаний, конференций.

3. Поздравительные письма и поздравительные плакаты.

4. Счета на оплату материальных ценностей.

5. Пригласительные билеты.

6. Бухгалтерские документы.

7. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени).

8.Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.

9. Корреспонденция с пометкой "лично".

 

Приложение 2

к пункту 2.7

 

Областное государственное бюджетное

профессиональное образовательное учреждение

«Димитровградский технический колледж»

 

 

ЖУРНАЛ