Составление номенклатуры дел

10.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в колледже, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

10.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о колледже  и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности колледжа, их виды, состав и содержание.

10.3. В колледже составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение 20) и сводная номенклатура дел колледжа (Приложение 21).

10.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) руководителем структурного подразделения, согласовывается с ответственным за архивом, подписывается  директором колледжа и представляется ответственному за архив.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее ответственному за архив колледжа.

10.5. Сводная номенклатура дел составляется ответственным за архив на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи муниципального казенного учреждения «Димитровградский городской архив» (далее – городской архив).

10.6. Сводная номенклатура дел колледжа подписывается  ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) колледжа, с городским архивом, утверждается (не позднее конца текущего года) директором колледжа. Номенклатура дел согласовывается с городским архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре управления. В случае коренных изменений функций и структуры управления номенклатура дел составляется и согласовывается заново.

10.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения колледжа получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

10.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел «Архив». Второй используется ответственным за архив и делопроизводство  в качестве рабочего, третий – в городском архиве.

10.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется. В случае внесения изменений утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

10.10. Названиями разделов номенклатуры дел колледжа являются наименования структурных подразделений колледжа.

10.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы колледжа. Заголовки дел по вопросам, не завершенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел колледжа следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

10.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в колледже цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-05, где 01 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований организаций и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название колледжа или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении научных семинаров, конференций (планы, списки, доклады, информации)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

 

Например:

Переписка с муниципальными органами управления образованием об организации летнего отдыха, оздоровления и занятости детей и подростков

 

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

 

Например:

Переписка с главами администраций городов и районов области о социальной защите детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей

 

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

 

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

 

Например:

Переписка с Министерством образования Ульяновской области по вопросам образования

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

 

Например:

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел Министерства образования Ульяновской области.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2013 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел  и др.

10.13. Если в течение года в колледже возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

10.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).