Функционирование АИС

6.1. Функционирование АИС обеспечивают отдел по работе с обращениями граждан, помощники депутатов областной Думы и информационно-аналитическое управление областной Думы.

6.2. АИС включает в себя три программных модуля: основной модуль «Обращения граждан», модуль «Приемная депутата Тюменской областной Думы», модуль «Интернет-приемная Тюменской областной Думы».

6.3. Основной программный модуль «Обращения граждан» (далее – модуль «Обращения граждан»), установленный на рабочих местах сотрудников отдела по работе с обращениями граждан, формирует единую базу обращений, поступивших в Тюменскую областную Думу.

6.4. Программный модуль «Приемная депутата Тюменской областной Думы» (далее – модуль «Приемная депутата») – веб-приложение, обеспечивающее удаленный доступ депутатов Тюменской областной Думы и их помощников к базе обращений, поступивших в приемные депутатов.

Доступ депутатов областной Думы, их помощников к модулю «Приемная депутата» осуществляется по интернет-адресу – http://obr.duma72.ru.

6.5. Программный модуль «Интернет-приемная» – приложение, позволяющее заявителю (пользователю информацией) через официальный портал Тюменской областной Думы в сети Интернет направлять обращение (запрос) в областную Думу, а впоследствии – отслеживать этапы и результат рассмотрения своего обращения (запроса).

6.5.1. Доступ заявителя (пользователя информацией) к модулю «Интернет-приемная» осуществляется через официальный портал Тюменской областной Думы (www.duma72.ru) в разделе «Работа с обращениями граждан» или по ссылке «Задайте вопрос», размещенной на каждой персональной странице депутата областной Думы.

6.5.2. Информация об этапах рассмотрения обращения (запроса) отображается в модуле в виде информационных полей, формируемых из ЭРК обращений в АИС.

6.5.3. Ответственность за содержание информационных полей в модуле «Интернет-приемная» несут:

- по обращениям (запросам), зарегистрированных на имя председателя, заместителей председателей областной Думы, председателей и заместителей председателей комитетов и комиссии областной Думы, - сотрудники отдела по работе с обращениями граждан;

- по обращениям (запросам), зарегистрированных на имя депутатов областной Думы, – помощники соответствующих депутатов.

6.6. Администрирование АИС, а также консультационную помощь пользователям при работе с АИС осуществляют ответственный сотрудник отдела по работе с обращениями граждан и сотрудники информационно-аналитического управления областной Думы.

6.6.1. Сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, ответственный за администрирование АИС:

- обеспечивает ведение и поддержку в актуальном состоянии справочников АИС: «Социальное положение», «Категории льгот», «Города, районы», «Тематика обращений», «Работники», «Номенклатура дел обращений», «Журналы регистрации обращений»;

- корректирует шаблоны почтовых уведомлений в формате Word (о регистрации обращения, запроса, продлении срока рассмотрения и отправке ответа на обращение, запрос), отправляемых заявителю, пользователю информацией на электронный адрес;

- удаляет по заявке пользователей ошибочно созданные ЭРК обращений, запросов;

- анализирует потребности в предоставлении информации о поступающих обращениях, запросах, результатах их рассмотрения;

- осуществляет обучение сотрудников отдела по работе с обращениями граждан, помощников депутатов Тюменской областной Думы работе с АИС;

- обобщает и анализирует замечания пользователей по эксплуатации АИС и передает информацию об отмеченных недостатках в информационно-аналитическое управление Тюменской областной Думы;

- следит за обеспечением целостности, достоверности и сохранности циркулирующих в АИС данных;

- готовит с использованием возможностей АИС статистические сведения о поступивших в адрес депутатов областной Думы обращениях, результатах их рассмотрения.

6.6.2. Сотрудники информационно-аналитического управления областной Думы:

- выполняют системное администрирование базового программного обеспечения АИС:

для модулей «Обращения граждан» и «Интернет-приемная» – системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM;

для модуля «Приемная депутата» – системы управления веб-проектами «1С-Битрикс»;

- выполняют регистрацию пользователей, ответственных за работу в модулях «Обращения граждан» и «Приемная депутата»;

- обеспечивают интеграцию модуля «Интернет-приемная» и официального портала Тюменской областной Думы;

- в течение месяца после даты окончания срока полномочий депутата закрывают доступ к АИС соответствующему депутату областной Думы, его помощникам. ЭРК обращений, документов по их рассмотрению помещают в электронный архив АИС.