2020-06-29
70
3.1. Письменные и электронные обращения, поступившие в областную Думу и относящиеся к компетенции областной Думы, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, за исключением случаев, установленных пунктами 4.4, 4.6 настоящей Инструкции.
3.2. Срок рассмотрения обращения может быть продлен в исключительных случаях, а также при направлении запроса в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, учреждения (приложение 3), но не более чем на 30 дней. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимает должностное лицо, в адрес которого было направлено обращение, с обязательным письменным уведомлением автора обращения (приложение 4).
3.3. Письменные и электронные обращения (запросы) на иностранных языках или языках народов Российской Федерации регистрируются и рассматриваются после перевода текста обращения (запроса) на русский язык или составления аннотации обращения (запроса). Направление документов для перевода на русский язык (составления аннотации) осуществляется в соответствии с п. 2.1.8. Инструкции по работе с документами в Тюменской областной Думе.
3.4. Рассмотрение зарегистрированных письменных и электронных обращений (запросов) в областной Думе осуществляется в два этапа и включает в себя первичное рассмотрение и рассмотрение по существу вопроса.
3.4.1. Первичное рассмотрение письменных и электронных обращений (запросов) проводится при их регистрации и заключается в проверке наличия установленных реквизитов письма:
- адресата и адресной части;
- фамилия, имя, отчество (при наличии последнего) заявителя;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен окончательный ответ заявителю или уведомление о переадресации обращения (для электронных обращений (запросов) обязателен адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме);
- личная подпись заявителя, дата.
3.4.2. Рассмотрение обращений (запросов) по существу вопроса осуществляется уполномоченным сотрудником аппарата областной Думы в соответствии с поручением председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы; рассмотрение обращений (запросов) помощником депутата осуществляется в соответствии с поручением депутата.
3.5. Поручения к исполнению обращений (запросов) оформляются на бланках установленной формы либо могут быть оформлены как резолюции на самих обращениях (запросах).
3.6. Содержание резолюции (поручения) заносится в ЭРК АИС.
3.6.1. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (исполнителей), указание, содержащее конкретное поручение, а также подпись лица, наложившего резолюцию, дата, регистрационный номер документа, к которому относится поручение. В необходимых случаях устанавливается срок исполнения.
3.6.2. В случае, если в резолюции дается поручение «Прошу рассмотреть и дать ответ заявителю», ответ автору обращения (запроса) дается за подписью исполнителя. Если в резолюции дается поручение «Прошу подготовить проект ответа», то исполнителем готовится проект ответа за подписью лица, давшего поручение.
3.7. В случае, если поручение дано нескольким исполнителям, работу по его исполнению координирует лицо, указанное в резолюции первым. В данном случае соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и составления окончательного ответа заявителю (пользователю информацией) не позднее, чем за пять дней до истечения срока исполнения обращения (запроса). Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку ответов.
Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан либо помощники депутатов тиражируют и направляют копии обращения (запроса) и приложенных к нему документов соисполнителям.
3.8. Обращение (запрос) вместе с поручением и приложенными к нему документами передается исполнителям в день наложения резолюции или не позднее следующего дня, о чем делается отметка в АИС.
3.9. При рассмотрении запроса исполнитель вправе уточнять содержание запроса в целях предоставления пользователю информацией необходимой информации о деятельности областной Думы.
3.10. Обращения, поступившие в областную Думу, но не адресованные председателю областной Думы, заместителям председателя областной Думы, депутатам областной Думы, подразделениям либо должностным лицам областной Думы считаются ошибочно направленными и пересылаются отправителю с сопроводительным письмом.
3.11. В государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам могут направляться запросы о предоставлении дополнительных документов и материалов для рассмотрения обращения (запроса), при необходимости с приложением копии обращения (запроса) заявителя.
3.12. Обращения, не относящиеся к компетенции областной Думы по содержанию поставленных вопросов, в семидневный срок со дня их регистрации направляются в государственные органы, органы местного самоуправления, их должностным лицам либо в осуществляющие публично значимые функции государственные и муниципальные учреждения, иные организации и их должностным лицам по принадлежности или для рассмотрения подведомственных им вопросов с письменным уведомлением об этом автора обращения.
3.12.1. Переадресация обращения осуществляется вместе с сопроводительным письмом и обязательным приложением оригинала обращения. Копии письменного обращения и приложенных к нему документов остаются в отделе по работе с обращениями граждан либо у помощника депутата областной Думы в зависимости от того, в чей адрес поступило обращение.
3.12.2. Если в обращении затронуты вопросы, решение которых входит в компетенцию нескольких государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц, осуществляющих публично значимые функции государственных, муниципальных учреждений, иных организаций и их должностных лиц, соответствующее число копий обращения с сопроводительными письмами направляется в тот же срок в соответствующие органы, учреждения и организации.
3.13. В случае переадресации зарегистрированного письменного либо электронного обращения для рассмотрения от одного депутата другому одновременно осуществляется переадресация ЭРК обращения в АИС.
3.14. Рассмотрение повторного обращения осуществляется с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автора и данных ему ответов и разъяснений.
3.15. Исходящие документы по обращениям и запросам (ответы и уведомления авторам обращений, сопроводительные письма и запросы по обращениям, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления и т.д.) оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по работе с документами в Тюменской областной Думе.
В случае отсутствия в электронном обращении почтового адреса заявителя (пользователя информацией) в реквизит «Адресат» в исходящем ответе на обращение вместо почтового адреса заносится имеющийся адрес электронной почты.
3.16. В процессе работы с обращением в ЭРК дополнительно вносятся сведения об этапах рассмотрения обращения: направление запроса для предоставления дополнительной информации по обращению, переадресация обращений соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (далее - переадресация обращения по компетенции), получение входящих документов по рассмотрению обращения, направление уведомлений, ответов заявителю. Если в полученных входящих документах по рассмотрению обращения содержится информация о практике применения нормативного правового акта, принятого Тюменской областной Думой к мониторингу, в ЭРК обращения дополнительно устанавливается соответствующий нормативный правовой акт.
В случае регистрации электронного обращения в АИС после сохранения ЭРК на имеющийся адрес электронной почты заявителя направляется автоматически сформированное уведомление с регистрационным номером и PIN-кодом обращения для доступа на страницу своего обращения в интернет-приемной. В случае с письменными обращениями регистрационный номер и PIN-код сообщается заявителю в письменном уведомлении о переадресации обращения по компетенции.
3.17. Обращение (запрос) считается исполненным и снимается с контроля (в случае если оно было поставлено на контроль) после фактического рассмотрения всех поставленных в нем вопросов, относящихся к компетенции областной Думы, принятия необходимых мер, сообщения заявителю результатов рассмотрения в установленной форме.
На поручении должностное лицо, рассматривающее обращение (запрос), проставляет отметку «В дело». Информация об исполнении обращения (запроса) заносится исполнителем в ЭРК.
3.18. Текст ответа на обращение (запрос) должен излагаться последовательно и содержать исчерпывающую информацию на все поставленные в обращении (запросе) вопросы.
3.19. Подготовленный проект исходящего документа по обращению (запросу) подписывается должностным лицом, в адрес которого поступило обращение (запрос), либо уполномоченным им лицом.
Документы по обращениям (запросам), поступившим в адрес председателя областной Думы и его заместителей, председателей и заместителей председателей комитетов и постоянной комиссии областной Думы, передаются исполнителями для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан.
3.20. Исходящие документы передаются для отправки в ОКД областной Думы.
Исходящие документы, предназначенные для отправки на адрес электронной почты заявителя (пользователя информацией), сканируются и направляются заявителю (пользователю информацией) в виде электронных копий сотрудником отдела по работе с обращениями граждан либо помощником депутата областной Думы.
3.21. Обращения (запросы) и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с Инструкцией по работе с документами в Тюменской областной Думе и хранятся в течение срока полномочий депутатов в отделе по работе с обращениями граждан (обращения (запросы), рассмотренные председателем областной Думы и его заместителями, председателями и заместителями председателей комитетов и комиссии областной Думы) и в приемных депутатов областной Думы (обращения, рассмотренные депутатами областной Думы).
Каждое обращение (запрос) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.
3.20. Экспертиза ценности документов, оформление документов и дел к уничтожению либо для передачи на хранение в Государственный архив Тюменской области осуществляется в соответствии с Инструкцией по работе с документами в Тюменской областной Думе.
Экспертиза ценности поступивших в адрес депутата обращений вместе с документами по их рассмотрению, а также их оформление для уничтожения либо передачи на хранение в Государственный архив Тюменской области и муниципальные архивы осуществляется заблаговременно, но не позднее двух недель до окончания срока полномочий депутата областной Думы и только с согласия депутата.
