XXXVIII. Взаимодействие с источниками комплектования

38.1. Архив совместно с организациями-источниками комплектования архива рассматривает, готовит к согласованию инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций-источников комплектования архива⁵⁴.

Архив участвует в работе экспертных комиссий организаций- источников комплектования архива⁵⁵.

Архив по поручению соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела участвует в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов⁵⁶ в организациях-источниках комплектования архива.

Архив оказывает организациям и гражданам методическую помощь, в том числе на договорной основе:

в организации работы с документами в делопроизводстве и формировании дел;

по экспертизе и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение; по упорядочению документов, в том числе по личному составу; по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций;

в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

XXXIX. Система справочно-поисковых средств

39.1. Система справочно-поисковых средств архива включает архивные справочники на бумажном носителе и (или) в электронном виде:

обязательные - описи дел, документов, путеводитель или краткий справочник по фондам (для государственного архива), краткий справочник по фондам (для муниципального архива, музея, библиотеки, научной организации), каталоги (при нефондовой организации аудиовизуальных документов);

вспомогательные (необязательные) - каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники, в том числе поступившие в архив из источников комплектования. Состав вспомогательных архивных справочников архив определяет самостоятельно.

39.2. Архив размещает информацию о составе справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, доступ к которым не ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, в читальном зале, а также в информационно-телекоммуникационных сетях.

XL. Общие требования к описанию архивных документов

40.1. Описание архивных документов проводится на уровнях - архивный фонд, единица хранения (единица учета), - которые являются обязательными (основными).

Возможно описание архивных документов на дополнительных уровнях: группа архивных фондов, опись, структурная часть описи (раздел, подраздел), группа единиц хранения (единиц учета), комплект, группа архивных документов, архивный документ, часть архивного документа.

40.2. Описание архивных документов проводится на государственном языке Российской Федерации.