IV. Реестр расходов и подтверждающие документы

14. Расходы, указанные в реестре расходов, группируются по статьям (пунктам, подпунктам) сметы расходов, приложенной к Соглашению.

15. Каждая операция по расходованию средств субсидии должна быть отражена в реестре расходов отдельной строкой.

16. Последовательность прилагаемых подтверждающих документов должна соответствовать последовательности их отражения в реестре расходов.

17. Подтверждающими документами являются:

Виды расходов	Представляемые документы в составе отчетности
Расходы по оплате услуг (труда) специалистов по оказанию (выполнению) услуг (работ) в рамках проекта	1) по приглашенным специалистам: копия договора на оказание услуг (выполнение работ) и копия акта о приеме оказанных услуг (выполненных работ); 2) по штатным специалистам: штатное расписание, табель или копия приказа на оплату услуг (работ) и копия отчета об оказанной услуге (выполненной работе); 3) копии документов, подтверждающих оплату услуг (работ) (ведомости, платежные поручения); 4) копии платежных поручений на перечисление страховых взносов и НДФЛ. Важно! НКО вправе в соответствии со сметой привлекать третьих лиц к реализации мероприятий проекта по гражданско-правовым договорам, в которых эти лица могут выступать в качестве поставщиков товаров, исполнителей работ и услуг (далее – Контрагенты). Контрагентами признаются юридические и физические лица, не состоящие в трудовых отношениях с НКО. Привлечение третьих лиц для реализации мероприятий проекта не освобождает НКО от ответственности перед Министерством за ненадлежащее исполнение Соглашения. Дата заключения гражданско-правового договора на оказание услуг не должна быть ранее даты заключения Соглашения с НКО, дата окончания действия гражданско-правового договора – не позднее даты окончания Соглашения с НКО. В договоре в обязательном порядке должны быть указаны все виды услуг, работ по проекту с последующим отражением их в акте выполненных работ
Расходы по аренде помещения, оборудования	1) копия договора и/или счета на аренду (с расчетом почасовой оплаты, указанием объекта аренды, включая технические характеристики, срока и общей стоимости аренды); 2) копия счета-фактуры, акта приема оказанных услуг; 3) копия документов, подтверждающих оплату услуг по аренде. Важно! В примечании указывается количество квадратных метров арендуемого помещения. Объем арендуемого помещения должен соотноситься с параметрами проекта (например, количеством сотрудников, участвующих в проекте и т. п.)
Расходы по оплате стоимости услуг по электро-, водо-, тепло- и газоснабжению и прочие эксплуатационные расходы (коммунальные услуги) на содержание арендуемых помещений	1) копии договоров с ресурсоснабжающими организациями, исполнителями эксплуатационных и коммунальных услуг (если договором аренды или субаренды не предусмотрена оплата услуг по счетам, выставляемым арендодателем); 2) копии счетов, актов. Важно! Коммунальные услуги должны соотноситься с площадью арендуемых помещений, участвующих в реализации проекта
Расходы по транспортным услугам	1) копия договора на транспортные услуги с указанием вида транспорта и расчетом стоимости (при наличии); 2) копия счета-фактуры (при наличии); 3) копия акта приема оказанных услуг; 4) копии путевых листов; 5) копии документов, подтверждающих оплату за транспортные услуги; 6) список участников поездки. Примечания: а) в том случае, когда участники мероприятий проекта пользуются междугородним транспортом самостоятельно, должны представляться копии билетов с информацией о маршруте следования, временных промежутках и количестве поездок (в свободной форме на бланке организации); б) в случае пользования личным транспортом должны представляться копия свидетельства о регистрации транспортного средства, документы, подтверждающие расходы на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденные чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства и исходя из расстояния кратчайшего пути следования автомобильным транспортом (даты чеков должны соответствовать периоду поездки на мероприятия проекта)
Расходы по организации питания	1) копия договора на оказание услуг по организации питания; 2) копия счета-фактуры, накладной на отпуск продуктов питания (при наличии), меню из расчета на одного человека; 3) список участников, получивших услуги питания; 4) копии документов, подтверждающих оплату за услуги по организации питания. Примечание: если услуги по питанию невозможно организовать и приобретаются продукты питания (сухой паек), необходимо представить копии следующих документов: - кассового и товарного чеков (с указанием наименования продуктов, количества, цены); - акта о списании продуктов питания; - меню из расчета на одного человека; - списка участников, получивших питание
Расходы по проживанию	1) копия договора и/или счета с указанием списка проживающих, срока и стоимости проживания; 2) копия счета-фактуры (при наличии); 3) копия акта оказанных услуг; 4) список проживающих с указанием номера комнаты и количества суток пребывания
Расходы по приобретению материальных запасов (канцтоваров, расходных материалов, цветов на оформление зала для реализации проекта)	1) копия договора купли-продажи (поставки) (при наличии); 2) копия счета-фактуры, товарной накладной (товарно-транспортной накладной) или копия товарного чека; 3) акт о списании товаров; 4) копии документов, подтверждающих оплату
Расходы на приобретение основных средств, необходимых для реализации проекта в рамках уставной деятельности некоммерческой организации	1) копия договора купли-продажи (поставки); 2) копия счета-фактуры, товарной накладной (товарно-транспортной накладной); 3) копия акта приема-передачи групп объектов основных средств; 4) копия инвентарной карточки учета основных средств; 5) копии документов, подтверждающих оплату. Важно! Основные средства не могут приобретаться для третьих лиц, муниципальных и государственных учреждений и других организаций. Основные средства ставятся на баланс некоммерческой организации
Расходы на приобретение призов, подарков, сувениров	1) копия договора купли-продажи (поставки); 2) копия счета-фактуры, товарной накладной (товарно-транспортной накладной) или копия товарного чека; 3) копии документов, подтверждающих оплату; 4) копии документов, подтверждающих выдачу призов, подарков, сувениров участникам мероприятия
Услуги связи (почтовые услуги, услуги мобильной, междугородней и международной связи)	1) копии договоров об оказании услуг связи; 2) копии счетов, актов; 3) копии авансовых отчетов, кассовых чеков, квитанций. Важно! Необходимо указать в комментариях к смете необходимость и обоснованность оплаты услуг связи в рамках реализации проекта. Оплата услуг мобильной связи допускается в размере, не превышающем 500 рублей в месяц
Расходы на издание сборников, брошюр, буклетов	1) дополнительно к обычному пакету отчетных документов (копии договора, товарной накладной (акта приема-передачи), документов по оплате) представляется оговоренное в Соглашении количество экземпляров изданного сборника, брошюры или буклета, но не менее 10; 2) в случае реализации Соглашения на допечатную подготовку рукописи, исполнитель обязан представить оригинал-макет издания (в электронном виде). Важно! Все печатные издания и готовящаяся к выпуску продукция в рамках проекта в обязательном порядке согласовывается с Министерством на всех этапах подготовки. НКО во всех своих информационных материалах, в том числе издаваемых и размещаемых в средствах массовой информации и в сети Интернет, а также во всех иных подготовленных материалах или составленных им документах, в которых будет упоминаться проект, указывает, что проект реализуется за счет средств субсидии из бюджета Республики Карелия, выделенной Министерством
Расходы на проведение мониторингов (социологических исследований)	Дополнительно к обычному пакету отчетных документов по Соглашению представляется программа проведения мониторинга и итоговые аналитические материалы (в бумажном (2 экз.) и электронном виде), сброшюрованные и пронумерованные
Изготовление рекламной продукции (рекламные щиты, таблички, указатели и т.п.)	Дополнительно к обычному пакету отчетных документов по Соглашению представляются фотографии изготовленной продукции. Важно! Вся выпускаемая рекламная продукция в рамках проекта в обязательном порядке согласовывается с Министерством на всех этапах подготовки