Информационная система электронного документооборота

Работа с документами с системе электронного документооборота в Территориальном органе Федеральной службы государственной статистики по Кировской области (далее – Кировстат) осуществляется для унификации технологии обработки документов (создания, хранения, преобразования и отображения электронных документов, использования) в информационной системе электронного документооборота (далее - СЭД), действующей в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Федеральной службы государственной статистики (далее – Росстат).

Регламент регистрации входящих и исходящих документов средствами СЭД Росстата определяет порядок регистрации корреспонденции, поступающей из центрального аппарата Росстата, других территориальных органов Росстата, сторонних организаций и физических лиц, а также порядок регистрации и отправки документов через СЭД.

Регламент содержит порядок и требования к действиям сотрудников структурных подразделений Кировстата в рамках выполнения в СЭД Росстата следующих процессов:

1) регистрация документов, поступивших в Кировстат независимо от способа поступления, типа носителя и категории корреспондента;

2) регистрация исходящих документов в центральный аппарат Росстата, территориальные органы Росстата и сторонние организации;

3) отправка документов в центральный аппарат Росстата и территориальные органы Росстата.

Требования обязательны для применения сотрудниками Кировстата, являющимися участниками описанных в регламенте процессов.

Переписка средствами СЭД Росстата ведётся c обязательным приложением скан-образов документов и документов в электронном виде.

1. Порядок регистрации в СЭД входящих документов

Документы могут поступать в Кировстат от различных категорий корреспондентов:

1) центральный аппарат Росстата (Росстат и ГМЦ Росстата);

2) территориальные органы Росстата (ТОГС);

3) сторонние организации;

4) физические лица.

Входящие документы из центрального аппарата Росстата и других территориальных органов Росстата, поступившие через СЭД, регистрируются автоматически.

Входящие документы из центрального аппарата Росстата, других территориальных органов Росстата, поступившие из других источников (почта России, экспресс-доставка, электронная почта и др.), подлежат обязательной регистрации в СЭД.

Входящие документы сторонних организаций, содержащие информацию по первичным статистическим данным, размещаются в БГДК и в СЭД не регистрируются.

Входящие документы, поступившие от физических лиц, подлежат обязательной регистрации в СЭД, если они относятся к категории «Обращения граждан».

Входящие документы, поступившие по системе СЭД, общей электронной почте и на бумажном носителе, регистрируются на рабочих местах специалистов административного отдела Кировстата.

Действия руководителей структурных подразделений Кировстата по формированию отчётов по поручения на исполнение входящих документов:

1) исполняют поручение по входящему документу (вне системы СЭД). При необходимости создают исходящий документ и регистрируют его в СЭД.

2) формируют отчёт по поручению. Если в качестве исполнения поручения был зарегистрирован в СЭД и отправлен исходящий документ, в отчёте по поручению обязательно указывается ссылка на подготовленный исходящий документ.

2. Порядок регистрации в СЭД и отправки исходящих документов

2.1. Обязательной регистрации и отправке средствами СЭД подлежат исходящие документы в центральный аппарат Росстата (Росстат и ГМЦ Росстата) и территориальные органы Росстата (ТОГС).

2.2. Исходящие документы, направляемые сторонним организациям, подлежат обязательной регистрации в СЭД, если адресаты относятся к следующим категориям:

5) Глава (Губернатор) субъекта РФ, Правительство (Администрация) субъекта РФ;

6) исполнительные органы государственной власти субъектов РФ;

7) законодательные органы государственной власти субъектов РФ;

8) органы местного самоуправления;

9) Полномочный представитель Президента РФ в федеральном округе, аппарат Полномочного представителя Президента РФ в субъекте РФ;

10) территориальные органы федеральных органов государственной власти, государственных внебюджетных фондов;

11) учреждения Банка России;

12) территориальные организации профсоюзов.

2.3. Исходящие документы, направляемые физическим лицам, подлежат обязательной регистрации в СЭД, если они являются ответом на «Обращения граждан».

2.4. Обязательной регистрации в СЭД подлежат следующие виды исходящих документов:

13) ответ на входящий документ, зарегистрированный в СЭД;

14) исходящий документ, оформленный на официальном бланке Кировстата и подписанный руководством Кировстата.

2.5. Не подлежат регистрации в СЭД следующие категории исходящих документов:

15) ответы на запросы, связанные с корректировкой первичных статистических данных;

16) запросы, связанные с работой программных комплексов по обработке статистической информации;

17) текущая переписка по вопросам деятельности структурных подразделений Кировстата.

2.6. Исходящий документ готовится и регистрируется в СЭД специалистами структурных подразделений Кировстата. Структурные подразделения выполняют следующие процедуры:

1) Формируют в СЭД карточку исходящего документа, заполнив все обязательные поля. В поле «Адресат» указываются все адресаты системы Росстата, которым должен быть отправлен исходящий документ.

2) Вкладывают в карточку электронные версии документа и всех приложений. Для документов, направляемых в сторонние организации, в реквизитах исполнителя (в левом нижнем углу письма) в строке после названия отдела указывается индекс дела, в которое подшивается отправляемый документ.

3) Отправляют документ средствами СЭД на согласование и подписание руководством Кировстата.

4) После получения сообщения о подписании исходящего документа руководством Кировстата проставляют на оригинале документа дату и номер, сформированные средствами СЭД.

5) Представляют оригинал документа на подпись руководству Кировстата.

6) Сканируют оригинал документа и размещают скан-образ и (при необходимости) дополнительные файлы в папке TOWEB\!СЭД\<текущий месяц><номер документа из СЭД>.

3. Регистрация в СЭД должностных регламентов

Действия руководителей структурных подразделений Кировстата по подготовке должностных регламентов к регистрации в СЭД:

1) разрабатывают и подписывают должностные регламенты вне системы СЭД;

2) сканируют подписанные оригиналы должностных регламентов со следующими параметрами: тип файла - pdf, режим – чёрно-белый, разрешение – 300 точек на дюйм, размер файла – не более 10 Мб;

3) размещают электронные версии должностных регламентов в папке G:\Приемная\АДМ-отдел\<номер отдела>.

4) Специалисты административного отдела Кировстата регистрируют в СЭД должностные регламенты.

Контроль исполнения положений настоящего Регламента возлагается на специалистов административного отдела Кировстата.