Электронный документооборот

 

Документ понимается как материальный объект с зафиксированной на нём информацией, оформленный по определённым правилам, заверенный в установленном порядке и предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Основное свойство документов – наличие реквизитов.

В организации должен существовать один канал поступления входящих документов, даже если приём документов построен по распределённой схеме. Кроме входящих существуют и другие виды документов. Укрупнёно выделяют три основных вида документов: входящие, исходящие и внутренние.

Все циркулирующие в организации документы обладают уникальным регистрационным номером. Любая бумага, не имеющая регистрационного номера, не является документом. Документы содержат такие сопутствующие атрибуты, как: даты и подпись, контрольный срок исполнения и контролирующее лицо и др.

Совокупность документов, оформленных по единым правилам, называется документацией. Документация делится на нормативно-справочную, конструкторскую, проектную, проектно-сметную, техническую, технико-экономическую, эксплуатационную и др.

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (документооборот). Система делопроизводства если не стимулирует, то, по крайней мере, заставляет служащих работать вместе.

 

выделяют три фундаментальных понятия:

Маршруты – пути, по которым следуют документы, информация и задания от стадии инициализации до завершения процесса. Маршрутизация может быть простой и последовательной, а так же сложной с включением соединений или разрывов, параллельной или итеративной маршрутизации (организация циклов).

Правила – процедуры, задающие выполнение каждого шага в ходе процесса. Правила определяют условия поэтапного выполнения работ в процессе делопроизводства.

Роли – обязанности людей на каждом этапе процесса делопроизводства.

 

В крупной организации типовые сроки хранения документов составляют: один и три года, пять, 10, 30 и 50 лет. По истечении срока хранения дела в государственных организациях, оно передаётся из архива конкретной организации на хранение в государственный архив. Для частных организаций дела по истечения срока их хранения уничтожаются или передаются в собственные архивы. Данные процессы оформляется соответствующими актами.

С целью решения задач управления деловыми процессами в организациях используют автоматизированные системы обработки документов. С их помощью в организациях функционируют электронные документы, организуются электронный документооборот, контроль выполнения заданий, загрузка сотрудников и др.

Электронный документ может быть изначально создан в электронном виде или введён в автоматизированную систему путём оцифровки традиционного документа. Разновидностью систем поддержки принятия решений можно считать системы документооборота и документационного обеспечения управления (ДОУ).

Электронный документооборот – это электронный обмен деловыми документами между автоматизированными системами различных организаций в стандартизованной форме. Система электронного документооборота позволяеи обрабатывать неструктурированные данные (письма, приказы, отчёты, инструкции и т.д.).

Полностью отказаться от бумажных документов пока невозможно по причинам, главным образом, юридического характера, поэтому компьютерные системы делопроизводства должны позволять работать с электронными документами и электронными версиями бумажных документов.

Основой любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

 

Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска по: атрибутам, ключевым словам и полному содержанию текста на основе индекса.

Системы, связанные с делопроизводством, обычно являются учётно-аналитическими АИС. Важным аспектом в них является возможность определять достоверность документа, то есть наличие удостоверяющих его специальных реквизитов, одним из которых является электронная цифровая подпись.

 

Электронная цифровая подпись (англ. «Electronic digital signature») – это реквизит электронного документа, предназначенный для придания ему статуса документа и защиты от подделки.

Она получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

 

Для массового ввода однотипных документов используют электронные формы, обеспечивающие структуризацию документа за счёт выделения частей текста и добавления полей (атрибутов). Такая технология позволяет упростить заполнение документов и выполнять необходимые вычисления. Информация в организацию может поступать путём импорта файлов с электронных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).

В электронном документообороте используют специализированные системы:

· управления документами;

· автоматизации деловых процедур;

· обработки изображений документов

· оптического распознавания символов (OCR) и др.

При коллективной работе для разрешения конфликтов совместного использования ресурсов, санкционирования доступа по идентификаторам и паролям, защиты информации с помощью прав доступа важно иметь возможность использования соответствующих блокировок. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Технологии Workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных организациях, и обеспечивают поддержку многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно при чёткой структуризации выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

 

Контрольные вопросы

2. Какие основные атрибуты содержат любые документы?

5. Дайте классификацию документов по их направленности.

7. Дайте определение терминам «Делопроизводство» и «Документооборот».

9. В чем заключаетсяосновной принцип документооборота?

12. Что представляет собой система электронного документооборота?

14. Дайте определение понятия «Электронная цифровая подпись».