Теоретичні відомості

Бази даних можуть містити тисячі і десятки тисяч записів.

Типову задачу опрацювання даних формулюють так: серед записів відшукати в БД ті, які задовольняють деякий критерій (умову) і вивести їх на екран, папір чи створити з них іншу таблицю.

Для відшукання потрібних даних використовують команду Знайти, а також фільтри і запити.

Команда Редагувати → Знайти дає змогу відшукати записи у великій таблиці за деякою нескладною умовою пошуку у всій базі чи в конкретному полі.

Фільтри застосовують у випадку нескладних умов пошуку і виведення даних на екран чи папір. На відміну від команди Знайти тут зайві записи не висвітлюються. Є три типи фільтрів: фільтр за вибраним, фільтр за формою і розширений фільтр. Доступ до команд роботи з фільтрами можна отримати одним з трьох способів:

1) виконати команду основного меню Запис → Фільтр;

2) виконати команду з контекстного меню;

3) скористатися кнопками команд на панелі інструментів:

Ø Фільтр за вибраним ;

Ø Змінити фільтр (фільтр за формою) ;

Ø Розширений фільтр;

Ø Застосувати/Вилучити фільтр .

Як користуватися кнопками, ви дізнаєтесь, виконуючи роботу. Під час експериментів застосовуйте команду-кнопку Відмінити фільтр, щоб повернути початкове відображення таблиці.

Для шукання даних користувач будує умови: прості і складені.

Прості умови – це числа, тексти, вирази, математичні співвідношення, що описують критерій шукання даних у заданому полі. Розглянемо приклади простих умов:

· для числових полів: =5 або 5, >3, <=5, <>3 (не 3);

· для текстових полів: “Артист” або Артист, Like[А–Г] – прізвища, які починаються на А, Б, В, Г; Like “Ар*” або Ар* – слова, які починаються на Ар; 69???? – шестизначні номери телефонів, які починаються на 69, тощо;

· для полів типу дати: 21/4/85 або 21.4.85, <date() – усі дати до вчора включно, оскільки date() має значення сьогоднішньої дати.

Умови записують відповідно до правил мови SQL (Structured Query Language).

Складені умови – це умови, це умови побудовані з простих за допомогою логічних операцій not (не), and (і), or (або). Наприклад, not 2; between 3 and 5; 3 or 4 or 5; Таня or Іра; between date()–30 and date() – дати за минулі 30 днів від сьогоднішньої, between 21/4/99 and 21/5/99 – між двома датами.

У конструкторах фільтрів і запитів умови вводять у рядок умов. Умови, які стосуються різних полів і мають сполучник (логічну операцію) “і”, записують в одному рядку конструктора умов. Умови, які стосуються одного поля і мають сполучник “або”, розташовують одну під одною.

Запит – це засіб відшукання записів, перетворення таблиць і створення на їхній основі нових таблиць. На відміну від фільтра запит є структурним елементом бази даних, що має назву, яка поміщається на закладку Запити головного вікна БД.

Розрізняють декілька типів запитів. Найпростішим є звичайний запит (інша назва запит на вибірку), який відображає на екрані вибрані з БД записи. Ці запити не змінюють таблиці БД.

Для створення нової таблиці, що міститиме вибрані записи, внесення змін у таблиці (доповнення, оновлення, вилучення архівування записів, створення обчислювального поля тощо) використовують запити на перетворення (на внесення змін, на виконання дії з таблицею, action queries).

Запит створюють вручну в режимі конструктора або за допомогою майстра запиту на базі деякої таблиці чи декількох таблиць, яку/які додають до запиту.

Щоб створити запит вручну, треба виконати таку послідовність команд, стартуючи з головного вікна бази даних:

Вікно БД → Запити → Створити → Конструктор → ОК → Додають таблицю, наприклад, Оцінки → Закривають вікно Додати таблицю.

Отримують вікно (бланк) конструктора запитів, яке потрібно буде заповнити. Конструювання запиту складається з декількох етапів.

1. Рядок Поле містити-ме назви полів, які користувач хоче відо-бразити у запиті. Щоб заповнити цей рядок, у вікні таблиці Оцінки вибирають усі чи потрібні поля і перетягують їх у ря-док Поле на бланку. Інший спосіб: рядок Поле заповнюють, клацнувши у ньому і вибравши назву кожного поля з запропонованого списку.

2. Задають, якщо потрібно, режим упорядкування записів (методом вибору режиму зі списку) і режим відображення полів на екрані.

3. Вводять умови пошуку в рядок умов.

4. Щоб запустити запит на виконання, виконують команди Запит → Запуск чи натискають на кнопку запуску, на якій намальовано знак оклику (!).

5. Для редагування запиту треба повернутися в режим конструктора.

6. У разі потреби змінюють тип запиту командою з меню Запит → Вибирають потрібний тип з запропонованого списку.

7. Коли запит готовий, закривають конструктор зі збереженням запиту з деякою назвою у файлі БД.

Загальна схема роботи з запитами на внесення змін така:

1) виконують звичайний запит на вибірку записів;

2) змінюють тип запиту, наприклад, на створення нової таблиці;

3) запускають запит на виконання – буде створена нова таблиця з відібраними записами.

Окрім згаданих вище, є й інші типи запитів: перехресний, результат роботи якого нагадує зведену електронну таблицю; на виявлення записів, що повторюються; на виявлення записів, що не мають підпорядкованих записів у деякій іншій таблиці (наприклад, такий запит, застосований до таблиць Оцінки і Телефони, дає змогу отримати список студентів, які не мають телефонів).

Створення запитів за допомогою конструктора називається технологією QBE (Query By Example). Створивши QBE-запит, можна ознайомитися з його SQL-кодом, натиснувши на кнопку з написом SQL.

 

Хід роботи № 12.