Практическая работа 8

Документальное оформление и отражение в учете расчетов с подотчетными лицами

Цель работы:	освоение порядка составления авансового отчета, усвоение порядка отражения на счетах расчетов с подотчетными лицами
Оснащение:	бланк авансового очета (АО-1), бланк журнала-ордера № 7, план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации

Теоретический материал темы

Подотчетными лицами являются работники предприятия, по­лучившие авансом наличные суммы денежных средств на предсто­ящие хозяйственные, командировочные и представительские рас­ходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководите­лем предприятия. Выдача денег на хозяйственные нужды произво­дится в пределах утвержденной сметы по заявлению работника, в котором указывается целевое назначение подотчетной суммы.

Размер выдачи денежных средств на расходы, связанные со слу­жебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда в оба конца, су­точных и расходов по найму жилого помещения.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные и хозяй­ственные расходы производится из кассы предприятия и оформля­ется выпиской расходного кассового ордера.

В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет (форма № АО-1) об израс­ходованных суммах, который вместе с командировочным удостове­рением и первичными документами, подтверждающими расходы (билеты, счета и др.), сдается в бухгалтерию.

После проверки бухгалтером авансового отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ командированному работнику возмещаются:

• расходы на проезд;

• расходы по найму жилого помещения;

• суточные расходы и др.

Расходы на проживание включаются в себестоимость продук­ции, работ, услуг в размерах фактических затрат, подтвержденных первичными документами (счет гостиницы). При отсутствии таких документов затраты на эти цели возмещаются в сумме, которую утвердил руководитель организации.

Минимум, который нужно возместить сотруднику, составляет в настоящее время 12 руб. в сутки.

Суточные выплачиваются в размерах, утвержденных внутренни­ми распорядительными документами организации (коллективным договором, Положением о командировках), и в бухгалтерском учете полностью относятся на счета учета затрат.

Хозяйственные расходы подтверждаются счетами, чеками магази­нов и другими документами, удостоверяющими оплату подотчетным лицом канцелярских и других хозяйственных принадлежностей.

Если произведенные расходы документально не подтверждены, но предусмотрены в смете, составляется акт, в котором перечисля­ются произведенные расходы. Акт утверждается руководителем пред­приятия, и в целях бухгалтерского учета указанные в нем суммы включаются в себестоимость.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру.

Расходовать выданные под отчет суммы можно только по назна­чению. Передача подотчетных сумм одним лицом другому запреща­ется. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу.

Для учета расчетных взаимоотношений с подотчетными лицами в Плане счетов предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными ли­цами». Счет является активно-пассивным, сальдо которого отража­ет сумму задолженности подотчетных лиц предприятию по дебету или сумму невозмещенного перерасхода по кредиту счета. По дебе­ту счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные суммы под отчет на основании расходных кассовых орде­ров, по кредиту — суммы, израсходованные согласно авансовым отчетам и сданные (неиспользованные) по приходным кассовым ордерам.

При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражаются в журнале-ордере №7. Это комбинированный регистр, сочетающий синтетический и аналитический учет с линейной формой записи. Это означает, что для каждой выданной под отчет суммы отводится в журнале-ордере только одна строка, по которой отражается: сум­ма, выданная под отчет, израсходованные суммы на основании аван­сового отчета, денежные средства, выданные в возмещение пере­расхода, и сдача в кассу неиспользованных сумм.

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются рас­ходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет; авансовые отчеты на израсходованные суммы; приходные или расходные кас­совые ордера — на расхождение в суммах полученных и израсходо­ванных.

Порядок выполнения работы

Задание 1.

Составить и обработать авансовый отчет № 1 от 3.01.20__г. главного инженера ООО «Луч» Миронова М. В.

Исходные данные.

К авансовому отчету Миронова М. В. приложены:

- командировочное удостоверение;

- авиабилеты Ростов — Москва, Москва — Ростов стоимо­стью 8 000 руб. каждый (НДС в том числе);

- счет за проживание в гостинице с 27 по 30 декабря 20__г., стоимостью 890 руб. в сутки (в счете выделена сумма НДС отдельной строкой), есть счет-фактура.

24 декабря Миронову М. В. выдан аванс 20 500 руб.

 

Задание 2.

Составить и обработать по приведенным данным авансовый отчет № 2 от 15 января 20__ г. инженера ООО «Луч» Орлова С.В.

Исходные данные.

К авансовому отчету № 2 приложены следующие документы:

- командировочное удостоверение о командировке в г. Вол­гоград, в котором указано:

выбытие из Ростова 8 января 20__   г.;

прибытие в Волгоград 9 января 20__г.;

выбытие из Волгограда 12 января 20__г.;

прибытие в Ростов 12 января 20__ г.;

- железнодорожный билет Ростов — Волгоград стоимостью 1 400 руб.,

- авиабилет Волгоград — Ростов стоимостью 3 500 руб.;

- счет за проживание в гостинице с 9 по 12 января 20__г. по 750 руб. в сутки (НДС в том числе), счет за служебные теле­фонные разговоры — 1 292 руб. (НДС в том числе).

Аванс на командировку выдан 6 января в сумме 9 500 руб.

 

Задание 3.

Составить и обработать по приведенным данным авансовый отчет № 3 от 20 января 20__ г. завхоза ООО «Луч» Тереховой Т. В.

Исходные данные.

К авансовому отчету № 3 приложены следующие документы:

- товарный чек и чек контрольной кассовой машины (ККМ) магазина № 12 на канцтовары на сумму 150 руб.;

- товарный чек и чек ККМ магазина № 17 за краску на сум­му 460 руб.;

- товарный чек и чек ККМ за комплект бухгалтер­ских документов 70 руб.

Аванс на хозяйственные расходы выдан 16 января 20__г. в сумме 700 руб.

 

Задание 4.

Открыть журнал-ордер № 7 и отразить в нем остатки по незаконченным расчетам с подотчетными лицами ОАО «Станкостроитель» на 1 апреля, операции за апрель 20__ г.

Исходные данные.

1. Выписка остатков по счету «Расчеты с подотчетными лицами» на 1 апреля 20__ г.

Фамилия И.О.	Должность	Порядковый номер записи	Дата воз-никновения задолженности	Сумма, руб.
				Дебет	Кредит
Воронцов В.В.	инженер	10	28.03	1800
Бабкин Б.Н.	экспедитор	11	-		9
Волкова В.А.	зав. канцел.	12	30.03	15
Итого:				1815	9

 

2. Хозяйственные операции за апрель 20__ г.

 

№	Содержание операции	Сумма (руб., коп.)
		частная	общая
1	2	3	4
1.	Выдано 2 апреля под отчет по расходным кассовым ордерам: № 113 — экспедитору Бабкину Б. И. №115 — инженеру Гарину Г. Н. № 16 — начальнику цеха № 1 Дроздову Д. В.	300-00 1500-00 2200-00	4000-00
2.	Принято 5 апреля по приходному кассовому ордеру № 70 от заведующей канцелярией Волковой В. А. остаток подотчетных сумм		15-00
3.	Выдано 9 апреля под отчет по расходным кассовым ордерам: № 131 — экспедитору Егорову Е. В. № 133 — зав. канц. Волковой В. А.	250-00 100-00	350-00
4.	Списывается по утвержденным 9 апреля авансовым отчетам:		2490-00
	№ 18 — начальника цеха № 1 Дроздова Д. В. на расходы по содержанию помещения цеха	2212-00
	№ 19 — экспедитора Бабкина Б. Н. на расходы по доставке основных материалов на склад	278-00
5.	Списывается по утвержденным 15 апреля авансовым отчетам:
	№ 20 — инженера Воронцова В. В. на расходы по командировке по делам фирмы № 21 — инженера Гарина Г. Н., то же № 22 — зав. канц. Волковой В. А. на канцелярские расходы № 23 — экспедитора Егорова Е. В. на расходы по доставке материалов на склад по содержанию помещения цеха № 1	1855-00 1469-50 196-00   158-00 280-00	3958-50
6.	Выдано 16 апреля под отчет по расходным кассовым ордерам:  № 145 — Дроздову Д. В. — перерасход по отчету № 18 № 146 — Воронцову В. В. — то же по отчету № 20 № 147 — инженеру АХО Лаврову Л.В, на командировочные расходы	12-00 55-00 1700-00	1767-00
7.	Приняты 17 апреля остатки подотчет­ных сумм по приходным кассовым ордерам: № 81 — от Бабкина Б. Н. - по авансовому отчету № 19 № 82 — от Гарина Г. Н. - по авансовому отчету № 21	13-00 30-50	43-50
8.	Списывается по утвержденному 27 апреля отчету № 24 инженера АХО Лаврова Л. В. на командировочные расходы		680-00

 

Содержание отчета:

1. Авансовые отчеты № 1, 2, 3.

2. Журнал хозяйственных операций за апрель 20__ г.

3. Журнал-ордер № 7.

 

Контрольные вопросы:

1. Обоснуйте необходимость ведения расчетов через подотчетных лиц.

2. Назовите основные документы, которые используются при оформлении служебных командировок.

3. В какой срок работник обязан отчитаться за подотчетные суммы?

4. Дайте характеристику счета, предназначеннго для учета расчетов с подотчетными лицами.