Оформление составных документов

Большие по содержанию текстовые документы обычно имеют сложную иерархическую структуру, включающую части, главы, разделы, подразделы.

Заголовки разбивают текст на отдельные части, выносятся в оглавление и определяют структуру документа. После создания заголовков в тексте, Word автоматически может построить содержание, произвести нумерацию заголовков и пр. На рисунку 11 показан пример иерархической (многоуровневой) структуры текстового документа.

Рис. 11. Пример структуры текстового документа

Структуру показанную на рисунке 11 можно представить следующим образом: части – это заголовки первого уровня, главы – заголовки второго уровня, пункты – заголовки третьего уровня. Для перечисленных уровней в Word следует применять следующие стили:

· Обычный для основного текста документа;

· Заголовок1для заголовков первого уровня;

· Заголовок2 для заголовков второго уровня;

· Заголовок3 для заголовков третьего уровня.

Применяются эти стили следующим образом: в начале работы над документом осуществляется настройка стилей в соответствии с требованиями. Затем перед вводом абзаца текста устанавливается нужный стиль текущим. Под абзацем следует понимать не только части основного текста, но и заголовки. Если уже есть текст с заголовками, следует:

1. Просмотреть текст, определить в нем заголовки и поместить их в отдельные абзацы.

2. Применить стили:

· к абзацам с заголовками – стили заголовков;

· к абзацам с основным текстом – стиль Обычный.

Для того, чтобы добавить автоматическую нумерацию заголовков, которые оформлены с использованием встроенных стилей (Заголовок1, Заголовок2 и т.п.) необходимо:

· установить курсор на любой заголовок;

· нажать на кнопку Многоуровневый список (см. рис. 12),

· расположенной на вкладке Главная в подгруппе Абзац;

Рис. 12. Кнопка Многоуровневый список

· среди списков будут списки, которые в строках содержат Заголовок1, Заголовок2 и т.п.

· если есть подходящий по формату список, нажимаем на него.

Если ни один из форматов не подошел:

· выбрать наиболее близкий по оформлению;

· повторно нажать кнопку Многоуровневый список;

· выбрать команду Определить новый многоуровневый список;

· в открывшемся диалоге настроить формат списка нужным образом.

После выполнения этих действий у всех заголовков появятся соответствующие номера. В случае если у некоторых заголовков номер ставить не нужно, следует в выделить этот заголовок, и в контекстном меню выбрать команду Нумерация, в открывшемся подменю выбрать команду Нет. Если в тексте такие заголовки встречаются часто, то можно создать дополнительно стиль с нужным уровнем, но не имеющем нумерацию.

Рис. 13. Настройка списков

В случае если в текстовом документе заголовки оформлены с использованием стилей Word позволяет автоматически генерировать оглавление. Оглавление содержит заголовки и номера страниц, на которых они расположены. Для добавления оглавления необходимо:

· поместить курсор на то место где должно появиться оглавление;

· во вкладке Ссылки на панели инструментов Оглавление нажать кнопку Оглавление;

· выбрать любой понравившийся вариант оформления, например Автособираемое оглавление 1 (см. рис. 14);

Рис. 14. Форматирование оглавлений

Таким образам добавиться оглавление. Если в процессе расположение заголовков поменялось или добавились новые, то можно выполнить обновить оглавление. Для этого необходимо нажать правой кнопкой на построенном оглавлении и в контекстном меню выбрать Обновить поле, затем - Обновить целиком. После этого Word автоматически подставит новые номера страниц и добавит новые заголовки в содержание, если они были добавлены в тексте. Для добавления нового пункта в оглавление требуется добавить новый заголовок в тексте. Для удаления пункта нужно – изменить стиль соответствующего заголовка в тексте на Обычный.

Если в оглавление ошибочно попал сторонний текст, то необходимо изменить формат текста, который соответствует этим пунктам. Для этого необходимо с использованием команды Очистить формат (рис. 15).