Информационное обеспечение процесса

Аттестации персонала

Главные функции процесса управления персоналом в РОНО, реализу­емые на разных уровнях системы управления учреждения - выработка решений и контроль их исполнения. Именно необ­ходимость обеспечения выполнения этих функций дает возмож­ность рассматривать управление персоналом как информацион­ный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.

Процесс оценки и аттестации персонала можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуе­мых решений, направленных, в конечном счете, на достижение главной цели процедуры аттестации в муниципальном учреждении организации. Выработка каждо­го из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение процесса оценки и аттестации персонала представляет собой совокупность реализованных решений по объе­му, размещению и формам организации информации, циркулирую­щей в процессе аттестации. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информа­цию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспе­чения (ИО) процесса оценки и аттестации персонала РОНО наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления. Информаци­онное обеспечение процесса оценки и аттестации персонала укрупнено можно подразделить на внемашинное и внутрима­шинное. Такая классификация ИО используется, так как в отделе народного образования имеются средства вычислительной техники (т. е. персональные компьютеры).

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управлен­ческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию. Внемашинная информационная база представляет собой сово­купность сообщений, сигналов и документов в форме, восприни­маемой человеком непосредственно, без применения средств вы­числительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе процесса оценки и аттестации персонала обмен инфор­мацией реализуется в виде движения документов между управля­емой и управляющей системами: от администрации к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (прика­зы, распоряжения, графики аттестации и т.п.); по линии обратной связи - от объекта к администрации - сле­дуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (аттестационные листы). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов. Внутримашинное информационное обеспечение содержит мас­сивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

В последнее время широкое распространение получило использо­вание персональных компьютеров в государственных и муниципальных учреждениях, в том числе в отделе народного образования. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения процесса оценки и аттестации персонала является организация данных в памяти ЭВМ.

Недостатки традиционного подхода организации массивов ин­формации в памяти ЭВМ, при котором разработка информаци­онной базы ориентировалась на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на ин­формацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ори­ентированной базы данных к информационно-ориентированной. Все это привело к новой организации данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляю­щих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по оп­ределенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде не­большого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в сис­теме точной динамической информационной модели объекта уп­равления. В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые со­вместно разрабатывают и используют программы, обобщают по­лучаемые результаты.

В связи с отсутствием электронных вариантов аттестационных документов в РОНО мы предлагаем им создать в памяти ЭВМ базу данных, где будут учитываться оценки за предыдущие периоды, рекомендации, а также отражены личные сведения сотрудников. В дополнение к этому все предложенные нами аттестационные документы должны быть занесены в ЭВМ.

К разработке информационного обеспечения процесса оценки и аттестации персонала мы предъявляем ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машин­ной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информаци­онного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

Основу технического обеспечения процесса оценки и аттестации персонала РОНО составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накоп­ления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники. Решить задачи управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достовернос­тью, в установленные сроки позволяет КТС. Эффективность функционирования процедуры аттестации персонала при исполь­зовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения про­изводительности труда персонала отдела, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-матема­тических методов решения задач управлении на основе более пол­ной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в процессе оценки и аттестации персонала должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала), а улучшением экономических показателей работы учреждения за счет более раци­онaльного управления. Рассматриваемый комплекс должен обладать информацион­ной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям проведения процесса оценки и аттестации персонала; возможностью расширения с целью подключения новых устройств. Исходные данные для выбора технических средств таковы: характеристики задач, предназна­ченных для решения службой управления персоналом; характеристики технологического процесса обработки ин­формации; технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС процесса оценки и аттестации персонала.

Основными характеристиками задач, которые должны учиты­ваться при выборе оборудования в РОНО, являются:

- носители входной и выходной информации (документы, типи­зированные бланки, машинные носители информации и объем входной и выходной информации по указанным но­сителям;

- объемы вычислительных работ;

- сроки выполнения работ при проведении аттестации персонала;

- формы и способы предоставления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и со­став комплектов оборудования, а также: производительность при выполнении технологических операций; надежность работы; со­вместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

Применение средств оргтехники в практике проведения оценки и аттестации персонала связано с выполнением различных опера­ций по обработке документированной информации или же свя­занных с такой обработкой. При этом в сферу обработки поступают текстовая часть документа (структура текста, стиль языка, расчетные формулы и таблицы); внешняя физическая форма (расположение реквизитов, способ нанесения информа­ции, размеры и качество носителя и т.д.). В целях наиболее рационaльного использования данных техни­ческих средств необходимо иметь их классификацию, которая от­ражала бы области их функционального назначения. Основными группами средств оргтехники в РОНО должны быть:

1) носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, фотопленка т.д.); микроносители визу­альной информации; звуконосители; видеоносители информации; магнитные носители для записи кодированной информации;

2) средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; пе­чатающие устройства персональных компьютеров и графопостро­ители; специализированные программные продукты для ПК;

3) средства репрографии и оперативной полиграфии: для фо­токопирования; диазокопирования; электрографического копи­рования; термографического копирования; машины электронно­искрового копирования; ризографического копирования (дупли­каторы); микрографии; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати;

4) средства обработки документов: фальцевальные, перфори­рующие и резательные машины; листоподборочные исортиро­вальные устройства; машины для уничтожения документов (шре­деры); агрегатированные линии для обработки корреспонденции; машины для нанесения защитных покрытии на документы (лами­наторы) и др.;

5) средства хранения, поиска и транспортировки документов: картотеки; шкафы; стеллажи; тележки; пневмопочта и др.;

6) средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта;

7) другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксес­суары.

В последнее время параллельно развитию компьютерной тех­ники бурно развиваются средства коммуникации. Кроме телефон­ной связи, обеспечивающей достаточно совершенную форму диа­лога с помощью телефонных аппаратов, широкое распростране­ние получает система персонального оповещения - система факсимильной связи.

Программное обеспечение в районном отделе народного образования находится на низком уровне, поэтому мы предлагаем заменить Office 2000 на Office 2003, использовать 1С Кадры и программу Консультант плюс совместно с действующей Гарант. Это позволит упростить управленческие процедуры, в том числе и аттестацию.

Наиболее простым средством организации взаимодействия между удаленными абонентами является электронная почта. Вы­сокая скорость передачи информации и надежность (при относи­тельно низкой стоимости услуг) позволяет качественно изменить роль почтовой коммуникации. Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети, ко­торые обычно связывают ПК, находящиеся в одном учреждении. Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный до­кументооборот. К основным требованиям, предъявляемым к сетям, относятся: простота использования, высокая скорость пере­дачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности.

В связи с финансовыми трудностями возможность установления сети в ближайшие 1 – 2 года нерентабельна, но как предложение повышения эффективности управленческого процесса актуально.

Из технических средств, относящихся к группе - другие сред­ства оргтехники, наиболее важными являются сканеры, устройства создания в компьютере электронной ко­пии изображения (текста, рисунка и т.п.). Применение сканеров имеет широкий диапазон и находится в постоянном развитии. В частности, их можно использовать в настольных издательских системах, системах обработки документов, автоматизированного проектирования, передачи информации (факс + модем + сканер). Поэтому мы предлагаем увеличить их количество минимум до 3 единиц у начальника и его заместителей.

Огромное количество формализованных документов по процедуре аттестации содержится в программе «Консультант плюс». Преимуществом программы в информационном обеспечении аттестации является возможность самостоятельной разработки нормативного документа.

На основе анализа информационного обеспечения сформированы следующие мероприятия:

- замена Office 2000 на Office 2003,

- использование 1С Кадры и программы Консультант плюс,

- создание базы данных процедуры аттестации,

- создание локальной сети.

Таким образом, предложенные направления будут способствовать автоматизации информационного обеспечения.