Совершенствование документационного обеспечения процесса аттестации персонала

Документационное обеспечение - организация работы с доку­ментами, обращающимися в системе управления персоналом районного отдела народного образования. Его основой является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадро­вой службы (или получения ими) до завершения исполнения и пе­редачи в другие подразделения.

Основными функциями по документационному обеспечению системы управления персоналом учреждения являются: своевременная обра­ботка поступающей и передаваемой документации; доведение до­кументации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персона­лу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утверж­денной для данной организации; копирование и размножение до­кументов по кадровым вопросам; контроль исполнения документов; передача документации по вертикальным и горизон­тальным связям и др.

Требования к оформлению документов базируются на госу­дарственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в об­ласти документов и делопроизводства являются:

- ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Терми­ны и определения»;

- ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.

В настоящее время документы составляются как в традицион­ном исполнении, так и в виде машиноориентированных и маши­ночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

Для упорядочивания системы документов по аттестации персонала в РОНО мы предлагаем ввести следующие группы документов:

- распорядительные (приказы, положения);

- методические (указания, рекомендации);

- организационно – технические (формы анкет, опросных и аттестационных листов, интервью, планов карьеры, графики и аттестации).

Выбор форм и видов документов будет зависеть от целей и задач, которое ставит руководство администрации при проведении оценки на следующий год. В таблице приведены области применения различных документов по аттестации в зависимости от основных и дополнительных целей (Табл. 3.1., приложение 4). Знак (+) в таблице означает использование данного документа при проведении аттестации, знак (-) - те виды документов, применение которых в аттестационных процедурах не предусмотрено.

Руководители и специалисты кадровой службы могут само­стоятельно определить набор документов по аттестации с учетом ее целей и задач. Заполнен­ная таблица может использоваться для обоснования документо­оборота по аттестации перед руководством учреждения.

К распорядительным документам относятся приказы и положения. В новой предложенной нами форме приказа «О проведении аттестации в районном отделе народного образования г. Екатеринбурга» должны быть освещены как минимум следующие поло­жения (Приложение 5):

1. Основные и вспомогательные цели (назначение) аттеста­ции (для чего проводится?).

2. Сроки аттестации (когда должна быть проведена?).

3. Утверждение принятого порядка (регламента) проведения аттестации и порядка формирования аттестационной комиссии (кто и как будет проводить аттестацию?).

4. Утверждение порядка предоставления методической и организационно – технической помощи РОНО; показана роль кадровой службы.

Для детализации распределения функций в районном отделе народного образования порядок организации и проведения аттестации должен включать следующие разделы:

- основные положения (подтверждается назначение аттестации, расписаны роли, функции и обязанности руководителей, указан порядок предварительных мероприятий),

- описание процедуры аттестации (собеседование, анкетирование, тесты и др.; указывается порядок содержание и формы процедуры аттестации, число этапов, формы документов; конкретно описывается назначение самой процедуры),

- описание порядка подведения итогов.

Положение о проведении аттестации – документ, аналогичный документу порядок. В проекте предусмотрены следующие разделы «Положения о проведении аттестации в районном отделе народного образования г. Екатеринбурга»:

- общие положения (цели аттестации, её место в кадровой политике учреждения),

- порядок проведения аттестации и полномочия аттестационной комиссии (периодичность проведения аттестации, порядок установления сроков аттестации – кем устанавливается, определение ответственных исполнителей, формы учета результатов и т. п.),

- критерии оценки и использования результатов аттестации (определяется, на какие качества должны обратить внимание аттестующиеся, каким образом они должны выделить основные и дополнительные квалификации; фиксируется необходимость установления минимальных требований к должности и т. п.).

Нормативно-методическое обеспечение процесса оценки и аттестации персонала в муниципальном учреждении - это совокупность документов организационного, ор­ганизационно - методического, организационно - распорядительного, технического, нормативно - технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные ма­териалы, устанавливающие нормы, правила, требования, харак­теристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим орга­ном или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эф­фективного процесса подготовки, принятия и реализации ре­шений по вопросам процедуры аттестации. Оно состоит в орга­низации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в процессе оценки и аттестации персонала. Ответственность за обеспечение системы управления персона­лом нормативно-методическими документами несут соответству­ющие подразделения администрации.

В данном муниципальном учреждении к числу распорядительных документов могут относиться распоряжения администрации о введении методических рекомендаций. Методические документы разрабатываются кадровой службой областной администрации. Их назначение – оказать консультационную помощь руководителям учреждений, проводящим аттестацию. Методические указания по проведению аттестации персонала могут быть применены в организации в отсутствие положения или других документов, демонстрирующих не только поддержку высшим руководством процесса аттестации, но и придание ей надлежащего статуса. Поэтому этот документ может иметь неко­торые общие элементы с распорядительными документами. Методические указания могут включать перечисленные ниже разделы:

1) Общие положения (значение аттестации и ее итогов для ор­ганизации, определение круга должностных лиц, сотрудников, подлежащих аттестации).

2) Подготовка к аттестации:

- образование, полномочия и состав аттестационной комис­сии/аттестующих;

- документы по проведению аттестации (перечень докумен­тов, назначение каждого из них, форма, порядок заполнения).

3) Процедура проведения аттестации и подведение итогов:

- порядок работы аттестационной комиссии, оформление протокола ее заседания, полномочный состав (сколько членов комиссии должно участвовать в ее заседании/работе, чтобы ре­шение было полномочным);

- процедура оценки аттестуемого (критерии, показатели, фак­торы);

- порядок подведения итогов (оформление выводов комис­сии, значение итогов аттестации);

- процедура обобщения итогов аттестации.

В методических указаниях могут быть также положения о по­рядке оформления (возобновления) трудового договора (конт­ракта) с аттестуемым.

Следующим документом, призванным оказать консультационную помощь тем, кто проводит аттестацию в РОНО, являются методи­ческие рекомендации. Назначение данного документа - объяснить руководителям значение аттестации и посодействовать им в свою оче­редь разъяснить это своим сотрудникам. Главное здесь - помочь руководителю и сотрудникам РОНО пре­одолеть страх перед аттестацией, ее неприятие и сопротивление ей. Соответственно, в структуре методических рекомендаций для руководителей структурных подразделений администрации (членов аттестационной комиссии) по вопросам прове­дения аттестации мы предлагаем выделить следующие разделы:

1) Цели и значение аттестации.

2) 3адачи от аттестации для организации и ее сотрудников (для рядовых сотрудников, руководителей нижнего и среднего уровней).

3) Задачи, которые должен ставить перед собой, и может ре­шать руководитель в процессе аттестации (в соот­ветствии со спецификой своего отдела или управления).

4) Правила проведения аттестационных мероприятий (наст­роить сотрудников быть открытыми, пробудить их инициативу, готовность участвовать в разработке решений и предложений, скоординировать общие усилия в одном направлении и т.п.).

5) Правила оформления аттестационных документов (пока­затели оценки по факторам, выведение общей оценки).

Организационно-технические документы представляют самую многочисленную и объемную часть аттестационных материалов. Они же являются и наиболее разнообразной и специализированной. В зависимости от качества постановки кадровой работы в учреждении, возможностей кадровой службы методы и процеду­ры аттестации могут быть более или менее комплексными и раз­нообразными. В любом случае главным документом аттестации является аттестационный лист, содержание и форма которого зависят, прежде всего, от методов проведения аттестации. Этот лист после заполнения хранится в личном деле работника и не может быть доступен никому кроме непосредственного руководителя аттестуемого, caмогo сотрудника, прошедшего аттестацию, и спе­циалистов кадрового службы, ответственных за данное структур­ное учреждение.

В связи с ограниченными возможностями кадровой службы РОНО аттестационный лист может быть простым по форме и со­держать стандартные анкетные данные, оценку деятельности сотрудника в исполняемой должности (аттестационной комис­сии) с рекомендациями на будущее. В муниципальном учреждении, небольшом по численности, аттестационный лист может включать специализированную анкету, назначение которой - оценить отдельные аспекты деятельности работника за отчетный период (например, оценить личные качества аттесту­емого по факторам, его квалификацию по основным и дополни­тельным знаниям и навыкам, оценить качества линейного руко­водителя, положение дел и т.п.). Предложенный нами аттестационный лист раскрывает различные аспекты процедуры аттестации в РОНО и отражает её содержание с понятным и доступным языком (Табл. 3.2., приложение 6).

Как и при подборе кадров, фор­мой аттестации персонала в муниципальном учреждении является собеседование (аттестацион­ное интервью или беседа). Вопросы собеседования (аттестаци­онной беседы) в целом повторяют рубрику стандартного собесе­дования с той только разницей, что в результате собеседования аттестую­щему предстоит оценить результаты работы аттестуемого в сво­ей должности (на своем рабочем месте) и получить информа­цию, необходимую для принятия решения о направленном по­вышении квалификации аттестуемого (план карьеры) или о мерах, необходимых для совершенствования деятельности учреждения.

Одним из важнейших элементов аттестации является разра­ботка плана развития, в котором должны быть намечены меры, предпринимаемые сотрудником и его непосредственным руково­дителем в предстоящий период для повышения квалификации, развития его сильных сторон, преодоления недостатков в работе. В муниципальном учреждении одним из вариантов плана развития может выступать план карь­еры. Его форма может содержать следующие разделы:

1) Личные сведения.

2) Направления карьеры (на предстоящий год и на период до 5 лет).

3) Наличие знаний и квалификаций, опыта работы, определя­ющих выбор направления карьеры.

4) Знания и квалификации, которые еще предстоит приобрес­ти (на предстоящий год и на период до 5 лет).

5) Порядок приобретения (совершенствования) знаний и на­выков (перечень семинаров, учебных заведений, тематика заня­тий, учебные планы, виды стажировок и других форм работы над повышением квалификации).

Одним из важнейших элементом аттестации является сбор предложений у сотрудников по вопросам улучшения работы в учреждении, повышении эффективности труда. Для этого в ходе аттестации могут применяться дополнительные организаци­онно-технические документы: опросные листы, специализиро­ванные анкеты и тесты. Также для поддержания взаимодействия между администрацией и РОНО мы предлагаем ввести подготовительные беседы, направленные на раскрытие сущности аттестации и имеющие своей целью – диалог с сотрудниками учреждения. Такие мероприятия должен проводить член аттестационной комиссии, специально назначенный её председателем.

Помимо перечисленных усовершенствованных форм документооборота, мы предлагаем использовать новую методологическую базу проведения аттестации в отделе народного образования. Она включает в себя расчет коэффициента профессиональной перспективности сотрудников, новую схему функциональных взаимосвязей проведения аттестации персонала. Коэффициента профессиональной перспективности сотрудников определяется по следующей формуле:

                                                                            (1)

где  - оценка уровня образования, которая применяется

0,15 – для лиц, имеющих незаконченное среднее образование,

0,6 – для лиц, имеющих среднее образование,

0,75– для лиц, имеющих среднетехническое и незаконченное высшее образование,

1– для лиц, имеющих высшее образование;

С – стаж по специальности;

В – возраст.

Данные по коэффициенту представлены в таблице. (Табл. 3.3., приложение 7). Из неё следует, что самый высокий результат у начальника отдела кадров Румянцевой Г. Л. Это говорит о том, что она является наиболее перспективным работником, что связано в первую очередь с большим опытом работы в данном учреждении и высокими навыками и умениями в образовательной сфере.

Новая схема функциональных взаимосвязей при проведении аттестации персонала в РОНО предложена в связи с неэффективным использованием функций участников процедуры аттестации. Данное распределение обязанностей характерно для муниципальных учреждений и носит многофункциональный характер. Схема функциональных взаимосвязей структурирована и понятна.

Члены аттестационной комиссии в зависимости от целей и задач в сфере образования могут использовать любые и перечисленных в первой главе методов оценки, адаптировав их на муниципальном уровне.

Таким образом, в сфере документационного обеспечения мы предлагаем следующие мероприятия:

- ввести в систему аттестационных документов разделение на группы: распорядительные, методологические и организационно – технические;

- использовать методические рекомендации и методические указания как консультативную помощь администрации района;

- заменить предыдущий аттестационный лист на предложенный нами.

По результатам процедуры аттестации персонала в районном отделе народного образования г. Екатеринбурга развитие сотрудников можно проследить с помощью плана карьеры. Также на начальном этапе аттестации предусматривается проведение подготовительных бесед с сотрудниками РОНО, чтобы раскрыть её сущность, цели, задачи. Важным направлением совершенствования процедуры аттестации является введение новой методологической базы организации аттестации сотрудников учреждения. Оно позволит получать точные данные, оценивать служащих по различным критериям. Таким образом, все предложенные мероприятия будут способствовать совершенствованию документационного обеспечения оценки и аттестации персонала РОНО.