Оформление и ведение трудовых книжек

Трудовая книжка — это основной документ о трудо­вой деятельности граждан. Прием на постоянную работу без трудовой книжки не разрешается.

На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не позднее недельного срока начала их работы. Первое заполнение книжки должно происходить в присутствии работника на основании представленных документов: паспорта, справки о последнем занятии, до­кументов об образовании (профессии, специальности).

На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике:

— фамилия, имя и отчество (указывают полностью, без сокращений);

— дата рождения (указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении. Она содержит число, ме­сяц и год. Например: 21 февраля 1965 г.;

— сведения об образовании (среднее, среднее специ­альное, высшее) и сведения о профессии, специальности (указываются на основании аттестата, диплома, удостове­рения, сертификата. Запись о незаконченном образовании (среднем, высшем) делают на основании справок из учеб­ных заведений).

На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой книжки, работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на ней ставится печать организации.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

АВ-1 № 3546729

Герб

 

Фамилия                        ИВАНОВА

 

 Имя                           ИРИНА

Отчество      ВЛАДИМИРОВНА

Дата рождения                   18.10. 73_

                                         (число, месяц, год)

 

Образование ______ ВЫСШЕЕ _ _______

                     (н/среднее, среднее, н/высшее, высшее)

 

Профессия, специальность ЭКОНОМИСТ

Дата заполнения __________ 05.02.98

 

Подпись владельца книжки

 

МП                                                                                               Подпись лица,

                                                                                                ответственного за выдачу

                                                                                                трудовых книжек _______

                                                                                                                                разборчиво

 

На следующих страницах трудовой книжки указыва­ются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа. Затем заполняются гра­фы таблицы:

графа № 1 — номер записи;

графа № 2 — дата (число, месяц, год начала действия приказа по личному составу);

графа № 3 — сведения о приеме на работу, о перево­дах на другую работу, об увольнении (с указанием при­чин и со ссылкой на статью, пункт закона);

графа № 4 — на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

При приеме на работу в графе № 3 указывают само действие (ПРИНЯТ, ПРИНЯТА), наименование структур­ного подразделения, наименование должности (профес­сию, разряд). Например, «Принята на должность препо­давателя профиля «Бухгалтерский учет».

В дальнейшем при любых изменениях (например, при повышении разряда, изменении названия должности и др.) это должно быть внесено в трудовую книжку ра­ботника.

При переводе работника на другую работу в трудовой книжке делают новую запись, где в графе № 3 указыва­ют: само действие (ПЕРЕВЕДЕН, ПЕРЕВЕДЕНА), наиме­нование структурного подразделения, наименование должности. Например, «Переведен на должность зам. ди­ректора»

При увольнении с работы, делая запись в трудовой книжке, необходимо указать причину увольнения и сде­лать ссылку на статью, пункт закона. Например, «Уволена по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ».

Помимо перечисленных выше записей, в трудовые книжки работников вносятся на основании приказов по личному составу сведения о награждениях и поощрениях. При этом в графе соответствующего раздела указывают кем и за какие достижения был поощрен работник орга­низации и вид поощрения.

Любая запись в трудовую книжку производится в со­ответствии с приказом по личному составу аккуратно, без помарок. Исправить ошибку можно следующим образом: в номере записи указать следующий порядковый номер, затем сделать запись: «запись за №___ считать недействительной». Все исправления в трудовой книжке заверяются подписью и печатью. Исправляются не только ошибочные записи, но изменения могут быть в фамилии, имени, от­честве работника. Они вносятся на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, об измене­нии фамилии и т.д. на титульный лист трудовой книжки, а ссылки на документ (основание для изменений) на внутреннюю обложку книжки, где заверяются подписью и печатью.

Если предприятие изменило название, то делается запись отдельной строкой: «Акционерное общество закрытого типа «ЮГ» с 01.01.2005 переименовано в «Закрытое акционерное общество «ЮГ».

В случае заполнения всей трудовой книжки к ней подшивают вкладыш, на самой книжке делается надпись «Выдан вкладыш серия_____ № ____».

При утере трудовой книжки работнику выдается дуб­ликат, при этом в правом верхнем углу титульного листа делают запись «Дубликат».

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организа­ции, в сейфе. При необходимости работник может полу­чить трудовую книжку на короткий срок под расписку.

При увольнении из организации администрация обя­зана в тот же день выдать работнику его трудовою книж­ку с записью об увольнении.

Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.