Форма документа «Акт»

Наименование организации                                                                        УТВЕРЖДАЮ

АКТ                                                                                                               Наименование должности

00.00.00 № ___                                                                                              Расшифровка подписи

Москва                                                                                                      00.00.00

 

Заголовок к тексту

 

Основание: ___________________________________________________________________

Составлен комиссией:

Председатель И.О. Фамилия

Члены комиссии: 1. _________________________________

                                 (должность, фамилия, инициалы)

                         2.

Присутствовали: 1. _________________________________

                         2. _________________________________

Текст ­­­­­­­­­­-_________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

 

Составлен в _________ экземплярах:

1-й экз. —

2-й экз. —

3-й экз. —

 

Председатель                                    Расшифровка подписи

Члены комиссии                               Расшифровка подписи

                                                            Расшифровка подписи

Пример акта

 

ОАО "БАЛТСТРОЙ"                                                                        УТВЕРЖДАЮ

АКТ                                                                                                     Директор

21.04.2002  №3                                                                         Подпись Г. К. Озеров

О нецелевом использовании                                                        21.04.2002

установки "Вепрь"

 

На основании устного указания генерального директора Г.К. Озерова комиссия предприятия в составе: председателя гл. инженера И.И. Круглова и членов комиссии мастера О.В. Донцова и бухгалтера Н.И. Фетисовой, 20.04.2002 установила:

1. Поломка бурильной установки УБ-117 "Вепрь" (инв. № 324) произошла в период с 15.04.2002 по 17.04.2002.

2. По документам диспетчерской службы в этот период производственных заданий на проведение бурильных работ не было.

3. Бригадиром Э.И. Самойловым 16.04.2002 установка "Вепрь" использова­лась в нерабочее время в личных целях без соблюдения требований инструк­ции по эксплуатации, что в результате привело к выходу ее из строя.

 

5. Материальный ущерб предприятия составил 18 750 (Восемнадцать тысяч семьсот пятьдесят) руб.

 

Приложение: 1. Заказ-наряды  № 47, 48 на 2 л.

2. Расчет производственных затрат на ремонт на 1 л.

Председатель комиссии                 Подпись                               И.И. Круглов

Члены комиссии                                 Подпись                                 О.В. Донцов

                                                       Подпись                                   Н.И. Фетисова

 

Справки

Справкой называют документ информационного ха­рактера, содержащий описание производственной дея­тельности организации и подтверждение каких-либо фак­тов, событий.

Информационная справка по вопросам производствен­ной деятельности организации может адресоваться на имя руководителя организации или в вышестоящую органи­зацию.

Реквизиты информационной справки:

—наименование организации;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер;

— место составления;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подпись.

Текст справок должен быть тщательно проверен, не содержать домыслов, предположений, непроверенной ин­формации, т.к. часто на основании справок принимаются различные решения.

Если справка готовится на имя руководителя органи­зации, то ее подписывает автор. Если справку готовят в вышестоящую или иную организацию, то она оформляет­ся на бланке организации и подписывается руководите­лем. При наличии в справке сведений финансового ха­рактера ее подписывают руководитель и главный бухгал­тер организации, а затем заверяют печатью. Такая справка может быть зарегистрирована и иметь регистра­ционный номер, как и служебное письмо.

Наиболее многочисленным в организациях является другой вид справок. Это справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт, подтверждающий сведения био­графического или служебного характера. Такие справки выдаются по просьбе граждан и содержат разные сведе­ния: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, размер заработной платы, время работы в ор­ганизации, место проживания, наличие иждивенцев и др.

Реквизиты справки:

—наименование организации;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер;

— место составления;

— текст;                                    

— подпись;

— печать;

— адресат.

Часто для такого вида справок применяются трафаретные бланки, которые имеют типовой текст и свобод­ные строки для заполнения их конкретной информацией.

Обычно текст справки начинается с указания фами­лии, имени и отчества лица, о котором даются сведения. Их пишут в именительном падеже. Затем указывают не­обходимые сведения: должность, время работы в органи­зации, оклад или среднемесячную заработную плату и др.

Справки подписываются руководителем организации и заверяются печатью. Если в справке указываются све­дения о зарплате или другие сведения финансового ха­рактера, то такую справку подписывает и главный бухгалтер организации.

После оформления, подписи и регистрации справку выдают на руки заинтересованному лицу.

Форма документа

 «Справка»

Наименование организации                                                                          Адресат

 

СПРАВКА

00.00.00 № __

 Москва

 

Заголовок к тексту

Текст _________________________________________________________

 

наименование должности                        расшифровка подписи

 

Форма документа

 «Справка по личному составу»

Наименование организация                                                                           Адресат

 

Справочные данные об

организации

СПРАВКА

00.00.00 № _________

 

Текст ____________________________________________________

 

Наименование должности                                                  Расшифровка подписи

 

 

ЗАО "ТЕАТР ЛУНЫ"                                                                          Отдел учета и распределения

Адрес, телефон                                                                                 жилой площади

 

СПРАВКА

 

00.00.2002 №5

 

Одинцова Ольга Николаевна работает художником-постановщиком с окла­дом 5200 рублей.

Директор                                     Подпись                                               И.О. Фамилия

Главный бухгалтер                    Подпись                                                И.О. Фамилия

                               М. П.

 

Справка о заработной плате работника.

 

Служебное письмо

Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, ведь именно письма соединяют организацию-автора с дру­гими учреждениями, организациями и предприятиями. Поэтому важно, с одной стороны, чтобы служебное пись­мо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, оно должно отве­чать всем требованиям этики деловой переписки, т.к. часто именно письмо является первым связующим звеном между учреждениями, организациями и предприятиями.

Чтобы служебное письмо отвечало всем этим требова­ниям, оно должно быть правильно составлено и оформлено в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документов. В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации;

— эмблема организации или товарный знак (знак об­служивания);

— код организации;

— код формы документа;

— наименование организации;

— справочные данные об организации;

- ОГРН, ИНН/КПП;

— дата;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату входяще­го документа;

— адресат;

— заголовок к тексту;

— текст;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— визы согласования документа;

— отметка об исполнителе;

— печать;

— отметка для автоматического поиска документа.

В конкретных письмах некоторые реквизиты могут отсутствовать.

Автором служебного письма является учреждение, ор­ганизация, предприятие, от имени которого посылается письмо. Иногда в качестве автора служебного письма мо­жет выступать и отдельное должностное лицо, имеющее собственный должностной бланк.

Реквизиты, входящие в понятие «автор служебного письма», указываются на бланке. Бланк служебного письма печатается на бумаге формата А-4 и А-5 типо­графским способом, он может проставляться каучуковым штампом, воспроизводиться с помощью ПЭВМ непосред­ственно при оформлении служебного письма. Бланк может иметь продольное и угловое расположение реквизи­тов.

Бланк служебного письма может иметь следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак об­служивания);

— наименование вышестоящей организации;

— наименование организации (полное и сокращен­ное);

— справочные данные об организации.

Изображение герба присутствует не на всех бланках служебных писем. Например, изображение герба Россий­ской Федерации предусматривается на бланках служеб­ных писем органов государственной власти РФ, мини­стерств и ведомств.

Наименование вышестоящей организации указывает­ся на бланке в строгом соответствии с названиями, уста­новленными правовыми актами.

На практике на бланках служебных писем различных учреждений, организаций и предприятий мы можем ино­гда не увидеть изображение герба или эмблемы, а иногда и названия вышестоящей организации, но обязательно на каждом бланке присутствуют наименование организации и справочные данные об авторе служебного письма. При этом следует учитывать, что полное и сокращенное на­именование автора должно точно соответствовать наиме­нованию, закрепленному за организацией в Уставе. Пол­ное наименование организации пишется в именительном падеже, а сокращенное — под полным и на отдельной строке. Если автором служебного письма является долж­ностное лицо, то наименование должностного лица поме­щается после названия организации.

Кроме реквизитов, входящих в понятие «автор слу­жебного письма» на бланке указываются места для про­ставления даты, индекса письма и ссылки на индекс и дату входящего документа.

Реквизиты служебных писем оформляются по общим правилам оформления реквизитов служебных докумен­тов. Отдельно необходимо остановиться на требованиях, предъявляемых к тексту служебного письма.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Оно должно быть:

1. Кратким. Размер письма не должен превышать од­ной машинописной страницы, при необходимости разре­шено увеличение объема служебного письма до пяти ма­шинописных страниц.

Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А-5. Текст письма в этом случае печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается.

2. Полным. Несмотря на краткость служебного пись­ма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.

3. Точным и объективным. Служебные письма долж­ны содержать только достоверную информацию, исклю­чающую двоякое, 'неопределенное или многозначное тол­кование.

4. Корректным по форме. При составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать сло­ва и выражения. Тон изложения должен быть нейтраль­ным. Текст письма должен показывать уважительное от­ношение автора к деловому партнеру.

Текст служебных писем в большинстве случаев состо­ит из двух частей. В первой части (вступление) формули­руется тема письма, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении указывается ссылка на какой-либо доку­мент, послуживший основанием для составления письма, то обязательно указывают его реквизиты: название доку­мента, название автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Например: «Ссылаясь на Ваше письмо от 00.00.00 №...».

Во второй части письма (заключение) указываются выводы, предложения, просьба, гарантия и т.п. Если со­держание письма не нуждается в пояснении, то оно мо­жет состоять только из заключения.

В практике служебной переписки встречаются и письма, состоящие из трех частей: вступления, основной части и заключения. Такие письма обычно посвящены вопросам, требующим всестороннего анализа проблемы.

Существуют различные классификации служебных писем. Можно добавить, что каждое учреждение, органи­зация и предприятие подразделяет свою переписку по различным признакам при оформлении документов в де­ла.

В основном письма разделяют на входящие (посту­пающие в учреждение) и исходящие (отправляемые уч­реждением), что определяет форму их обработки, и на письма, требующие ответа (просьба, предложение, претен­зия и т.п.) и письма, не требующие ответа (напоминание, информационное, циркулярное и т.п.).

Одна из особенностей деловой переписки состоит в том, что каждому виду служебного письма присущи оп­ределенные стандартизированные языковые обороты.

Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении ка­кого-либо действия и обычно имеет в своем тексте сле­дующие речевые обороты: «В связи с... просим подтвер­дить...», «Прошу сообщить...», «Дирекция... просит...», «Дирекция и профсоюзная организация просят...» и т.п.

Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Важно помнить, что ни один из пунктов письма-запроса не должен оставаться без ответа. В этом виде письма используются самые разные языковые оборо­ты: «Сообщаем Вам, что...», «Подтверждаем получен­ные...», «К сожалению Ваша просьба не может быть удовлетворена...»и т.д. Но каждое письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего письма (На №__ от 00.00.00).

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправ­ки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей: «Направляем Вам...», «Высылаем за­прошенные Вами...», «Направляем подписанный с нашей стороны договор...». Обычно в сопроводительных письмах указывается с какой целью был направлен материал, что необходимо с ним сделать и в какие сроки. Такие виды писем обязательно имеют отметку о наличии приложе­ния. Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

или

Приложение: 1. Справка о подготовке УПО к новому учебному году на 5 л. в 1 экз.

                  2. Список школ на 3 л. в 1 экз.

Гарантийное письмо подтверждает определенные обя­зательства, обещания учреждения, организации, пред­приятия. Может подтверждаться гарантия оплаты за вы­полненную работу, оплаты покупаемого товара, сроки и качество выполнения работы, поставки товаров и др. В этом виде писем языковые формулы выступают как важ­ные части текста письма, подтверждающие его юридиче­скую силу: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...», «Качество продукции наша фирма гарантирует», «Гарантируем качественное выполнение работ в срок...». Такие письма подписываются не только руководителем предприятия, но и главным бухгалтером. Кроме того, они заверяются печатью.

Письмо-извещение содержит какое-либо сообщение. Обычно такие письма начинаются со слов: «Сообщаем Вам о... «, «Извещаем Вас, что...», «Ставим Вас в извест­ность...».

Письмо-напоминание — это письмо, сообщающее по­вторно определенную информацию адресату. В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевые слова письма-напоминания: «Напоминаем Вам, что...», «Вто­рично сообщаем...».

Письмо-подтверждение подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефон­ного разговора. В таком письме можно также извиниться за задержку письма с конкретным ответом, указать при­чины, сообщить срок окончательного письма-ответа. На­чинают письма-подтверждения словами «Подтверждаем получение...», а заканчивают словами благодарности, иногда письма-подтверждения заканчиваются просьбой, замечаниями или предложениями.

Циркулярные письма — это письма одного и того же содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в подчиненные. Они могут иметь такие языковые обороты: «В целях...», «В соответ­ствии с...», «Во исполнение...». По своему назначению встречаются и другие виды писем: коммерческие, рек­ламные, письма-приглашения, инструкционные и т.д. Все они различаются только содержанием, но одинаковы по оформлению.

В учреждениях, организациях, предприятиях с боль­шим документооборотом часто используются трафаретные письма. Текст таких писем отпечатан типографским спо­собом, но в нем оставлены свободные строки для заполне­ния их информацией, зависящей от конкретной ситуа­ции.

Применение таких писем значительно сокращает вре­мя на составление документа и повышает его качество, т.к. употребление слов и выражений в трафаретных письмах тщательно проверено.

Некоторые организации создают образцы типовых текстов служебных документов, в т.ч. и служебных пи­сем. На основе стереотипного текста исполнители состав­ляют конкретные служебные письма аналогичного содер­жания. При этом они используют основные конструкции и формулировки письма-образца, что также облегчает ра­боту по составлению документа.