Составление и оформление приказов по личному составу

Приказы по личному составу составляются, оформля­ются и хранятся в отделе кадров организации. Реквизиты приказа по личному составу:

— наименование организации;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер;

— место составления;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подпись.

Датой приказа является дата его подписания. Прика­зы по личному составу имеют нумерацию отдельную от приказов по общим вопросам (№ 5-к, № 16-ок, № 68 л/с). Нумеруют приказы по порядку, начиная с № 1, в течение календарного года.

Заголовок к тексту в индивидуальных приказах оформляется следующим образом: «О приеме на работу Иванова  А.Ф.», в сводных — «по личному составу».

Текст сводных и некоторых индивидуальных прика­зов по личному составу состоит только из распорядитель­ной части. Они начинаются с самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом неопреде­ленной формы (НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТА­ВИТЬ ОТПУСК и т.д.). Затем указывается фамилия и инициалы работника (в приказах о приеме на работу — фамилия, имя, отчество полностью) и другие данные в строгом соответствии со статьями ТК РФ.

Например, текст приказа об увольнении должен вы­глядеть следующим образом:

УВОЛИТЬ:

Иванова И.И, старшего мастера, 20.02.98 по собствен­ному желанию ст. 80 ТК РФ.

Основание: заявление Иванова И. И.

Текст приказа заканчивают ссылкой на документ, по­служивший основанием на издание распорядительного документа.

Проект приказа по личному составу визируют юрис­консульт организации, другие заинтересованные лица. Приказ подписывает руководитель организации или за­мещающее его должностное лицо.

Регистрируют приказы по личному составу в специ­альных журналах или на регистрационных карточках, заносят следующие данные:

— дата приказа;

— регистрационный номер приказа;

— содержание приказа;

— кем подписан приказ.

На основании ТК РФ необходимо каждый приказ по личному составу обязательно доводить до сведения всех поименованных в нем лиц под расписку. Это условие становится особенно важным при решении трудовых кон­фликтов. Необходимо не только правильно составить текст документа, но и юридически грамотно его офор­мить. (Приложение 25/1).

Форма документа «Приказ по личному составу»

Наименование организации

ПРИКАЗ

00.00.00 № _____

Москва

 

По личному составу

 

1. ПРИНЯТЬ:

Текст_____________________________________________________________________________

Основание: ________________________________________________________________________

 

2. УВОЛИТЬ:

Текст_____________________________________________________________________________

Основание:________________________________________________________________________

 

Наименование должности                                                                        Расшифровка подписи

 

Визы

 

С приказом ознакомлены:

 

При формировании приказов по личному составу в дела необходимо учитывать, что они имеют разные сроки хранения. Например, приказ о командировании хранится 3 года, а приказы о приеме на работу — 75 лет, потому приказы по личному составу группируются в дела в соот­ветствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов при­казы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), груп­пировать в самостоятельные дела.

Составление и оформление заявлений

Этот документ часто пишется от руки, но некоторые организации имеют трафаретные бланки для заявлений определенных видов.

Заявление адресуют на имя руководителя организа­ции и составляют в виде просьбы.

Реквизиты заявления:

— адресат;

— автор;

— наименование вида документа;       

 — текст;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— дата.

Форма заявления о приеме на работу:

ОАО «Стайлинг»                                                                        Директору

ЗАЯВЛЕНИЕ                                                                             Н.И. Петрову

18.05.2005

Прошу принять на работу старшим инженером.

                       Личная подпись Г.В. Сидоров

Форма заявления работающего:

                                                                                                        Директору предприятия

                                                                                                        «Адрон»

                                                                                                        Н.И.Крылову

ЗАЯВЛЕНИЕ

10.05.2005

 

Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2005.

Начальник цеха подпись П.С.Филимонов

Некоторые организации используют унифицирован­ные формы заявлений: заявление о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и об увольнении.

Заявления рекомендуют оформлять на бумаге формата А4, что обеспечивает одноформатность листов личного де­ла, куда заявление подшивают после резолюции руково­дителя.

Трудовой контракт

Этот договор фиксирует письменное соглашение меж­ду организацией и частным лицом об установлении тру­довых отношений и регулирующих эти отношения.

Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую си­лу. Один экземпляр договора хранится в организации, второй — у работника.

Реквизиты трудового контракта:

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер документа;

— место составления;     

— текст;

— подписи;

— печать.

Текст договора должен подробно указывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, ус­ловия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок).

Трудовой контракт, подписанный руководителем ор­ганизации и работником, хранится в личном деле работ­ника.