1. Письма, присланные для сведения (копии).
2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.
3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.
4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
6. Сводки и информация, присланные для сведения.
7. Учебные планы, программы.
8.Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.
9. Прейскуранты.
10. Технические условия.
11. Претензии.
12. Нормы и нормативы расходов материалов.
13. Поздравительные письма
14. Пригласительные билеты.
15. Документы по заключению коллективных договоров.
16. Бухгалтерские документы.
17. Планово-финансовые документы.
18. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
19. Формы статистической отчетности.
20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично».
21. Объяснительные записки.
22. Арбитражные и исковые документы.
Индексация документов
Индексация документов — присвоение документам их регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначений при регистрации).
|
|
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др.
Обычно регистрационный индекс документа состоит из порядкового регистрационного номера, индекса по номенклатуре дел, индекса по используемому классификатору. Например, 01/16/87, где 01 — индекс структурного подразделения, 16 — номер дела по номенклатуре дел, а 87 — индивидуальный регистрационный номер документа.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания документа.
Порядковый регистрационный номер присваивают документу в пределах каждой регистрируемой группы. Например, отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы руководителя организации по кадрам. Их порядковые регистрационные номера присваиваются начиная с № 1 с 1 января текущего года и заканчивают нумерацию 31 декабря. К регистрационным номерам приказов по кадрам могут быть добавлены «к», «ок» (кадры), другие обозначения.
Регистрационные формы и их заполнение
В зависимости от объема документооборота для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организация может избрать различные формы: журналы регистрации, регистрационно-контрольные карточки (РКК), вводить данные о документах в ПЭВМ.
В небольших организациях используются журналы для регистрации всех видов документов.
Форма журнала регистрации входящих документов
|
|
Дата поступления и индекс документа | Корреспондент, дата, индекс поcтупившего документа | Краткое содержание | Резолюция или кому Направлен документ | Отметки об исполнении |
1234
| 5 |
Форма журнала регистрации исходящих и внутрених документов
Дата и индекс документа | Корреспондент | Краткое содержание | Отметка об исполнении |
1 | 2 | 3 | 4 |