Контроль исполнения документов

Контролю подлежат документы, требующие исполне­ния, т.е. наиболее важные входящие, исходящие и внут­ренние документы. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение по­ставленных в документе вопросов. Контролировать в ор­ганизациях могут и устные распоряжения руководителя.

Технология контроля состоит из постановки докумен­та на контроль, проверки своевременного доведения до­кумента до исполнителя, предварительной проверки и ре­гулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя.

В организациях осуществляется контроль по существу вопроса, поставленного в документе, и за сроками испол­нения. Контроль по существу вопроса осуществляется ру­ководителем организации, структурного подразделения или конкретным лицом по их указанию. Контроль за сроками исполнения осуществляет служба документационного обеспечения, сотрудник организации, ответствен­ный за контроль (инспектор по контролю), секретарь.

Сроки исполнения документов исчисляются в кален­дарных днях с даты подписания (утверждения) докумен­та, а для входящих — с даты их поступления. Существу­ют типовые и индивидуальные сроки исполнения доку­ментов. Индивидуальные сроки определяются руководи­телем (в резолюции или устно) или указываются в самом документе. Типовые сроки исполнения документов уста­навливаются в нормативных документах. Эти сроки уста­навливаются индивидуально для определенных видов и категорий документов. Типовые сроки обычно ориентиро­ваны на 10 дней — например, таков срок исполнения служебных писем, телеграмм (кроме срочных, срок ис­полнения которых 2 дня), других документов. Более дли­тельные сроки устанавливаются для сложных категорий документов: акты приемки — 45 дней, наряды на по­ставку продукции— 15 дней и т.д.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя.

Контроль за исполнением документа начинается с мо­мента постановки его на контроль. Контролируемый до­кумент следует отметить знаком «К» или «АК» — авто­матизированный контроль на левом поле на уровне заго­ловка к тексту документа.

Как правило, контроль осуществляется по контроль­ным экземплярам регистрационно-контрольных карточек, которые помешаются в картотеку, систематизируемую по срокам исполнения документов, по исполнителям, груп­пам документов. Должностное лицо заполняет контрольные карточки, извещает исполнителей о наступающих сроках исполнения, выявляет и сообщает руководителю о причинах неисполнения документов в установленный срок. Оно может требовать от исполнителей информацию о ходе исполнения документов. Контроль осуществляется как до истечения срока (предварительный), так и после его истечения, если документ не был исполнен (последующий). Данные о ходе исполнения документов вносят в графу «Контрольные отметки» РКК. Прежние записи не зачеркивают.

Документ считается исполненным и снимается с кон­троля после решения поставленных в нем задач: выпол­нении конкретных заданий, подготовке письменных отве­тов и т.п. Исполненный документ должен быть сдан в де­ло вместе с документом-ответом. Результаты исполнения отмечаются в письменном виде на документе, в его РКК и на экземпляре ответа, остающемся в организации. После этого документ снимают с контроля.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

В деятельности любой организации возникает огром­ное количество различных служебных документов. Чтобы правильно распределить исполненные документы в дела, а при необходимости быстро их найти, необходим класси­фикатор, которым является номенклатура дел организа­ции.

Номенклатурой дел называют систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организа­ции, с указанием сроков их хранения, оформленный в ус­тановленном порядке.

Виды номенклатур дел

Существуют три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел органи­зации.

Типовая номенклатура дел составляется для опреде­ленных категорий организаций и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает пример­ный состав дел для организаций, однородных по характе­ру деятельности, но различных по структуре. Она носит рекомендательный характер.

Независимо от наличия типовой и примерной номенк­латуры дел каждая организация обязана иметь индивиду­альную (конкретную) номенклатуру дел. Индивидуальная номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации в определенном ка­лендарном году. Она составляется для обеспечения поряд­ка формирования и учета дел в организации, намечает группировку исполненных документов в дела, системати­зацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основным учетным документом в делопроизводстве. Реквизиты номенклатуры дел:

— наименование организации;

— наименование вида документа

— дата;

—регистрационный номер;
—место составления;             

— заголовок к тексту;         

— текст;
— подпись;                                                   

— грифы согласования и утверждения.