Составление текста и, систематизация заголовков в номенклатуре дел

Текст номенклатуры дел состоит из разделов. Чаще всего названиями разделов служат наименования струк­турных подразделений, например: 01 — канцелярия, 02 — плановый отдел и т.д. Названиями разделов но­менклатуры дел могут быть и направления деятельности организации (01 — организация управления, 02 — планирование и т.д.), и должности руководителей и специа­листов организации (01 — директор, 02 — зам. директо­ра по УПР, 03 — зам. директора по УВР, 04 — зам. ди­ректора по АХЧ и т.д.).

Внутри разделов дела размещаются по степени важно­сти включенных в них документов и их взаимосвязи. В начале указываются организационно-распорядительные документы, затем документы по планированию и т.д.

Каждая графа таблицы должна быть правильно оформлена.

В первой графе проставляется индекс дела, который состоит из индекса структурного подразделения и поряд­кового номера дела. Например: 01-04, где 01 — индекс канцелярии, а 04 — порядковый номер дела «Приказы директора по основной деятельности за 1997 г.»

Во второй графе («Заголовок дела (тома, части)») ука­зываются заголовки дел. Заголовки дел должны четко, в наиболее полной и конкретной форме отражать состав и содержание документов дела. Они могут иметь следующие элементы:

1. Название вида дела или разновидности документа. Например, «Приказы директора по личному составу за 1997 г.», «Документы ревизий органами власти (акты, справки, докладные записки и другие)».

2. Название автора документа организации или струк­турного подразделения. Например, «Переписка отдела сбыта с потребителями о сбыте продукции и выполнении заказов в 1997 г.».

3. Название адресатов или корреспондентов организа­ций, которым будут адресованы или от которых будут по­лучены документы. Например, «Переписка с АО «Квант» по вопросам поставки оборудования в 1997 г.».

4. Краткое содержание документов дела. Например, «Переписка УПО с базовыми предприятиями об органи­зации производственной практики учащихся в 1997 г.».

5. Название местности (территории), с которой связа­но содержание документов дела. Например, «Переписка по вопросам реализации продукции с организациями Мо­сковской области».

6. Даты (период), к которым относятся документы де­ла. Например, «Протоколы педсоветов за 1997 г.».

7. Указание на копийность документов дела. Напри­мер, «Гарантийные письма. Копии».

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических на­званий.

Заголовок дела, содержащего переписку, обязательно должен иметь сведения об адресате и вопросе переписки. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными организациями, последние обозначаются общим видовым названием. Например, «Переписка со школами района по вопросу комплектования групп». Не допускаются заго­ловки типа «Разная переписка», «Общая переписка» и т.п.

Иногда используется термин «документы», но при этом необходимо в скобках указать их разновидность. Например, «Документы ревизий финансовыми органами (акты, справки, докладные записки)».

В заголовках дел документов одной разновидности не­обходимо эту разновидность указать во множественном числе. Название автора документов в этом случае указы­вается кратко. Например, «Протоколы заседания кафед­ры».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчет­ную документацию, указывается период (месяц, квартал, год). Например, «План работы УПО на 1998 г».

Заголовок дел, не завершенных делопроизводством в текущем году, вносят в номенклатуру дел организации следующего года с тем же названием.

Графа 3, указывающая количество дел (томов, час­тей), заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 («Срок хранения дела и № статьи по Переч­ню») указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный) или дру­гие документы.

Графа 5 («Примечания») заполняется в течение ка­лендарного года. В ней указываются названия Перечней и других документов, используемых при определении сро­ков хранения дел, делаются отметки о переходящих на новый год делах, о выделении дел к уничтожению, о ли­цах, ответственных за формирование дел, о передаче дела в другую организацию, делаются отметки о переносе ин­формации с традиционного носителя на машинный (ин­декс машиночитаемого документа) и др.

Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельно­го предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветв­ленной организационной структурой, как правило, составляются но­менклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.

ЗАО "РАДИО НОСТАЛЬЖИ"                                                                                                                                   УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                                                                                                               Генеральный директор
25.12.2002          №3                                                                                                                              Подпись  И.В.Арнаутов
на 2003 г.                                                                                                                                                     25.12.2002
	.Ин- декс	Заголовок дела (тома)	Кол-во дел	Срок хран., ст. по переч- ню	Приме- чание
		1. Секретариат
	1-1	Устав ЗАО	1	пост. ст. 13
	1-2	Протоколы совещаний руководства	2	пост. ст. 5
	1-3	Приказы генерального директора по основной деятельности	1	пост. ст. 6а
		2. Информационная служба
	2-1	Годовые планы работы	1	пост. ст. 13
	2-2	Информационные сообщения соб. кор.	2	пост. ст. 5
	2-3	Информационно-аналитические материалы	1	пост. ст. 39
	2-4	Переписка с внешними организациями по вопросам совместной деятельности	1	5 лет ст. 44
		3. Бухгалтерия
	3-1	Годовой баланс	1	пост. ст. 105
	3-2	Лицевые счета по заработной плате сотрудников	5	75 лет ст. 153
	3-3	Контракты, договоры с организациями о размещении рекламы, другой совместной деятельности	2	5 лет ст. 256
		4 Отдел кадров
	4-1	Приказы по личному составу на сотрудников	1	75 лет ст. 66
	4-2	Личные карточки ф. № Т-2 на сотрудников	1 картотека	75 лет ст. 339
Референт                                Подпись                                  К.Ф. Розанова
Зав. архивом                           Подпись                                  Л. В. Сотников
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 2002 г.
Всего: 19 (Девятнадцать) дел
Референт                             Подпись                                 К.Ф. Розанова
Зав. архивом                         Подпись                                     Л. В. Сотников

 

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И УТВЕРЖДЕ­НИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

ОРГАНИЗАЦИИ

Номенклатура дел организации на предстоящий год составляется и оформляется в последнем квартале теку­щего года.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структу­ры организации, но не реже одного раза в пять лет. Еже­годно (в последнем квартале) она уточняется, перепечаты­вается по установленной форме в необходимом количестве экземпляров с учетом отдельных изменений. Номенкла­тура дел вводится в действие с 1 января текущего года.

Разрабатывается номенклатура дел службой докумен-тационного обеспечения организации или лицами, ответ­ственными за документацию на основе типовых и при­мерных номенклатур дел, типовых и ведомственных Пе­речней со сроками хранения документов, основных правил работы архива и других документов.

Номенклатура дел согласовывается с экспертными комиссиями организации и государственного архива и утверждается руководителем организации.

В конкретную номенклатуру дел включаются все до­кументы, которые образуются в деятельности организа­ции в текущем году (в номенклатуру дел не включаются печатные издания и техническая документация). В крупных организациях составляется сводная номенклатура дел, в которую включаются все дела структурных подраз­делений, общественных организаций и учреждения в це­лом.

Согласованная и утвержденная номенклатура дел пе­чатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения; второй — ис­пользуется этой службой в качестве рабочего; третий — находится в ведомственном архиве; четвертый — в госу­дарственном архиве, куда документы поступают на посто­янное хранение.

Выписки соответствующих разделов номенклатуры дел используются в работе структурных подразделений.

По окончании календарного года в конце номенклату­ры дел составляется итоговая запись о количестве заве­денных дел (томов, частей), постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

В соответствии с заголовками номенклатуры дел ис­полненные документы группируются в дела. Документы помещаются в дело, если они по своему содержанию соот­ветствуют заголовку дела.

Формированием дела занимаются лица, ответственные за документацию, контроль за правильным формировани­ем дел возлагается на службу документационного обеспе­чения организации.

Документы организации группируются в дела по оп­ределенным признакам, а внутри дела располагаются в определенной последовательности.