Форма журнала регистрации приказов

Поиск информации при журнальной форме регистрации достаточно сложен, т.к. сам документ может быть зарегистрирован в одном журнале, а ответные действия на него — в других журналах.

Наиболее распространенный способ регистрации — регистрационно-контрольные карточки, которые исполь­зуют для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов, РКК мож­но использовать для организации контроля исполнения документов, РКК подвергаются механизированной обра­ботке.

Количество экземпляров РКК определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных под­разделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 светлых тонов.

Устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:

— автор (корреспондент);

— название вида документа;

— дата документа;

— индекс документа (дата и индекс поступления документа);

— заголовок документа или его краткое содержание;

— резолюция;

— срок исполнения;

— отметка об исполнении.

В графе «Корреспондент» указывают название организации, из которой поступил документ (при регистрации входящих документов) или название организации, в которую направляется документ (при регистрации исходящих документов).

На РКК заносится дата и регистрационный номер документа, присвоенный ему автором, а на входящих документах — входящий регистрационный номер и дата поступления документа в организацию. При этом данные заносятся и в регистрационный штамп, проставляемый на входящих документах в правом нижнем углу.

В графе «Краткое содержание» может быть указан вид документа и заголовок к тексту, который отражает содержание документа. Иногда в этой графе указывают и должностное лицо, подписавшее документ.

В графе «Резолюция» указывают содержание поручения, исполнителя, автора резолюции и дату. Эта графа в РКК заполняется после просмотра документа руководителем организации. Если документ не просматривался руководителем, то в графе указывают структурное подраз­деление и должностное лицо, которому документ был передан для исполнения. Иногда в этой графе исполнитель расписывается в получении документа.

В графе «Отметка об исполнении» делается запись о решении вопроса по существу, указывается дата и индекс ответного документа или контрольная отметка о том, когда, кем и как был решен вопрос. Здесь же указывают номер дела, в которое исполненный документ будет под­шит для хранения.

На оборотной стороне РКК делаются отметки о ходе контроля за сроками исполнения документа.

После сдачи РКК в архив заполняется последняя графа, в которой указываются данные о месте хранения документа в архиве.

Состав обязательных реквизитов РКК в случае необходимости может быть дополнен, в карточке могут быть указаны:

— исполнители;

— расписка исполнителя в получении документа;

— ход исполнения;

— приложения и др.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны РКК определяется самой организацией.

Для регистрации документов в организации в настоящее время используется вычислительная техника и копировальные аппараты.

В автоматизированной информационно-поисковой системе регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

На базе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях, формируются информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС.

Из регистрационно-контрольных карточек формируются различные справочные картотеки: справочные, контрольно-справочные, картотеки к приказам и др. Такие картотеки можно использовать и для контроля за сроками исполнения документов

.