Общие требования к учету конфиденциальных документов

Лекция 7 Общие требования к учету документов

ТЕМА №4 - УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Оформление издаваемых конфиденциальных документов

Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от оформления открытых документов только проставлением грифа конфиденциальности и номеров экземпляров. Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. Самой многочисленной по составу и объему документов, присущей всем организациям 12, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организационно-распорядительной документации, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций. Порядок оформления конфиденциальных организационно-распорядительных документов в значительной степени совпадает с правилами оформления открытых документов, но вместе с тем имеет и существенные отличительные особенности. С учетом того, что порядок оформления организационно-распорядительных документов, по сравнению с порядком оформления документов, входящих в другие системы управленческой документации, с одной стороны, является наиболее сложным, а, с другой стороны, в значительной мере применим к этим системам, в данном подразделе рассматривается именно этот порядок. Состав организационно-распорядительных документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Значительная их часть используется для отображения (фиксирования) информации, составляющей коммерческую и служебную тайну.

Вопросы:

1. Общие требования к учету конфиденциальных документов

2. Учет изданных конфиденциальных документов

3. Учет поступивших конфиденциальных документов

4. Учет конфиденциальных документов выделенного хранения

Учет конфиденциальных документов является одной из важнейших составных частей конфиденциального делопроизводства. В открытом делопроизводстве вместо термина "учет" употребляется термин "регистрация", которая, согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, представляет собой "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения". Основная цель регистрации - построение поисковой системы по документам. В конфиденциальном делопроизводстве запись учетных данных о документе не сводится только к фиксированию факта его создания, отправления или" получения и является не только основой построения поисковой системы по документам, хотя и то, и другое относятся к целям записи. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращении таким образом утечки содержащейся в документах информации. Для достижения этого в регистрационных формах необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, поскольку утрата экземпляра или отдельных листов при безучетном их хранении зачастую приводит и к утечке конфиденциальной информации, но и любое движение и местонахождение документа, что позволяет, помимо расширения справочно-поисковых данных о документе, обеспечивать персональную ответственность за его сохранность и качественно проводить проверки наличия документов с целью своевременного обнаружения их возможных утрат. Поэтому применительно к конфиденциальным документам употребляется термин "учет", т.к. он является более емким и не сводится только к фиксированию данных о реквизитах документа. Учет конфиденциальных документов осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства. В "Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" записано, что при небольшом объеме u1076 документов с грифом (пометкой) "Для служебного пользования" их учет разрешается вести совместно С несекретными документами. Однако формы учета несекретных документов не отражают всех показателей, необходимых для учета документов с грифом "Для служебного пользования", что создает условия для утраты документов. К тому же при совместном учете усложняется работа по регистрации, проведению проверок наличия, поиску, систематизации документов, содержащих служебную тайну. Поэтому оптимальным вариантом является раздельный учет несекретных и с грифом "Для служебного пользования" документов. Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от документов, содержащих служебную тайну. Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы. Учет конфиденциальных документов подразделяется на 3 вида: изданных документов, поступивших документов и документов выделенного хранения. Учет изданных документов охватывает документы, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними. Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие от других предприятий, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения. Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивке в дела. В открытом делопроизводстве нет такого вида учета. Документы, которые по различным причинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, технический архив или соответствующие производственные подразделения. В конфиденциальном делопроизводстве в силу того, что оно распространяется не только на управленческую, но и на научно-техническую документацию и учет этой документации осуществляется в одном подразделении, документы, не подлежащие подшивке в дела, ставятся или переводятся на учет документов выделенного хранения. Эти документы можно разделить на две категории. К первой относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дела. Например, различного рода технологические инструкции, с которыми параллельно работают несколько исполнителей. При подшивке их в дело исполнитель, взявший дело, лишает остальных исполнителей возможности пользоваться необходимыми им инструкциями. Ко второй категории относятся документы, которые по их внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дела (большого формата, сброшюрованные, чертежно-графические и т.д.). На этот вид учета могут ставиться документы на стадии их создания или получения либо переводиться документы, уже взятые на Учет изданных или поступивших документов. Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах или карточках. При большом объеме документов целесообразно использовать карточный способ учета, т.к. он сокращает время на поиск документов за счет помещения карточек в соответствующие рубрики картотек, дает возможность осуществлять ручной контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов. При карточном способе учета документов (как и носителей) необходимо вести контрольный журнал, предназначенный для регистрации карточек и обеспечения последовательности проставления их номеров, контроля за местонахождением документов, находящихся в обращении, ускорения их поиска, а также для проставления отметок о проверках наличия документов. Контрольный журнал заводится по каждому виду карточного учета документов. Он имеет следующую форму:

Рисунок 24 – Контрольный журнал

В графе 2 напротив соответствующего номера проставляются карандашом фамилия сотрудника, получившего документ, или другое местонахождение документа. При изменении местонахождения документа предыдущая отметка зачеркивается или вытирается и проставляется новая, при этом карточка учета данного документа каждый раз помещается в соответствующую рубрику картотеки. При отработке документа (переводе на другой вид учета, отправлении, подшивке в дело, уничтожение, передаче на архивное хранение) соответствующий номер в контрольном журнале округляется без указания окончательного местонахождения документа. Карточка помещается в картотеку отработанных документов по порядку номеров. В графе 3 напротив соответствующего номера проставляется дата проведения квартальной проверки наличия документа. Вместо контрольного журнала допустимо вести валовую картотеку, формируемую из вторых экземпляров учетных карточек, в которую вносятся данные, предусмотренные для контрольного журнала, но реальные затраты при этом возрастают за счет изготовления вторых экземпляров карточек.

Журналы или картотеки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года (кроме распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года, оформляемой по аналогии с отметкой о перерегистрации носителей: по изданным документам в графе 16, по поступившим - в графе 14. Журнал (картотека) учета документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы постоянного и долговременного хранения, и их ежегодная перерегистрация привела бы к увеличению трудоемкости обработки документов и созданию сложностей для их пользователей. Порядок оформления учетных форм документов и внесения исправлений в произведенные в них записи является таким же, как и для учетных форм носителей.