Система управления в проекте

ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОНЦЕПЦИИ (СУТИ) ПРОЕКТА

 

Концепция проекта — описание основного смысла деятельности, модельпроекта. Концепция позволяет всем участникам и заинтересованным лицам иметь единое, целостное представление о сути и смысле проекта. Концепция является ориентиром, с которым сверяется вся логика проекта на каждом этапе реализации. На ее основе выстраиваются все составляющие проекта. На этапе написания концепции проекта вам и вашей команде должно стать окончательно понятно «что делать?» и «на каком основании это делать?».

 

Концепция проекта может включать в себя следующие пункты:

 

• экспресс-анализ социальной ситуации;

 

• главную идею проекта («фишку»);

 

• логически продуманную миссию проекта;

 

• общие подходы к деятельности в проекте;

 

• описание образа прогнозируемой социальной ситуации;

 

• преимущества проекта (уникальность);

 

• другие пункты, которые могут привлечь к вашему проекту внимание его участников, благополучателей, новых партнеров.

ВВОДНАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ПРОЕКТЕ

 

На начальном этапе необходимо составить справку о проекте, которая будет являться вводной информацией о проекте. В самую простую схему справки, представленную ниже, входят:

 

• название проекта, которое должно быть броским, кратким, выражающим основную идею содержания; может быть дана расшифровка (пояснение) названия;

 

• контактный лист автора проекта: для организации это название, адрес, телефон, реквизиты, а также задействованные в проекте партнеры и т.д.;

 

• руководители проекта: фамилия, имя, отчество, должность, место работы, адрес, контактный телефон, звания и т.д.;

 

• география — территория, на которой будет проходить реализация проекта;

 

• сроки выполнения, если проект проходит по этапам, указываются сроки выполнения каждого из них;

 

• информация, доказывающая компетентность исполнителей, род деятельности заявителей, наличие достижений в сфере деятельности по проекту, опыт реализации аналогичных проектов и программ.

 

СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА

 

 

Основной компонент проектирования — выбор содержания деятельности. Это технологический этап, который подразумевает подбор оптимальной системы действий, направленных на решение каждой из поставленных задач.

 

Вы должны достаточно подробно описать, в каких направлениях, каким образом, когда, в какой последовательности, что и как будет сделано для получения желаемых результатов.

 

Если содержание представляет собой монолит, не разделенный на части, то это затруднит работу по проекту, так как деятельность носит всегда разноплановый характер.

 

Содержание проекта, как деление на главы в книге, должно строиться из больших и малых элементов — частей. В качестве элементов структуры используются блоки, направления, ступени, модули. Для небольших проектов такого деления можно и не делать (если проект состоит из одного модуля или направления).

 

Если же мы структурируем содержание, то нужно продумать «вертикальные» и «горизонтальные» связи между частями. Чтобы разобраться, можно все содержание сначала изобразить в виде схемы. Составление схем — дело не обязательное, но полезное.

 

Схема (или текстовая информация) работы по проекту и план действий являются базовыми понятиями в технологии разработки содержания и механизма реализации, так как достаточно четко показывают, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены. Контрольными характеристиками для этапа написания содержания проекта могут служить:

 

• четкое структурирование проекта на части и видение их взаимосвязей;

 

• доступное описание основных мероприятий и причин выбора именно этих форм работы;

 

• должно быть понятно, как, с кем, когда и где будет проходить (реализовываться) проект;

 

• естественность логической цепочки: проблема — цель — задача — метод;

 

• отсутствие ненужных описаний, приложений и прочего неполезного материала;

 

• соответствие компетентности, подготовленности финансово-экономическим, материально-техническим, организационным условиям реализации проекта и др.

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ В ПРОЕКТЕ

 

    Управление проектом — это процесс руководства всеми работами в проекте от начала до завершения. Управление включает три основных вида деятельности: планирование, организацию, управление.

 

Планирование включает в себя:

 

    - Определение желаемых результатов проекта, т.е. прописывание того, что же хочется увидеть после реализации проекта.

 

    - Разработку стратегии выполнения и графика выполнения работ. Все придуманные мероприятия, в том числе и по поиску ресурсов и спонсоров (если таковые будут нужны), а также различные встречи, акции, опросы и риски (проблемы, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта) должны быть прописаны вместе со сроками и ответственными.

 

    - Расчет количества необходимых ресурсов. Грубо говоря, всё, что понадобится для разработки и реализации проекта (люди, деньги, транспортные расходы, канцелярские расходы и т.д.).

 

Организация — это распределение ролей, обязанностей (функционала)внутри проектной команды. В проекте должно быть четко расписано, кто занимается планированием, кто занимается фандрайзингом, ищет спонсоров, кто взаимодействует, к примеру, с администрацией города или района, кто отвечает за проведение мониторинга в проекте, кто занимается подготовкой мероприятия и т.д.

    Разделение функционала крайне важно в проектной деятельности. Необходимо понять, кто и чем будет заниматься в силу своих возможностей и способностей. Конечно, для того, чтобы разделять обязанности в команде, прежде нужна сама команда.

 

Включение в проектирование такого вида деятельности, как управление, поможет сделать работу в проекте качественнее, эффективнее.

 

    Проектное управление включает в себя следующие основные направления:

 

• руководство работами и контроль результатов, сюда входит назначение ответственных и отчеты о проделанных работах;

 

• быстрое решение возникающих в ходе реализации проблем, не предусмотренных в рисках;

 

• обмен информацией с заинтересованными лицами: ими могут быть администрация, руководители предприятий, соседи, различные общественные организации и т.д.

 

Систему управления в проекте лучше визуализировать в виде схемы, на которой будут указаны уровни подчиненности, взаимосвязи, функционал, за который отвечает тот или иной участник проекта.

 

При формировании системы управления необходимо соблюсти следующие правила:

 

• сферы и функции деятельности должны быть четко определены и распределены;

 

• должно быть указано, что персонал, реализующий проект, обладает достаточной квалификацией;

 

• механизм управления должен быть простым и действенным, чтобы не тормозить, а увеличивать эффективность работы.