Утвердите перечень документов, которые переведете в электронный вид

Теперь ваша задача — решить, какие документы вы переведете в электронный вид, а какие оставите на бумаге. Если вы участник эксперимента Правительства и Минтруда, то можете перевести в электронный вид любые документы, кроме трудовых книжек.

Если в эксперименте не участвуете, то постарайтесь перевести в электронный вид только те документы, для которых нет обязательной письменной формы или которые не нужно подписывать. Но решение все равно за вами. Просто учитывайте проблемы, связанные с переводом документов в электронный вид. Например, такой документ могут признать незаконным, или работник оспорит подлинность документа.

Когда решите, какие документы переведете в электронный вид, составьте перечень и утвердите его приказом. Также можете прописать такие документы в локальном акте компании и дополнительных соглашениях к трудовым договорам с работниками.

Марина Ориничева Руководитель отдела кадрового учета СКБ «Контур» Про электронный документооборот с помощью собственной программы Наша компания — тоже участник эксперимента. Не участвуют в нем сотрудники, у которых нет стационарного компьютера: уборщики, вахтеры и другие. Для обмена электронными документами мы используем программу собственной разработки. Представитель работодателя подписывает документы квалифицированной электронной подписью, а работник — простой. Отдел информационной безопасности регулярно проверяет, как работники выполняют требования парольной политики, и обеспечивает защиту персональных данных. В переходе на электронный документооборот мы видим только плюсы. Это высокая скорость обмена документами и контроль за их подписанием. Работники могут ознакомиться с документами, не приходя в отдел кадров. Отдел кадров стал работать эффективнее. А еще компания теперь экономит на бумаге, картриджах для принтера и не тратится на отправку документов почтой. В целом мы не видим минусов в электронном документообороте. Есть пара технических вопросов, связанных с длительным хранением документов, но и это все решаемо.

Определите работников, которые будут вести документы в электронном виде

Если вы не хотите вводить электронный документооборот во всей компании, то можете определить подразделения, которые примут участие в эксперименте. Например, документы проще вести на бумаге в отношении работников, которые трудятся не за компьютерами. Это рабочие, курьеры, водители и другие.

И вам, и таким работникам проще продолжить вести документы как обычно. Список подразделений — участников эксперимента утвердите приказом.