Уведомьте работников о переходе на электронный документооборот

Теперь ваша задача — уведомить каждого работника о переходе на электронный кадровый документооборот. Это не изменение определенных сторонами условий трудового договора, поэтому не нужно соблюдать двухмесячный срок предупреждения. Уведомляйте с тем расчетом, чтобы работники и вы сами успели подготовиться.

Если вы участник эксперимента, то работников нужно уведомить минимум за месяц до начала эксперимента в вашей компании. Уведомьте об этом каждого работника под подпись. Укажите в уведомлении, что работник должен либо согласиться участвовать в эксперименте, либо отказаться. Свое решение работник оформляет письменно.

Уведомление работника о проведении эксперимента по электронному кадровому документообороту

В законе не сказано, что делать, если работник не согласился, но и не отказался участвовать в эксперименте. Полагаем, что в таком случае надо понимать это как отказ, пока вам не поступит одно из заявлений. Ведь без согласия работника вести на него документы в электронном виде нельзя.

Еще одна проблема: нужно ли уведомлять работников подразделений, которые в эксперименте не участвуют. Полагаем, что делать это не нужно. Даже если работник выразит согласие, то все равно все документы будете оформлять на него в бумажном виде. Поэтому и уведомлять работника не надо.

Когда соберете согласия с работников, составьте список сотрудников — участников эксперимента. Указывайте в списке Ф. И. О. и должность сотрудника.

Заключите с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам

С каждым работником, который переходит на электронный документооборот, заключите дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если это новичок и он согласен вести документы в электронном виде, можете сразу включить необходимую информацию в трудовой договор. Если в вашей компании есть коллективный договор, то такие положения пропишите еще и в нем.

Дистанционные работники не могут участвовать в эксперименте Правительства

Какую информацию прописывают участники эксперимента, регламентирует ст. 8 Закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ о проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой. Компании, которые в эксперименте не участвуют, могут поступать так же.

Поговорим о самых важных условиях дополнительного соглашения. Первое важное условие — какую информационную систему будет использовать работодатель для электронного документооборота. Какие есть виды электронных систем, мы писали выше.

Второе — перечень видов документов, которые работодатель будет оформлять в электронном формате. Третье важное условие относится только к участникам эксперимента. Это сведения о том, какие электронные документы работодатель будет создавать и использовать с помощью платформы «Работа в России», а какие — с помощью своей кадровой программы для электронного документооборота. Также в соглашении укажите адрес электронной почты работника или адрес его личного кабинета в системе «Работа в России», если будете использовать эту систему для электронного кадрового документооборота.