Выберите систему кадрового электронного документооборота

Дальше вам нужно определиться с тем, как вы будете оформлять электронные документы — с помощью специальной программы или без нее.

Платформа «Работа в России». Использовать платформу «Работа в России» могут только участники эксперимента. Это бесплатный вариант. А кроме того, он позволит не покупать работникам усиленные квалифицированные или неквалифицированные электронные подписи. Но учтите, что работодателю необходимо оформить усиленную квалифицированную электронную подпись.

Чтобы использовать систему «Работа в России», и работодатель, и работник должны быть зарегистрированы в Единой системе идентификации и аутентификации. Сделать это можно на сайте gosuslugi.ru. Затем Минтруд выдаст коды и пароли для работников для создания личного кабинета на портале «Работа в России», а также код и пароль для работодателя.

Ирина Жуковская Руководитель представительства ООО «Центр аудита и охраны труда „Лидер“» в Москве, трудовой арбитр РФ Про электронный документооборот на портале «Работа в России» Наша компания участвует в эксперименте. Мы переводим в электронный вид заявления работников, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы о приеме, переводе и увольнении, а также инструкции по охране труда. Для электронного документооборота будем использовать портал «Работа в России». В таком случае для работников не надо закупать усиленные квалифицированные или неквалифицированные электронные подписи. Они могут использовать простые электронные подписи. Переход на электронный документооборот позволит сэкономить время и деньги, упростить работу специалиста и исключить ошибки в документах. Минусов и проблем как таковых мы не видим. Да, есть общие вопросы выстраивания перехода на электронный документооборот, но на то он и эксперимент, чтобы эти вопросы решить. Еще есть вопросы по обеспечению безопасности электронных документов и защиты персональных данных работников, но они сейчас обсуждаются в Минтруде и Роструде.

Покупная система или собственная разработка. Еще один вариант — купить или самим разработать систему электронного кадрового документооборота. Если соберетесь покупать, предложений на рынке множество. Прочитайте характеристики системы, пообщайтесь с разработчиками, изучите отзывы. Главный момент: система должна обеспечивать возможность подписывать документы электронными цифровыми подписями. В идеале — чтобы работники могли пользоваться простыми электронными подписями. Так будет дешевле.

Также можете разработать собственную электронную систему. Но для этого у вас должны быть свободные финансы. Не все компании могут себе это позволить, так как на разработку системы уйдет в несколько раз больше денег, чем на покупку уже готовой. Если вы участник эксперимента, то платформу «Работа в России» можете использовать совместно с вашей системой.

Документооборот без электронной системы. Использовать специальную систему для электронного кадрового документооборота не обязательно. Можно формировать документы на компьютере, подписывать электронной подписью и направлять по электронной почте. Но это удобно, только если сотрудников, с которыми хотите наладить такой обмен, у вас немного. Иначе будут проблемы с хранением и систематизацией документов.