Место и роль документов в управлении

 

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования: она должна быть своевременной и достаточной для принятия управленческого решения. Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информации недостаточно, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.

Информация тождественна понятиям «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплены следующие термины[1]:

информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Носителем информации в большинстве случаев является документ. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.

Документы многообразны и каждый документ (устав, протокол, приказ, справка и др.) имеет свои особенности и правила работы с ним.

Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источни­ком, кибернетика-документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Документ и электронный документ – основные термины современного делопроизводства, т.е. деятельности, охватывающей документирование и организацию работы с документами. Документ (от лат. documentum – доказательство, свидетельство) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Посмотрим несколько определений. Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ – всякая важная деловая бумага». В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ – деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение». Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

- документ – материальный объект;

- документ – носитель информации;

- документ – документированная информация.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[2] документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая. Однако эти определения не учитывают важное свойство документа, проявляющееся в его правовом статусе.

ФЗ «Об архивном деле в РФ» содержит определение архивного документа, в соответствии с которым он представляет собой «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежат хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства»[3].

Существенными являются также определения официального документа (документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке) и подлинного документа (документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения).

Функции документа принято делить на общие и специальные. Выполнение общих функций документа характерно для всех без исключения документов, а специальных – лишь для ограниченной группы документов.

К общим функциям следует отнести:

- информационную – документ создается для сохранения и передачи информации, в нем фиксируются факты, события, явления, (verba volant, scripta manent – слова улетают, написанное остается); необходимость зафиксировать информацию – причина появления любого документа;

- социальную – документ является социально значимым объектом, так как порождается социальной потребностью и реализует себя в социальной системе;

- коммуникативную – документ является средством передачи информации между элементами социальной структуры, обеспечивает внешние связи предприятия; он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения;

- культурную – документ является средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций.

 К специальным функциям относятся:

- управленческая – документ является инструментом управления (плановые директивные документы доводятся до исполнителей, встречный поток документов передает информацию о состоянии управляемой подсистемы органов управления), способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности с целью ее оптимальной организации;

- правовая – законодательные и нормативные акты являются средством документального закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоения морально-этических норм. Кроме того, любой документ приобретает правовую функцию при его использовании в качестве судебного доказательства;

- обучающая – фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению и участвует в процессе формирования личности, ее социализации;

- познавательная – документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира;

- функция исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей. Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей;

- учетная функция – сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению учета ее результатов. 

Рассмотрим основные свойства документа.

Атрибутивность – это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не может: информационной и материальной. Информационная слагаемая – это содержание (мысли, идеи), материальная – это форма, которая служит для закрепления и передачи информации.

Информативность – это способность документа передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др.

Структурность документа – это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе.

К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.