Службы делопроизводства (документационного обеспечения управления)

Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную, подчиненную руководителю организации, службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.

В ведении службы ДОУ находятся вопросы организации работы с документами в масштабе всего учреждения. При этом другая составляющая данной работы (по подготовке документов) относится к компетенции соответствующих должностных лиц (структурных подразделений), так или иначе участвующих в выработке, принятии в последующей реализации управленческих решений. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по делопроизводству.

Служба ДОУ решает следующие задачи:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения (ЕГСДОУ), ГОСТ и другими действующими нормативами;

- сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию делопроизводства, прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются с учетом принадлежности их к определенной группе организаций, предприятий, учреждений.

Так, в министерствах и ведомствах федерального уровня созданы управления делами. На государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях, в учебных заведениях и других организациях функционирует отдел ДОУ, административный отдел или канцелярия. В их состав, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации; контролю; совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств; рассмотрению писем (жалоб); секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.

В ассоциациях, концернах, акционерных обществах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации. В аппарате управления органов муниципального самоуправления создается общий отдел. В его состав включаются секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительное бюро, архив.

В небольших по объему работы с документами предприятиях и фирмах, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор, референт) или другое специально назначенное лицо. Штатная численность службы ДОУ должна соответствовать объему работы и обеспечивать высокое качество делопроизводства в организации.

Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации.

Служба ДОУ несет ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации и выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы.

Служба ДОУ находится в тесном взаимодействии:

- со всеми руководителями структурных подразделений организации – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации;

- с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и других документов;

- с кадровой службой – по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров;

- со службой материально-технического обеспечения – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

- со службами АСУ – по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.