Классификация документов

В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформление и содержание, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

- документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства организацией и ее деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений;

- документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта и т.д.

Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:

- директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);

- организационно-распорядительная документация;

- документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, заявления, приказы о приеме и увольнении, а также документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);

- деловая переписка.

Документы классифицируются по следующим признакам:

- по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными;

- по способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фотодокументы;

- по сфере использования: организационно-распорядительные, финансовые, научно-технические, отчетно-статистические;

- по содержанию: простые, сложные;

- по месту составления: внутренние; внешние;

- по степени гласности: открытые, с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» – информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» – информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» – информация, составляющая государственную тайну);

- по происхождению: официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия), личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы);

- по юридической силе: оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором), копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы), заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу), выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью), дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) – выдаются при утере или уничтожении подлинника.

- по форме изложения (степени унификации): индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме), трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении), типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления – типовые инструкции), примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии), унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации);

- по срокам исполнения: срочные (с указанием срока исполнения, несрочные;

- по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по срокам хранении: временного хранения (до 10 лет), долговременного хранения (свыше 10 лет), постоянного хранения.

[1]      Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 05.04.2013) // Собрание законодательства РФ. 2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448; Российская газета. 2013. 10 апр. (№77).

[2]      ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: государственный стандарт Российской Федерации (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28). М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. С. 3.

[3]      Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013) // Собрание законодательства РФ. 2004. № 43. Ст. 4169; Российская газета. 2013. 15 февр. (№ 33).