2020-09-24
68
Государственный герб Российской Федерации (01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст. 5021).
Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства. Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03) - это символическое графическое изображение помещают в соответствии с уставом (положением) организации. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
Код организации (04) проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляются коды по ОКПО.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В связи с вступлением в силу с 01.07.2002 Федерального закона №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационный номер (ОГРН), который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа (07) проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации (08) являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например:
Министерство образования и науки Российской Федерации
Нижегородский государственный технический университет
Сокращенное наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.
На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество: ЗАО «ЮСТА»; ОАО «Альтаир»
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатается на двух языках.
Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке пишется ниже или справа от наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже названия организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
Справочные данные об организации (09) включают: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телефаксов, банковских счетов и другие необходимые сведения по усмотрению организации.
Наименование вида документа (10) составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и т.п.
Дата документа(11) является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату и она является наиболее поздняя из указанных ими при подписании.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например, дату 2 марта 2004 г. следует оформлять 02.03.2004.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
02 марта 2004 г.
Возможно оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день, например: 2004.03.02.
В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.
Регистрационный номер документа (12) указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Например: 04-12/576, где 04 - индекс структурного подразделения, 12 - номер дела по номенклатуре, 576 - порядковый номер отправляемого документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Оформляется следующим образом: На № 02-13/36 от 02.03.2004. Применяется только в исходящих ответных документах для удобства дальнейшей работы.
Место составления или издания (14) документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Например: Нижний Новгород;
г. Кстово Нижегородской области
Города, в наименование которых входит слово «град» или «город», а также столицы указываются без сокращения «г» (Нижний Новгород, Волгоград), остальные – с сокращением (г. Пенза, г. Омск).
Адресат (15) – место нахождения организации, структурного подразделения, должностных или физических лиц, которому направляют документ.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Министерство образования и науки Российской Федерации
Департамент информатизации и стандартизации
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
| Генеральному директору ОАО «Альтаир» Д.В. Табакову | или | ОАО «Альтаир» Главному бухгалтеру Т.А. Смирновой |
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Нижегородской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
Главному редактору
Издательского дома "Медиадом"
С.Н. Аксеновой
Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей: наименование организации; структурное подразделение; должность, инициалы и фамилия; почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах: наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество); улица, № дома, № квартиры; населенный пункт (город, поселок); область, край, республика; страна (для международных писем); почтовый индекс.
Например: ОАО «Альтаир»
Начальнику отдела кадров
Т.Г. Тарасовой
ул. Морская, 8
Нижний Новгород, 603000
Наиболее распространенным является следующий вариант адресования:
Генеральному директору ОАО «Альтаир»
Д.В. Табакову
ул. Морская, 8, офис 69
Нижний Новгород, 603000
Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна, например:
О. Itskov
5/9 st. Karl Neter
Rishon – le- zion
Israel
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Нижегородский государственный технический университет
Минина ул., д.69, Нижний Новгород, 603600
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Лазареву Д.Г.
ул. Ленина, д.64, кв.1,
с. Безводное, Кстовский р-н,
Нижегородская обл., 606300
Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков – уголков. На одном документе указывается не более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Если адресатов больше, составляется список рассылки.
Гриф утверждения документа (16) проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Альтаир»
___________ Д.В. Табаков
«___» __________ 200__ г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
| УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 02.03.2004 № 14 | или | УТВЕРЖДЕНО приказом директора ЗАО «Люкс» от 04.01.2004 № 82 |
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Альтаир»
_________ Д.В. Табаков
«___» __________ 200__ г.
Резолюция (17) написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей (кому поручается исполнение), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
