2020-09-24
45
управления ОАО «Альтаир»
____________ И.О. Фамилия
«___» ____________ 200__ г.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Совета директоров
ОАО «Альтаир»
от 02.03.2004 № 430-162
Виза согласования документа (24). Согласование документа оформляют визой, которая включает: должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, например:
Юрист
___________ И.О. Фамилия
02.03.2004
Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
__________ И.О. Фамилия
02.03.2004
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
При необходимости согласования с четырьмя и более должностными лицами оформление виз документа производится на отдельном «Листе согласования».
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Печать (25). Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставиться на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М.П. (место печати) и должна быть хорошо читаема. Различаются печати гербовые и печати организации. Документы заверяют печатью организации.
Отметка о заверении копии (26). Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор по кадрам Личная подпись И.О. Фамилия
04.01.2004
При необходимости при пересылке копии с документа в другие организации или выдачи ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются.
Отметка об исполнителе (27). Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Д.Г. Табаков
(8312) 32 53 70
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28). Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа и включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:
В дело №12-25. Отправлен факс от 12 05.2004 № 123.
Личная подпись 24.05.2004
Отметка о поступлении документа в организацию (29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты), например:
Вх. № 23
Дата 02.03.2004 15:20
По возможности ставится на первом листе входящих документов. Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Идентификатором электронной копии документа (30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Такая отметка необходима для: исключения повторного ввода документа в персональный компьютер; быстрого поиска документа по имени файла; установления лица, осуществившего ввод документа в компьютер.
ТЕМА 3.
