Особенности официально-делового стиля. Морфологические особенности языка деловой документации. Синтаксические особенности языка деловой документации

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность (краткость) изложения;

- констатирующе-предписывающий характер изложения.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитера­турного словоупотребления, а также в значениях, традиционных для деловых документов.

Предполагается внимательное отношение к лексическому зна­чению слов. Незнание лексического значения отдельных слов при­водит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себе­стоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестои­мость).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например, "конструкторат", "переорганизация", а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, "секретарша", "лаборантка".

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл.

Например, нередко путают слова "представить" и "предоставить".

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: "в апреле месяце" (апрель — именно месяц), "информационное сообщение" (любое сообщение содержит информацию) и т. д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: "польза от использования", "следует учитывать следующие факты"и т.д.

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: "в связи с распоряжением Правительства", "в порядке оказания материальной помощи", ''в связи с тяжелым положением, сложившимся... " — постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: "принять во внимание", "довести до сведения".

Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол "допускать" ("допустить") в значении "сделать что-либо, совершить" принято сочетать со словами "нарушение", "ошибка", "просчет" и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: "допустить грубость, чванство". Неправильны сочетания типа: "допускать дефекты (брак, поломки, хищения)", в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т. д.

Трудности в употреблении имен существительных

Составители деловых писем часто допускают неправильное согласование в падеже. Наиболее частым является неверное упот­ребление существительного в родительном падеже вместо датель­ного.

Неправильно:

«Согласно Вашей просьбы...», «Согласно приказа...», «Соглас­но решения...».

Правильно:

«Согласно Вашей просьбе...», «Согласно приказу...», «Соглас­но решению...».

Трудности в употреблении прилагательных

Если определение относится к имени существительному, име­ющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-авто­погрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на пер­вом месте.

Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа «директор завода т. Иванова», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: «наш начальник цеха Петрова»; «старший инженер т. Яковлева»; «но­вый лаборант Серова».

Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, ког­да определение выражается причастием: «выступившая на собра­нии заместитель декана по научной работе доцент Сидорова»; «принимавшая участие в разработке проекта старший научный сотрудник Алексеева».

Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официаль­но-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме име­нительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместны­ми, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Неправильно:

«Выводы комиссии обосно­ванные и справедливые»

Правильно:

«Выводы комиссии обосно­ванны и справедливы»

В случае употребления кратких форм имен прилагательных на «-ен» и «-енен» следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на «-енен».

Правильно:

«Окончательный результат тождественен предварительным расчетам».

«Каждый член бригады ответственен за качество продукции

Употребление количественных имен числительных

При употреблении количественных числительных в де­ловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обста­новке следует помнить, что все количественные имена чис­лительные склоняются; при этом изменяются все части слож­ных и составных числительных: «до семисот рублей», «с семьюстами семьюдесятью семью рублями» и т. д. Нескло­нение или неполное склонение сложных и составных числи­тельных, распространенное в устной речи, является наруше­нием норм официально-деловой письменной речи.

В текстах количественные имена числительные, как правило, записываются цифрами. Поэто­му, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официаль­ной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следу­ет давать их словесные варианты, разумеется, в соответству­ющих падежных формах:

«На завод было доставлено до 777 т (семисот семидеся­ти семи тонн) металлолома».

«Депутат встретился с 777 (семьюстами семьюдесятью семью) рабочими завода».