Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

Трудно представить деловую письменную речь без сложнопод­чиненных предложений. Совмещая просьбу и причины, побудив­шие обратиться с просьбой, отказ и его убедительную аргумента­цию в рамках единой конструкции, сложные предложения прида­ют большую убедительность просьбе и смягчают впечатление от­каза, позволяют подчеркнуть важные смысловые оттенки, приве­сти аргументы, дать подробное Обоснование основных положе­ний и т. д.

Кроме того, использование союзов и союзных слов дает воз­можность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между отдельными частями развернутого высказы­вания.

При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами что; который; если; вследствие того что; при условии, что; где; как.

Нередко составители деловых писем неоправданно усложня­ют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненны­ми предложениями с однотипными придаточными частями, длин­нейшими перечислениями, сложно построенными вставными кон­струкциями, развернутыми цитатами (например, из предваритель­ной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимич­ными причастными и деепричастными оборотами. Этим дости­гается сжатость и лаконизм текста. Например:

«Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государ­ственным комитетом...» (вместо: «которые одобрены»).

Использование предлогов

Наиболее частая ошибка - неправильное использование пред­логов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимы­ми существительными в предложном падеже типа: вопрос о дове­рии; решение о кадрах; соглашение с... и т. д. Однако наблюдают­ся случаи неправильного использования предлога «о», что созда­ет языковые помехи. Например:

«Директор завода отметил о важности поставленной проблемы».

Правильно:

«Директор отметил важность поставленной проблемы».

«Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостат­кам».

Правильно:

«Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам».

«Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы на­стоятельно требуем».

Правильно:

«Цех нуждается в ремонте, производства которого мы настоя­тельно требуем».

«Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа боль­шая и важная».

Правильно:

«Нет сомнений в том, что проводимая отделом работа боль­шая и важная».

Составители деловых писем нередко не различают случаев,
когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: «В
наше предприятие распределены на работу молодые специалисты» (правильно: «На наше предприятие»).

Словосочетания

При построении словосочетаний следует учитывать, что боль­шинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, при­каз - издается, контроль - возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, должностные оклады - устанавливаются, выго­вор - объявляется, порицание - выносится и т. д.

Выбор того или иного языкового оборота из числа возможных определяется:

- практикой употребления языкового оборота, т. е. степенью его употребительности;

- правильностью его с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля);

- степенью точности и лаконичности в описании управленчес­кой ситуации.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учиты­вать особенности фразеологии, сложившейся в официально-дело­вой речи. Так, при употреблении сравнительной степени предпоч­тительней сложная форма: менее важный, более сложный. При выражении превосходной степени наиболее употребительна фор­ма с приставкой «наи» (наибольший эффект, наименьший резуль­тат) или сочетание положительной степени с наречием «наибо­лее» (наиболее важный).

Широко используются так называемые расщепленные сказуе­мые. Например: оказать помощь вместо помочь; провести проверку вместо проверить; «произвести ремонт» вместо «отремонтировать» и т. д.

 

Организационно-правовые документы. Правила оформления, назначение

Назначение

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организации, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

- создание организации, включая выбор ее организационно -
правовой формы;

- установление ее структуры;

- определение штатной численности и состав (номенклатура) должностей руководителей, специалистов, технических исполни­телей и их тарификацию по Единой тарифной сетке;

- регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

- формирование совещательных органов управления;

- регламентацию деятельности аппарата управления;

- лицензирование деятельности;

- установление режима работы и системы органов;

- организацию труда работников и оценку их труда;

- реорганизацию;

- ликвидацию организации и некоторые другие виды работы.

Организация деятельности организации выражается в разработке и утверждении комплекса органи­зационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функцио­нальное содержание деятельности организации в целом, ее подраз­делений и работников, их обязанности, права, ответственность и другие аспекты.          

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положение о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, аппарата управления и руководства, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности; должностные инструкции работников, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для использования, они реализуют нормы ад­министративного права и являются правовой основой деятельности учреждения.

Цель разработки организационных документов - наиболее ра­циональное разделение и кооперация труда между подразделения­ми и работниками.

Правила оформления

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов:

- название учреждения или подразделения;

- наименование вида документа;

- дата;

- номер документа;

- заголовок к тексту;

- подпись;

- гриф утверждения.

Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Организационно-правовые документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения (реквизит 16) на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

• положение (о чем?) об отделе кадров;

• структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;

• инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

• должностная инструкция (кого?) референта.

Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответствен­ность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационные документы проходят установленный в организации поря­док согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяю­щей соответствие данного организационного документа действующему законо­дательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относят­ся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ.