Служебное письмо. Классификация, требования к оформлению

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, вы­деляемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, теле­графом, факсом или другим способом).

Для писем установлен специальный бланк - бланк письма.

В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• код формы документа;

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• адресат;

• резолюция;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения;

• подпись;

• гриф согласования документа;

• визы согласования документа;

• оттиск печати;

• отметка об исполнителе;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• отметка о поступлении документа в организацию;

• идентификатор электронной копии документа.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

• письма, требующие письма-ответа;

• письма, не требующие письма-ответа.

Письма первой группы, в свою очередь, можно условно подразделить на пись­ма-вопросы и письма-ответы, что позволяет выделить:

• письмо-просьбу;

• письмо-обращение;

• письмо-предложение;

• письмо-запрос.

Ко второй группе относятся:

• письмо-предупреждение;

• письмо-напоминание;

• письмо-подтверждение;

• письмо-приглашение;

• письмо-отказ;

• письмо-извещение;

• сопроводительное письмо;

• гарантийное письмо;

• информационное письмо;

• циркулярное (письмо-распоряжение), которое направляется целому ряду подчиненных инстанций.

Письма также можно разделить на простые и сложные.

Простое служебное письмо- письмо одноаспектное. Это, прежде всего, пись­мо, не требующее ответа.

Многоаспектное письмо содержит несколько аспектов, изложение каждого из которых рекомендуется начинать с нового абзаца.

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.

В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются при­чины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссыл­ки на другие документы.

Во второй части письма (заключении) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. п.

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа (просим сообщить);

• от первого лица единственного числа (считаю необходимым);

• от третьего лица единственного числа (ВНИИДАД считает возможным).

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу, так как при ра­боте с документом, содержащим несколько вопросов, возникают сложности.

Служебное письмо должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объ­ема служебного письма до пяти машинописных страниц.

Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использо­вать бланк формата А-5 и не составлять заголовок к тексту.

Письмо должно быть полным, исчерпывающим, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т. п.

Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

Служебное письмо должно быть корректным по форме.

При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважи­тельное отношение автора письма к деловому партнеру.

Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.

При составлении служебных писем с однотипной информацией широко используются типовые тексты и тексты-трафареты, что дает большую экономию времени, упрощает процесс составления и оформления документа.

Типовой текст — это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с ис­пользованием которого может быть построен текст нового письма.

Трафаретизация — способ фиксации информации в виде постоянного текста с пробе­лами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от кон­кретной ситуации.

По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммер­ческой корреспонденцией.

Деловую переписку можно разделить на следующие виды:

• по общим вопросам технологии;

• по вопросам оборудования и энергетики;

• по вопросам производства;

• по вопросам сбыта;

• по вопросам финансирования и т. д.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрак­тов.

Оферта (письмо-предложение) представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Гарантийное письмо - это документ, обеспечивающий исполнение изложен­ных в нем обязательств.

Письмо-рекламация - коммерческий документ, содержащий предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков.

Коммерческие письма. Классификация, требования к оформлению

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу.

Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

Коммерческий запрос

Коммерческий запрос -  это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре и (или) направить предложение на поставку товара.

В запросе указываются, как правило, наименование товара и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Ответ на запрос

При ответе на запрос, если продавец не может выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:

- о принятии запроса к рассмотрению;

-  о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;

- об отказе поставить товар, интересующий покупателя;

-  об изменении условий запроса;

- об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту).

Предложение- оферта

 Это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки.

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.…

Ответ на предложение

В письме – ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

Если покупатель не согласен с условиями предложения или если он не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие. Тогда сделка считается незаключенной.

Если покупатель не согласен с какими- либо условиями предложения, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность по всем вопросам.

Рекламация

Это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении:

· качества товара;

· количества товара;

· сроков поставки;

·  упаковки и маркировки;

·  платежа;

·  других условий контракта.

Рекламация содержит следующие данные:

· основания в предъявлении претензии;

· доказательства –ссылки на нормативные акты, документы

· конкретные требования стороны, предъявляющий претензию;

Рекламация предъявляется в письменной форме, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и определенный срок.

Если рекламация не может быть урегулирована соглашением  сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

Результатом обоснованной рекламации может быть:

·  замена дефектного товара новым;

·  допоставка недостающего товара;

· процентная скидка со стоимости товара;

· уплата денежного штрафа, пени или неустойки;

·  предупреждение.

Ответ на рекламацию

В ответе на рекламацию сообщается о том, что

 информация принята к рассмотрению;

претензия удовлетворяется полностью или частично;

денежная оплата произведена.

 Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде; заказным письмом или по телексу при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.