Виды актов. Правила оформления

Виды актов

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:

ü акт приема работ по договору;

ü акт приема-передачи документов;

ü акт списания материалов;

ü коммерческий акт;

ü акт проверки и т. д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, нару­шения, но и содержать предложения по устранению, недостат­ков (акт о нарушении правил пожарной безопасности, техники безопасности и т. п.).

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливаю­щие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных на­рушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и ис­правления в акте должны быть оговорены и заверены подпи­сями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, от­ветственного за перевозку груза).

 

Правила оформления

Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке.

Если акт является внешним документом, то он должен содер­жать справочные данные об организации.

Акт должен иметь:

ü наименование организации (структурного подразделения);

ü наименование вида документа;

ü дату;

ü номер;

ü заголовок к тексту;

ü текст;

ü подписи;

ü печать (для важных и внешних актов);

ü приложения (при наличии копий подтверждающих документов).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы предсе­дателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходи­мости указываются должности и фамилии присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например "Акт о недостаче ТНП" или "Акт приема-передачи документов с грифом "Конфиден­циально".

В основной части акта излагаются:

ü цели и задачи;

ü сроки проведенной комиссией работы;

ü результаты (выводы, заключения, предложения).

После текста и отметки о приложении при необходимости ука­зываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другими важ­ным вопросам) необходимо утверждение руководителем и за­верение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей со­ставителей ставится отметка "С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты".

Виды справок. Правила оформления

Виды справок

Справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.

Справки бывают двух основных видов:

• справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т. п., составляемые по запросам граждан;

• справки по производственным вопросам, составляемые по за­просу руководства.

Справки по запросам граждан (работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалифи­кации, периода работы и размера заработной платы (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

Справки по производственным вопросам могут быть:

• внешними, составляемыми по запросу вышестоящей органи­зации;

• внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.

Правила составления

Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справка должна иметь:

• наименование вида документа;

• дату;

• номер (при необходимости);

• текст;

• подпись;

• печать.

Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например: "отделение мили­ции" "школа № 21".

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором да­ются сведения, его должности, зарплаты.

Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Справки по производственным вопросам (внешние) составляют­ся на общем бланке организации.

Справка должна иметь:

• наименование вида документа;

• адресат;

• дату;

• номер (при необходимости);

• заголовок к тексту (раскрывающий ее содержание и указы­вающий дату или период времени, к которому относятся све­дения, изложенные в справке, например: "О снижении объема продаж за II квартал 2003 г.");

• текст;

• подпись руководителя организации;

• печать (при необходимости).

Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, события, послужившие по­водом к ее составлению.

В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы.

 Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст ее делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.

Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй подшивается в дело.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверя­ется печатью.

Справки по производственным вопросам (внутренние):

• составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А4;

• имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати;

• подписываются составителем.