Правила оформления и назначение докладной, служебной, объяснительной записки

Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руко­водством.

Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязатель­ными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразде­ления, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в треть­ей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.

Служебная записка

Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляе­мый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информаци­онного, хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководите­лю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования (изложе­ние причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименова­ние структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный но­мер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послу­жившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем.

Аналитическая документация: сводка, заключение, отзыв, перечень, список

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по ка­кому-либо одному вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источни­ков по заранее установленным параметрам, связанных одной темой.

В сводке допускается приводить сведения об источниках ин­формации, перечислять и давать характеристику фактическому ма­териалу по одному или несколькими показателям.

Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписыва­ется составителем, при ее направлении в другие организации - руководителем.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы органи­зации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановле­ний, инструкций, на научные работы, проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, по которому оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дает­ся краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемо­му вопросу или документу в заключении указывается: «С проек­том... согласен» или «По проекту... замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и под­писывается специалистом или группой специалистов - его составителей. При направлении заключения в другое учреждение со­ставляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Перечень - документ, содержащий систематизированное пере­числение предметов, лиц, объектов или работ; составленный в це­лях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем бланке организации. Текст перечня оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются должностными лицами, составивши­ми их. Отдельные разновидности перечня требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.

Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Спи­сок подписывается должностным лицом, составившим его, при не­обходимости - руководителем организации.