Глава 5. Организация хранения документов

В заключительной главе мы сосредоточимся на изучении мероприятий по организации хранения документов. Общее содержание мероприятий по организации хранения документов представлено на рис. 3.23.

┌────────────────────────────────────────┐

│ Общее содержание мероприятий │

│ по организации хранения документов │

└───────────────────┬────────────────────┘

┌────────────────────┐ │ ┌─────────────────────┐

│ Формирование дел, │ │ │ Оформление дел, │

│ законченных ├────┼────┤ законченных │

│ делопроизводством │ │ │ делопроизводством │

└────────────────────┘ │ └─────────────────────┘

┌────────────────────┐ │ ┌─────────────────────┐

│Текущее(оперативное)│ │ │ Подготовка │

│ хранение ├────┼────┤документов к передаче│

│ документов │ │ │ в архив │

└────────────────────┘ │ └─────────────────────┘

┌────────────────────┐ │ ┌─────────────────────┐

│ Экспертиза │ │ │ Передача и прием │

│ ценности ├────┼────┤ документов на │

│ документов │ │ │ хранение в архив │

└────────────────────┘ │ └─────────────────────┘

┌────────────────────┐ │ ┌─────────────────────┐

│Хранение документов │ │ │ Передача документов │

│ в архиве ├────┴────┤ на постоянное │

│ предприятия │ │ хранение*(132) │

└────────────────────┘ └─────────────────────┘

Рис. 3.23.

Формирование дел, законченных делопроизводством

Формирование дел - это процедура группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел предприятия. Исполненные документы сдаются их исполнителями (ответственными исполнителями) в службу ДОУ, где группируются его работниками в дела в соответствии с установленными правилами (см. рис. 3.24).

Основные правила группировки документов в дела: 1. В дела помещаются только исполненные документы, оформленные надлежащим образом*(133). 2. Распределение документов между делами производится в точном соответствии с номенклатурой дел. 3. Группировка документов в составе дела производится в пределах календарного года, за исключением: а) переходящих дел; б) личных дел; в) документов выборных и совещательных органов; г) других специфических групп документов, период формирования которых по тем или иным объективным причинам не совпадает с календарным годом (например, документы, относящиеся к определенному бизнес-проекту). 4. Группировка документов одного вида (функционального назначения) с постоянным и временными сроками хранения производится в разные дела. 5. В дело помещается только один (как правило, первый) экземпляр документа. Исходящие документы, а также документы, подлежащие возврату, помещаются в дела в копиях. 6. Не допускается помещать в дела: а) оригиналы документов, подлежащих возврату; б) лишние (дублетные), а также черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных); в) сброшюрованные документы (последние хранятся отдельно).

Рис. 3.24.

Коротко остановимся на особенностях формирования в дела некоторых наиболее распространенных видов документов. В частности, издаваемые предприятием распорядительные акты, имеющие приложения, группируются в дела по видам и хронологии вместе с приложениями. Уставы (положения, инструкции и иные аналогичные документы), прилагаемые к распорядительным документам, которыми они утверждены (введены в действие), группируются в дела в качестве приложений к этим документам, а утвержденные в качестве самостоятельных документов - помещаются в отдельные дела. Приказы по основной деятельности группируются в дела отдельно от приказов по кадрам, а распоряжения - отдельно от приказов. Кроме того, допускается и раздельное формирование в разные дела различных видов приказов по кадрам - приказов о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о применении мер дисциплинарного воздействия (поощрений и взысканий), об увольнении и т.п.

При формировании в дела протоколов они располагаются в обратном хронологическом порядке. Документы к протоколам, как правило, группируются в отдельные дела, систематизируясь по номерам протоколов*(134).

Поступившие на предприятие распорядительные акты органов управления (власти), а также документы, определяющие (уточняющие) порядок их исполнения, группируются в дела по направлениям деятельности - например, по вопросам производства, по кадровым вопросам и т.д. Деловая переписка (письма и прилагаемые к ним документы) группируется в дела в хронологической последовательности, при этом ответный (исходящий) документ следует помещать непосредственно за входящим документом (документом-запросом)*(135).

Особо следует упомянуть о порядке формирования документов по управлению персоналом (по кадрам (личному составу)). Так, документы в составе личных дел работников группируются в прямом хронологическом порядке (т.е. по мере их приобщения к личным делам).

Лицевые счета (по заработной плате) группируются в дела по алфавиту. Переписка по кадровым вопросам (в том числе внутренняя) может группироваться в дела отдельно от документов, образующих переписку по вопросам основной деятельности предприятия*(136). ЭД и базы данных (БД) формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел на жестком диске специально выделенного компьютера*(137).

Порядок оформления дел, законченных делопроизводством, рассматривается в следующей главе.

Код архива_____________

Код предприятия________

______________________________________________________ Ф. N_____________

______________________________________________________ Оп. N____________

______________________________________________________ Д. N_____________

________________________________________________________________________

(наименование архива)

________________________________________________________________________

(наименование предприятия, структурного подразделения)

Дело N _____ Том N _____

________________________________________________________________________