2020-09-24
85
Общие положения
основание для разработки инструкции;
указание категории, к которой относится работник (руководители, специалисты и др.);
квалификационные требования (образование, стаж работы и др.);
законодательные и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться при выполнении работы (трудовой функции);
законодательные и нормативно-методические документы, которые работник должен знать;
умения и навыки, которыми работник должен владеть;
порядок назначения работника на должность и освобождения его от должности;
кому подчиняется работник и кто подчиняется ему;
кто замещает работника на время его отсутствия и кого замещает он;
порядок пользования инструкцией при выполнении работы (трудовой функции);
дата вступления инструкции в силу*(193).
Обязанности
участок работы (группа вопросов (направлений работы) или (и) перечень объектов), закрепленный за работником;
перечень операций (процедур, действий), из которых состоит трудовая функция работника;
перечень обязанностей, сгруппированный в следующей примерной последовательности:
обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);
обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, справок, устной информации и т.п.);
обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);
обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий;
иные обязанности работника.
Права
право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;
право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;
право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях, пределы представительства;
право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;
право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);
право требовать определенных действий от других работников.
Взаимоотношения по должности
от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник;
кому, какую, с какой целью и в какие сроки работник представляет информацию;
с кем согласовываются проекты подготавливаемых документов;
с кем осуществляется совместная подготовка документов или кто участвует в принятии решений по конкретным вопросам.
Ответственность
перечисление действий (или бездействия), за которые работник несет дисциплинарную или материальную ответственность.
Б. Пример оформления титульного и заключительного листа должностной инструкции*(194)
Наименование предприятия (организации, учреждения) в соответствии с учредительными документами
Должностная инструкция Утверждаю
──────────────────────────── ────────────────────────
──────────────────────────── ────────────────────────
00.00.0000 N 000 ────────────────────────*(195)
──────────────────────────── " " 20 г.
(наименование места издания) ─── ──────── ────
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
(Текст документа)*(196)
────────────────────────*(197) Ознакомлен. Экземпляр
инструкции на руки получил:*(198)
──────────────────────────── ────────────────────────
──────────────────────────── ────────────────────────
В. Квалификационные характеристики
должностей работников службы ДОУ (делопроизводства)
Заведующий канцелярией
Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
Документовед
Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.
Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.
Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
