Машинописные и копировально-множительные

 РАБОТЫ

     В отделе документационного обеспечения Администрации города печатаются постановления и распоряжения Главы города, служебные письма за подписью Главы города и его заместителей.

     В структурных подразделениях печатаются служебные письма за подписью руководителя структурного подразделения или проект служебного письма за подписью Главы города, планы, акты, отчеты, информации, служебные записки, ответы на письменные обращения граждан. Печатают документы секретарь-машинистка, делопроизводитель, специалист, ответственный за делопроизводство, или непосредственно исполнитель с использованием компьютера.

     В отделе документационного обеспечения в первую очередь печатаются постановления, распоряжения Главы города, документы к заседаниям коллегий. Остальные документы печатаются в порядке их поступления.

     Срочные документы печатаются немедленно. Срочность определяется руководителем структурного подразделения и заведующим отделом документационного обеспечения, который подписывает проект документа к исполнению с указанием срока.

     Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, чернилами синего или черного цвета. Не принимаются в печать документы, написанные неразборчиво или карандашом.

     В случае, если документ первоначально готовился в одном из структурных подразделений с использованием компьютерной техники и его объем превышает три машинописных листа, исполнитель представляет копию документа на дискете 3,5 дюйма или CD в формате текстового редактора Word for Windows или другом, но совместимым с ним.

Машинописные работы выполняются на бланках или бумаге формата А4 на одной стороне листа. Документ печатается в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю. Страницы должны быть пронумерованы.

     Машинописные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил расположения реквизитов, правил орфографии и пунктуации.

     Составные части реквизитов документов, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Реквизиты «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

 

Например:

СОГЛАСОВАНО

Главный государственный

Врач федерального центра

санэпиднадзора г. Нижний Тагил

и Пригородного района

                             Ю.Я. Бармин

23.06.2006

 

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), то его допускается продлевать за границы правого поля или переносить на следующую строку. Заголовок печатается без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов в заголовке не делают. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием – их переносят на следующую строку. Заголовок от подзаголовка отделяется двумя интервалами.

     Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов: центрованным (посредине текста); флаговым (от левого поля).

При печатании документов рекомендуется соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

0 – для реквизитов:

- заголовок к тексту;

- текст (без абзацев);

- отметка о наличии приложения;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении и направлении в дело;

- наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласо-

вания документа»;

- заверительной надписи «Верно»;

- для слов «Примечание» или «Основание»;

- слов «ПРИКАЗЫВАЮ», «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ»,

«РЕШИЛИ»

5 – для начала абзаца в тексте;

32 – для реквизита «Адресат»;

40 – для реквизита «Гриф утверждения документа»;

16,24,56 – для таблиц и трафаретных текстов;

48 – для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»

     Выполнение копировально-множительных работ в Администрации города Нижний Тагил производится в отделе документационного обеспечения по заказам работников Администрации.

Данные об исполнителе, количестве страниц подлинника и количестве размноженных копий вносятся работником отдела документационного обеспечения в журнал.

Документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, четко и разборчиво напечатаны на листах формата не более А3.

     Копирование документов осуществляется в порядке их поступления.

     В первоочередном порядке размножаются документы к заседаниям коллегии, совету общественной безопасности, постановления и распоряжения Главы города. Срочность копирования определяется заведующим отделом документационного обеспечения и подтверждается резолюцией «Срочно» с визой на бланке заказа.

     Сотрудники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение.

ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

     Заказ на изготовление печатей и штампов, применяемых в Администрации города, производится по разрешению Главы города отделом документационного обеспечения.

     Изготовляемые печати и штампы учитываются в отделе документационного обеспечения и выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений, отвечающим за их применение и сохранность.

     Печать с изображением Герба (гербовая печать) проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, перечень которых предоставлен в приложении № 5 настоящей Инструкции.

     Простые круглые мастичные печати ставятся на копиях документов для соответствия их подлинникам.

Для заверения копий подлинников правовых актов используют круглую печать отдела подготовки и контроля исполнения правовых актов Главы города.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Печати хранятся в закрываемых сейфах или металлических шкафах.

Ответственность за хранение и применение печатей возлагается непосредственно на сотрудников, в должностной инструкции которых определены данные обязанности.

     Контроль за хранением и применением гербовой печати возлагается на заведующего отделом документационного обеспечения.

     Контроль за применением печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений.

     Сотрудник, отвечающий за применение печатей и штампов, при увольнении или переводе на другую должность обязан передать их новому сотруднику или в отдел документационного обеспечения по акту.

     Об утере печати и штампа следует незамедлительно сообщить в отдел документационного обеспечения.

     Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы возвращаются в отдел документационного обеспечения, где уничтожаются по акту.