Подготовка и передача документов в ведомственный архив

В ведомственный архив Администрации города (отдел документационного обеспечения) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по описям дел (Приложения №№ 23, 24) которые составляются ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Дела передаются в ведомственный архив Администрации города в течение года после их завершения в делопроизводстве структурного подразделения (Приложение № 25).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив Администрации города не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в ведомственный архив Администрации города осуществляется по графику, составленному отделом документационного обеспечения, согласованному с руководителями структурных подразделений.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в ведомственный архив Администрации города специалистом отдела документационного обеспечения предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации города. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится специалистом отдела документационного обеспечения в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лиц, осуществивших прием-передачу.

Вместе с делами в ведомственный архив Администрации города передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в сдаточную опись.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации города, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ведомственный архив Администрации города, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по сдаточным описям дел и номенклатуре дел.

Дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений самостоятельно передающих документы в городской исторический архив, передаются в ведомственные архивы этих структурных подразделений. Дела передаются специалистами, отвечающими за их ведение и формирование, ответственному за архив. Прием-передача дел производится по номенклатуре дел.

ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ,